樣機樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣機樣品的管理，規(guī)范樣機樣品的采購、使用、保管、處置等流程，確保樣機樣品的安全、完整，充分發(fā)揮其在公司產品研發(fā)、市場推廣、質量控制等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有樣機樣品的管理，包括但不限于研發(fā)部門用于產品設計驗證、性能測試的樣機，市場部門用于展示產品功能、特點的樣品，以及質量控制部門用于檢驗、比對的標準樣品等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設立專門的樣機樣品管理小組，負責統(tǒng)籌協調公司樣機樣品的管理工作，確保管理工作的規(guī)范化、標準化。2.分類管理原則：根據樣機樣品的用途、性質、價值等因素進行分類管理，采取不同的管理措施，提高管理效率。3.安全保密原則：加強對樣機樣品的安全保護，防止樣機樣品被盜、被損壞、被泄露等情況發(fā)生，確保公司的知識產權和商業(yè)機密得到有效保護。4.合理利用原則：充分發(fā)揮樣機樣品的作用，提高樣機樣品的使用效率，避免資源浪費。二、職責分工（一）樣機樣品管理小組1.負責制定和修訂公司樣機樣品管理辦法，并監(jiān)督其執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌協調公司樣機樣品的采購、使用、保管、處置等工作，確保各項工作的順利進行。3.定期對公司樣機樣品的管理情況進行檢查和評估，及時發(fā)現問題并提出改進措施。4.負責與公司內部各部門以及外部相關單位的溝通協調，確保樣機樣品管理工作的順利開展。（二）采購部門1.根據公司各部門的需求，負責樣機樣品的采購工作，確保所采購的樣機樣品符合公司要求和相關標準。2.與供應商簽訂采購合同，明確樣機樣品的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準等條款，并負責跟蹤合同的執(zhí)行情況。3.負責辦理樣機樣品的驗收手續(xù)，確保所采購的樣機樣品數量準確、質量合格。（三）使用部門1.根據工作需要，向樣機樣品管理小組提出樣機樣品的使用申請，并填寫《樣機樣品使用申請表》。2.負責樣機樣品的日常使用和維護，確保樣機樣品的正常運行和性能穩(wěn)定。3.按照規(guī)定的用途和范圍使用樣機樣品，不得擅自轉借、出租、出售或挪作他用。4.在樣機樣品使用完畢后，及時歸還樣機樣品管理小組，并填寫《樣機樣品歸還登記表》。（四）保管部門1.負責樣機樣品的存放和保管工作，建立樣機樣品保管臺賬，詳細記錄樣機樣品的名稱、規(guī)格、型號、數量、來源、去向等信息。2.為樣機樣品提供安全、適宜的存放環(huán)境，確保樣機樣品不受損壞、變質等影響。3.定期對樣機樣品進行盤點和清查，確保賬實相符。4.協助使用部門做好樣機樣品的維護和保養(yǎng)工作。（五）質量控制部門1.負責對樣機樣品的質量進行檢驗和評估，確保樣機樣品符合相關質量標準和技術要求。2.參與樣機樣品的驗收工作，對驗收結果提出意見和建議。3.在產品研發(fā)、生產過程中，對樣機樣品的質量進行跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現和解決質量問題。（六）財務部門1.負責對樣機樣品的采購費用、使用費用、處置費用等進行核算和管理，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。2.按照公司財務制度的規(guī)定，對樣機樣品的相關費用進行報銷和賬務處理。三、樣機樣品的采購（一）采購申請公司各部門因工作需要采購樣機樣品時，應提前填寫《樣機樣品采購申請表》，詳細說明采購樣機樣品的名稱、規(guī)格、型號、數量、用途、采購預算等信息，并提交至樣機樣品管理小組審核。（二）采購審批樣機樣品管理小組收到采購申請后，應組織相關部門對采購申請進行審核。審核內容包括采購必要性、采購預算合理性、采購渠道合法性等。經審核通過后，報公司領導審批。（三）采購實施采購部門根據審批通過的采購申請，按照公司采購管理制度的規(guī)定，選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，確保采購工作的順利進行。