普通票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司普通票據(jù)的管理，規(guī)范票據(jù)的使用、保管、核銷等行為，保障公司財務(wù)安全，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及分支機構(gòu)在經(jīng)濟活動中涉及的普通票據(jù)管理，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、業(yè)務(wù)憑證等。（三）基本原則1.合法性原則：普通票據(jù)的管理與使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定。2.真實性原則：票據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實、合法，不得虛構(gòu)或篡改。3.準確性原則：票據(jù)的填寫應(yīng)準確無誤，包括開票日期、金額、項目內(nèi)容等。4.完整性原則：票據(jù)的取得、使用、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)手續(xù)完備，資料齊全。5.安全性原則：加強票據(jù)的安全管理，防止票據(jù)丟失、被盜、損毀等情況發(fā)生。二、票據(jù)的種類及適用范圍（一）發(fā)票1.增值稅普通發(fā)票：適用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)等經(jīng)營活動中，向購買方開具的發(fā)票。2.通用機打發(fā)票：主要用于特定行業(yè)或業(yè)務(wù)場景，如餐飲、住宿、娛樂等行業(yè)，根據(jù)實際經(jīng)營情況開具。（二）收據(jù)1.收款收據(jù)：用于公司收到外部單位或個人款項時開具，作為收款憑證。2.往來收據(jù)：用于公司與內(nèi)部部門、員工之間的往來款項結(jié)算，如借款、還款、報銷等。（三）業(yè)務(wù)憑證1.入庫單：記錄公司采購物資驗收入庫的情況，作為物資入庫的依據(jù)。2.出庫單：反映公司物資發(fā)出的情況，用于核算物資的領(lǐng)用和銷售。3.費用報銷單：員工用于報銷各項費用的憑證，需附相關(guān)發(fā)票及審批手續(xù)。三、票據(jù)的領(lǐng)購（一）領(lǐng)購流程1.申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《票據(jù)領(lǐng)購申請表》，注明所需票據(jù)的種類、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至財務(wù)部。2.審核：財務(wù)部對各部門提交的申請表進行審核，核實申請的合理性和必要性。審核通過后，在申請表上簽字蓋章。3.領(lǐng)購：財務(wù)部憑審核后的申請表，統(tǒng)一到稅務(wù)機關(guān)或相關(guān)票據(jù)管理部門辦理票據(jù)領(lǐng)購手續(xù)。領(lǐng)購回來的票據(jù)應(yīng)及時登記入賬，并妥善保管。（二）領(lǐng)購數(shù)量控制財務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)量及歷史票據(jù)使用情況，合理確定各部門每次票據(jù)的領(lǐng)購數(shù)量，避免票據(jù)積壓或短缺。對于用量較大的部門，可適當增加領(lǐng)購數(shù)量，但需嚴格控制在合理范圍內(nèi)。四、票據(jù)的開具（一）開具要求1.真實準確：開票人員應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，如實開具票據(jù)，確保票據(jù)內(nèi)容真實、準確、完整。2.字跡清晰：票據(jù)應(yīng)使用藍黑墨水或碳素墨水填寫，字跡清晰，不得涂改、挖補。如填寫錯誤，應(yīng)另行開具，并在錯誤的票據(jù)上加蓋“作廢”戳記，與存根聯(lián)一并保存。3.項目齊全：按照票據(jù)格式要求，填寫開票日期、付款單位（或個人）名稱、項目內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等項目，確保各項信息準確無誤。4.加蓋印章：發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。印章應(yīng)清晰、端正，不得模糊不清或加蓋其他印章。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)發(fā)生：公司各部門在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，應(yīng)及時取得或開具相應(yīng)的票據(jù)。2.開票申請：如需開具發(fā)票或收據(jù)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)填寫《開票申請表》，注明開票信息及業(yè)務(wù)內(nèi)容等，提交至部門負責人審批。3.