本部發(fā)文管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司本部發(fā)文管理工作，確保公司文件的準(zhǔn)確性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司本部各部門及所屬各單位。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：發(fā)文必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，表述清晰，格式規(guī)范。3.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，提高文件質(zhì)量，避免不必要的發(fā)文，確保文件能夠及時(shí)、有效地傳達(dá)和執(zhí)行。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)范圍，明確發(fā)文的審批權(quán)限和責(zé)任主體，確保文件管理工作的有序進(jìn)行。二、發(fā)文種類及格式（一）種類公司本部發(fā)文主要包括以下幾種類型：1.公司文件：適用于公司全局性、重大事項(xiàng)的決策、部署和通知等，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。2.公司函：用于公司與外部單位、內(nèi)部部門之間的商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.部門文件：由公司本部各部門制發(fā)，用于本部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作安排、通知等，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（二）格式1.頁(yè)面設(shè)置紙張：采用A4紙。頁(yè)邊距：上、下、左、右頁(yè)邊距均為2.54厘米。頁(yè)眉：一般為公司名稱，字號(hào)為小五號(hào)宋體，居中顯示，距邊界1.5厘米。頁(yè)腳：一般為頁(yè)碼，字號(hào)為小五號(hào)宋體，居右顯示，距邊界1.75厘米。2.標(biāo)題字體：一般用二號(hào)宋體，加粗，居中排列。行距：標(biāo)題行距一般為固定值30磅。3.主送單位字體：一般用三號(hào)仿宋體，頂格書寫，回行時(shí)仍頂格。最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。4.正文字體：一般用三號(hào)仿宋體，每自然段左空二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。行距：一般為固定值28磅。5.附件附件應(yīng)另起一頁(yè)編排，并在版記之前，與正文一起裝訂。附件順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件格式要求同正文。6.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。7.附注如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。8.版記版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）。抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用四號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用四號(hào)仿宋體字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。三、發(fā)文流程（一）擬稿1.承辦部門負(fù)責(zé)文件的擬稿工作。擬稿人應(yīng)根據(jù)工作需要，認(rèn)真收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.擬稿應(yīng)使用公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙，按照文件格式要求填寫文件標(biāo)題、主送單位、正文、附件等內(nèi)容。3.擬稿人應(yīng)在發(fā)文稿紙上注明擬稿日期、擬稿人姓名，并加蓋部門印章。（二）審核1.擬稿完成后，由承辦部門負(fù)責(zé)人對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括文件的必要性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等方面。2.承辦部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將文件送公司辦公室進(jìn)行核稿。公司辦公室核稿人員應(yīng)對(duì)文件的格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)等進(jìn)行全面審核，提出修改意見(jiàn)。3.核稿通過(guò)后的文件，由公司辦公室送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批1.公司文件由公司總經(jīng)理簽發(fā)?？偨?jīng)理在簽發(fā)前應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審閱，確保文件符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和工作要求。2.公司函由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)，確保文件的針對(duì)性和有效性。3.部門文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)文件進(jìn)行審批，確保文件符合本部門工作實(shí)際。（四）編號(hào)1.經(jīng)審批后的文件，由公司辦公室進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.文件編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在發(fā)文稿紙的右上角，格式為“[公司簡(jiǎn)稱][年份][序號(hào)]”，如“[XX公司][20XX][001]”。（五）印發(fā)1.公司辦公室根據(jù)文件審批意見(jiàn)和編號(hào)，對(duì)文件進(jìn)行排版、校對(duì)，并按照規(guī)定格式進(jìn)行印發(fā)。2.文件印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要合理確定，避免浪費(fèi)。印發(fā)文件時(shí)，應(yīng)將文件的電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)存檔。（六）分發(fā)1.文件印發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)按照主送單位和抄送單位進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件能夠送達(dá)相關(guān)單位和人員手中。2.文件分發(fā)時(shí)，應(yīng)填寫文件分發(fā)登記表，詳細(xì)記錄文件的分發(fā)日期、分發(fā)單位、份數(shù)等信息。四、發(fā)文管理要求（一）嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照精簡(jiǎn)高效的原則，控制發(fā)文數(shù)量。凡可通過(guò)電話、郵件等方式溝通解決的問(wèn)題，不得印發(fā)文件。2.對(duì)于內(nèi)容相近、可合并發(fā)文的事項(xiàng)，應(yīng)合并發(fā)文，避免重復(fù)發(fā)文。（二）確保文件質(zhì)量1.擬稿人應(yīng)認(rèn)真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。2.審核人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性進(jìn)行全面審核，提出修改意見(jiàn)，確保文件質(zhì)量。（三）加強(qiáng)文件保密管理1.涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。2.文件在傳遞、存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。（四）做好文件存檔工作1.公司辦公室應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)發(fā)文進(jìn)行分類整理、編號(hào)裝訂，并及時(shí)歸檔。2.文件存檔應(yīng)確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱和利用。五、發(fā)文監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)本部發(fā)文管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.發(fā)文是否符合本辦法的規(guī)定，包括發(fā)文種類、格式、流程等方面。2.發(fā)文數(shù)量是否合理，是否存在不必要的發(fā)文。3.文件質(zhì)量是否符合要求，是否存在內(nèi)容不準(zhǔn)確、表述不規(guī)范等問(wèn)題。4.文件保密管理是否到位，是否存在文件泄露等情況。5.文件存檔工作是否及時(shí)、規(guī)范，檔案是否完整、準(zhǔn)確。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司辦公室定期對(duì)發(fā)文管理工作進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。2.不定期抽查：公司辦公室不定期對(duì)發(fā)文情況進(jìn)行抽查，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（四）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的發(fā)