（四）驗收樣機樣品到貨后，采購部門應及時通知質量控制部門、使用部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括樣機樣品的規(guī)格、數量、質量、外觀等。驗收合格后，由驗收人員填寫《樣機樣品驗收單》，并簽字確認。如驗收不合格，應及時與供應商協商解決。四、樣機樣品的使用（一）使用申請使用部門需要使用樣機樣品時，應提前填寫《樣機樣品使用申請表》，詳細說明使用樣機樣品的名稱、規(guī)格、型號、數量、使用時間、使用地點、使用目的等信息，并提交至樣機樣品管理小組審批。（二）使用審批樣機樣品管理小組收到使用申請后，應根據公司的工作安排和樣機樣品的實際情況進行審批。審批通過后，使用部門方可使用樣機樣品。（三）使用管理1.使用部門應按照規(guī)定的用途和范圍使用樣機樣品，不得擅自轉借、出租、出售或挪作他用。2.使用部門在使用樣機樣品過程中，應做好使用記錄，詳細記錄樣機樣品的使用時間、使用地點、使用人員、使用情況等信息。3.使用部門應妥善保管樣機樣品，確保樣機樣品的安全和完整。如發(fā)現樣機樣品有損壞、丟失等情況，應及時向樣機樣品管理小組報告，并采取相應的措施進行處理。4.使用部門在樣機樣品使用完畢后，應及時歸還樣機樣品管理小組，并填寫《樣機樣品歸還登記表》。五、樣機樣品的保管（一）存放環(huán)境保管部門應根據樣機樣品的性質、特點等因素，為樣機樣品提供安全、適宜的存放環(huán)境。存放環(huán)境應滿足防火、防潮、防蟲、防盜、防損壞等要求。（二）標識管理保管部門應對樣機樣品進行標識管理，在樣機樣品上或其外包裝上標明樣機樣品的名稱、規(guī)格、型號、數量、來源、去向等信息，以便于識別和管理。（三）盤點清查保管部門應定期對樣機樣品進行盤點清查，確保賬實相符。盤點清查工作應至少每年進行一次，如遇特殊情況，應隨時進行盤點清查。在盤點清查過程中，如發(fā)現賬實不符，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。（四）維護保養(yǎng)保管部門應協助使用部門做好樣機樣品的維護保養(yǎng)工作，定期對樣機樣品進行檢查、清潔、調試等，確保樣機樣品的正常運行和性能穩(wěn)定。如發(fā)現樣機樣品有故障或損壞，應及時通知相關部門進行維修或更換。六、樣機樣品的處置（一）處置申請公司各部門因工作需要處置樣機樣品時，應提前填寫《樣機樣品處置申請表》，詳細說明處置樣機樣品的名稱、規(guī)格、型號、數量、處置原因、處置方式等信息，并提交至樣機樣品管理小組審核。（二）處置審批樣機樣品管理小組收到處置申請后，應組織相關部門對處置申請進行審核。審核內容包括處置必要性、處置方式合理性、處置價格公正性等。經審核通過后，報公司領導審批。（三）處置實施1.報廢：對于已無法使用或無使用價值的樣機樣品，經審批后可進行報廢處理。報廢的樣機樣品應按照公司固定資產報廢管理制度的規(guī)定進行處置，確保資產的安全和完整。2.出售：對于仍有一定使用價值的樣機樣品，經審批后可進行出售處理。出售的樣機樣品應按照公司資產處置管理制度的規(guī)定進行公開拍賣或協議轉讓，確保資產的價值最大化。3.捐贈：對于符合公司捐贈條件的樣機樣品，經審批后可進行捐贈處理。捐贈的樣機樣品應按照公司捐贈管理制度的規(guī)定進行辦理，確保捐贈工作的規(guī)范、透明。（四）處置記錄保管部門應做好樣機樣品處置記錄，詳細記錄處置樣機樣品的名稱、規(guī)格、型號、數量、處置原因、處置方式、處置時間、處置價格等信息，并將處置記錄存檔備案。七、監(jiān)督檢查（一）定期檢查樣機樣品管理小組應定期對公司樣機樣品的管理情況進行檢查，檢查內容包括采購、使用、保管、處置等環(huán)節(jié)的工作是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)行為等。定期檢查工作應至少每季度進行一次。（二）不定期抽查樣機樣品管理小組應不定期對公司樣機樣品的管理情況進行抽查，抽查內容包括樣機樣品的實際使用情況、存放保管情況、處置情況等。不定期抽查工作應根據公司的工作需要和實際情況適時進行。（三）問題整改對于檢查和抽查中發(fā)現的問題，樣機樣品管理小組應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，相關部門應將整改情況書面報告樣機樣品管理小組。樣機樣品管理