審批：部門負責人對開票申請進行審核，確認業(yè)務(wù)真實性及開票信息準確性后，簽字批準。4.開具票據(jù)：財務(wù)部開票人員根據(jù)審批后的申請表，按照規(guī)定的格式和要求開具票據(jù)，并在票據(jù)上加蓋相應(yīng)印章。5.交付票據(jù)：開票人員將開具好的票據(jù)及時交付給業(yè)務(wù)人員或付款方，并做好交接記錄。（三）電子發(fā)票開具隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，公司應(yīng)積極推進電子發(fā)票的開具和使用。電子發(fā)票的開具流程與紙質(zhì)發(fā)票基本一致，但需通過稅務(wù)機關(guān)指定的電子發(fā)票開具系統(tǒng)進行操作。開具完成后，應(yīng)及時將電子發(fā)票發(fā)送給付款方，并提醒其妥善保存。五、票據(jù)的取得（一）取得要求1.合法性：公司取得的普通票據(jù)必須是由稅務(wù)機關(guān)或其他合法票據(jù)管理部門監(jiān)制的正規(guī)票據(jù)，不得取得虛假、非法的票據(jù)。2.真實性：票據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須真實發(fā)生，與公司實際經(jīng)營活動相符。取得的票據(jù)應(yīng)具備完整的交易信息，包括開票日期、付款方名稱、項目內(nèi)容、金額、印章等。3.完整性：取得的票據(jù)應(yīng)內(nèi)容完整，不得缺少必要的項目或信息。如發(fā)票應(yīng)包含發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（如有）、記賬聯(lián)等，收據(jù)應(yīng)包含存根聯(lián)、收據(jù)聯(lián)、記賬聯(lián)等。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦：公司各部門在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生過程中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)負責取得相應(yīng)的票據(jù)。2.審核票據(jù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員取得票據(jù)后，應(yīng)及時對票據(jù)的真實性、合法性、完整性進行審核。審核無誤后，在票據(jù)上簽字確認，并將票據(jù)提交至部門負責人。3.審批：部門負責人對票據(jù)進行再次審核，確認無誤后簽字批準。對于金額較大或重要的業(yè)務(wù)票據(jù)，應(yīng)提交至公司財務(wù)負責人或總經(jīng)理審批。4.傳遞票據(jù)：經(jīng)審批后的票據(jù)應(yīng)及時傳遞至財務(wù)部進行賬務(wù)處理。財務(wù)部在收到票據(jù)后，應(yīng)認真核對票據(jù)信息與業(yè)務(wù)內(nèi)容是否一致，如有不符，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實。六、票據(jù)的保管（一）保管責任1.財務(wù)部：負責公司普通票據(jù)的統(tǒng)一保管工作，指定專人負責票據(jù)的收發(fā)、登記、存放等管理工作。2.各部門：各部門應(yīng)指定專人負責本部門取得和使用的票據(jù)保管工作，并按照財務(wù)部的要求進行定期盤點和報送。（二）保管方式1.專柜存放：財務(wù)部應(yīng)設(shè)置專門的票據(jù)保管專柜，將不同種類、不同用途的票據(jù)分類存放，確保票據(jù)存放有序，便于查找和管理。2.安全防護：票據(jù)保管專柜應(yīng)具備必要的安全防護措施，如防盜、防火、防潮、防蟲等，確保票據(jù)的安全完整。3.電子存儲：對于電子發(fā)票等電子票據(jù)，應(yīng)采用安全可靠的電子存儲方式進行保管，定期進行備份，并做好數(shù)據(jù)加密和訪問權(quán)限控制，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（三）保管期限1.發(fā)票：已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。2.收據(jù)：收款收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)保存三年，往來收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)根據(jù)公司內(nèi)部財務(wù)管理制度規(guī)定的期限進行保存，期滿后經(jīng)審批可予以銷毀。3.業(yè)務(wù)憑證：入庫單、出庫單、費用報銷單等業(yè)務(wù)憑證應(yīng)按照公司財務(wù)檔案管理規(guī)定的期限進行保存，一般為五年，重要憑證應(yīng)長期保存。（四）盤點與清查1.定期盤點：財務(wù)部應(yīng)定期對票據(jù)進行盤點，確保賬實相符。每月末應(yīng)對當月使用的票據(jù)進行核對，每季度末應(yīng)進行一次全面盤點，并編制《票據(jù)盤點表》。