新人采購管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購流程，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及采購活動(dòng)的部門和人員，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購等?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審計(jì)。4.誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保采購信息真實(shí)可靠。采購組織與職責(zé)采購部門設(shè)置公司設(shè)立獨(dú)立的采購部門，負(fù)責(zé)公司各類物資的采購工作。采購部門根據(jù)工作需要，可下設(shè)采購業(yè)務(wù)組、供應(yīng)商管理組、采購合同管理組等崗位。采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和物資需求情況，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商開發(fā)與管理：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.采購業(yè)務(wù)執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和相關(guān)規(guī)定，組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購合同等。4.采購成本控制：通過優(yōu)化采購流程、談判技巧等方式，降低采購成本，提高采購效益。5.采購質(zhì)量控制：對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和檢驗(yàn)，確保采購物資符合公司要求。6.采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行和歸檔等工作，確保合同的合法性和有效性。7.采購信息管理：及時(shí)收集、整理和傳遞采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。其他部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出物資需求計(jì)劃，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款等，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，并對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性和采購效益情況。采購流程采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性后，簽字批準(zhǔn)并提交采購部門。采購計(jì)劃制定1.采購部門收到采購申請(qǐng)后，結(jié)合庫存情況和采購周期，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行匯總和分析，編制采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃和物資特點(diǎn)，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況等資料，建立供應(yīng)商信息庫。3.根據(jù)采購物資的重要性和采購金額，組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。4.綜合考慮供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。采購實(shí)施1.采購人員根據(jù)采購計(jì)劃和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)送《采購詢價(jià)單》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等信息，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。2.供應(yīng)商收到詢價(jià)單后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)單，采購人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)。3.采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，通過談判、協(xié)商等方式爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格和條款。在議價(jià)過程中，應(yīng)充分考慮物資質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保采購成本和采購質(zhì)量的平衡。4.確定中標(biāo)供應(yīng)商后，采購人員與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。5.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。采購驗(yàn)收1.物資到貨前，采購人員應(yīng)及時(shí)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定驗(yàn)收方案。2.物資到貨時(shí)，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商共同核對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀等信息，確保物資與采購合同一致。3.需求部門按照驗(yàn)收方案對(duì)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，可采用檢驗(yàn)報(bào)告、試用、抽樣檢測(cè)等方式進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行檢驗(yàn)。4.驗(yàn)收合格的物資，需求部門應(yīng)在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。5.采購人員應(yīng)跟蹤采購物資的驗(yàn)收情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的問題，確保采購物資按時(shí)、按質(zhì)、按量入庫。采購付款1.采購物資驗(yàn)收合格并辦理入庫手續(xù)后，供應(yīng)商應(yīng)向公司提交《付款申請(qǐng)單》，注明采購合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式等信息。2.采購人員對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行審核，確認(rèn)采購合同的履行情況和付款金額的準(zhǔn)確性后，簽字提交財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和采購合同付款條款，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。付款方式可根據(jù)公司實(shí)際情況選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式。4.財(cái)務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時(shí)將付款憑證復(fù)印件分發(fā)給采購部門和需求部門，以便各部門進(jìn)行賬務(wù)處理和跟蹤管理。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握物資價(jià)格波動(dòng)情況，通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、套期保值等方式降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。2.針對(duì)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.針對(duì)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)?；蛸徺I質(zhì)量保險(xiǎn)。4.針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂采購合同，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。在合同履行過程中，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。5.針對(duì)付款風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購付款管理，嚴(yán)格按照采購合同付款條款辦理付款手續(xù)，確保付款的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的信用管理，對(duì)信用狀況不佳的供應(yīng)商采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。采購監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況、采購成本的控制情況等。2.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購人員的日常管理和監(jiān)督，確保采購人員廉潔自律、依法依規(guī)開展采購工作。3.需求部門和其他相關(guān)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作，提供必要的資料和信息，協(xié)助審計(jì)部門完成審計(jì)任務(wù)。外部審計(jì)1.公司可根據(jù)需要聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，以提高審計(jì)的獨(dú)立性和專業(yè)性。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國家法律法規(guī)和相關(guān)審計(jì)準(zhǔn)則，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全面、深入的審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。公司應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告提出的