2.不定期清查：公司財務(wù)負責人或?qū)徲嫴块T應(yīng)不定期對票據(jù)保管情況進行清查，檢查票據(jù)保管是否符合規(guī)定，有無丟失、被盜、損毀等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。七、票據(jù)的核銷（一）核銷原則1.及時性原則：票據(jù)使用部門應(yīng)在票據(jù)使用完畢后及時辦理核銷手續(xù)，確保票據(jù)的使用情況得到及時記錄和反映。2.準確性原則：核銷人員應(yīng)認真核對票據(jù)的使用情況，確保核銷金額、數(shù)量等信息準確無誤。3.完整性原則：核銷手續(xù)應(yīng)齊全，包括票據(jù)存根聯(lián)、相關(guān)審批文件、業(yè)務(wù)憑證等資料，確保核銷過程的完整性。（二）核銷流程1.整理票據(jù)：票據(jù)使用部門在票據(jù)使用完畢后，應(yīng)將票據(jù)存根聯(lián)及相關(guān)業(yè)務(wù)憑證進行整理，確保票據(jù)號碼連續(xù)、內(nèi)容完整。2.填寫核銷申請表：填寫《票據(jù)核銷申請表》，注明票據(jù)種類、號碼、使用期間、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息，并附上相關(guān)業(yè)務(wù)憑證復(fù)印件。3.審批：將填寫好的核銷申請表提交至部門負責人審核，部門負責人確認無誤后簽字批準。對于金額較大或重要的票據(jù)核銷，還需提交至公司財務(wù)負責人或總經(jīng)理審批。4.核銷處理：財務(wù)部核銷人員根據(jù)審批后的申請表，對票據(jù)進行核銷處理，在票據(jù)管理系統(tǒng)中記錄核銷情況，并將相關(guān)資料歸檔保存。（三）特殊情況核銷1.票據(jù)丟失：如發(fā)生票據(jù)丟失情況，票據(jù)使用部門應(yīng)及時向財務(wù)部報告，并登報聲明作廢。同時，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)財務(wù)部審核后，按照規(guī)定程序進行核銷處理。2.票據(jù)損壞：對于損壞的票據(jù)，應(yīng)將損壞的票據(jù)聯(lián)次粘貼在存根聯(lián)上，并注明損壞原因，經(jīng)審批后進行核銷。八、票據(jù)的作廢與紅沖（一）作廢處理1.條件：已開具的票據(jù)，如發(fā)生填寫錯誤、銷貨退回、銷售折讓等情況，應(yīng)及時作廢。2.操作：在作廢的票據(jù)上加蓋“作廢”戳記，全聯(lián)次留存，并在票據(jù)管理系統(tǒng)中進行作廢標記。作廢后的票據(jù)應(yīng)與存根聯(lián)一并保存，不得擅自銷毀。（二）紅沖處理1.條件：對于已開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、銷售折讓等情況，且不符合發(fā)票作廢條件的，應(yīng)開具紅字發(fā)票進行沖減。2.流程：由購貨方或銷售方填寫《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（或其他相關(guān)紅字發(fā)票申請表格），經(jīng)稅務(wù)機關(guān)審核通過后，銷售方根據(jù)信息表開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票的開具應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行，確保與原發(fā)票內(nèi)容一致，但金額為負數(shù)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部：負責對公司普通票據(jù)的管理和使用情況進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.審計部門：定期對公司票據(jù)管理情況進行審計，檢查票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況、票據(jù)使用的合規(guī)性、票據(jù)保管的安全性等，提出審計意見和建議。（二）外部監(jiān)督積極配合稅務(wù)機關(guān)等外部部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供公司票據(jù)管理的相關(guān)資料和信息，接受外部部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。對于外部部門提出的問題和整改要求，應(yīng)及時落實整改措施，確保公司票據(jù)管理工作符合法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。十、罰則（一）違規(guī)行為1.未按照本辦法規(guī)定領(lǐng)購、開具、取得、保管、核銷普通票據(jù)的。2.取得虛假、非法票據(jù)入賬的。3.擅自銷毀票據(jù)或未按照規(guī)定期限保存票據(jù)的。4.其他違反票據(jù)管理規(guī)定的行為。（二）處罰措施1.對于違反票據(jù)管理規(guī)