檔案查閱管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司檔案查閱管理，確保檔案的安全與完整，保障公司和相關人員的合法權益，規(guī)范檔案查閱行為，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、分支機構以及與公司有業(yè)務往來的外部單位和個人查閱公司檔案的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司的相關規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范有序原則：明確檔案查閱的流程和要求，保證查閱工作有序進行。4.服務利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供有效支持。二、檔案查閱范圍（一）公司內部人員查閱范圍1.因工作需要，涉及公司日常運營、項目管理、財務管理、人力資源管理等方面的檔案資料。2.為解決工作中的問題，查閱相關業(yè)務流程、政策文件、會議紀要等檔案。3.經公司領導批準，查閱特定項目或業(yè)務領域的專項檔案。（二）外部單位查閱范圍1.與公司有業(yè)務合作關系的單位，因合同執(zhí)行、項目對接等需要，查閱相關業(yè)務檔案。2.政府部門、監(jiān)管機構等依法依規(guī)要求查閱公司檔案的情況。3.律師事務所、會計師事務所等中介機構，因公司委托的專項事務，查閱相關檔案資料，但需提前經過公司相關部門審核和領導批準。三、檔案查閱流程（一）內部人員查閱流程1.提出申請：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、所需檔案名稱及內容等信息，并提交所在部門負責人審批。2.部門審批：部門負責人根據查閱人的工作需求，審核申請的合理性，如同意查閱，在申請表上簽署意見并簽字。3.檔案部門審核：查閱人持經部門負責人審批的申請表到檔案部門，檔案部門對申請進行再次審核，確認查閱范圍是否符合規(guī)定，申請手續(xù)是否齊全。審核通過后，在申請表上加蓋檔案部門印章。4.查閱檔案：查閱人憑加蓋檔案部門印章的申請表到檔案庫房或指定地點查閱檔案。檔案管理人員根據申請表提供相應的檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。5.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對檔案數(shù)量和完整性后，在申請表上注明歸還情況并簽字。（二）外部單位查閱流程1.提前申請：外部單位查閱公司檔案，需提前向公司相關部門提交書面申請，說明查閱目的、查閱人員名單、查閱時間等詳細信息，并提交相關證明文件（如單位介紹信、授權委托書等）。2.公司相關部門審核：公司對口業(yè)務部門收到申請后，對申請內容進行審核，評估查閱需求的合理性和必要性。如涉及重要檔案或敏感信息，需征求公司其他相關部門意見。審核通過后，報公司分管領導審批。3.領導審批：公司分管領導根據審核情況，對外部單位查閱申請進行審批。審批通過后，通知檔案部門做好接待準備。4.檔案部門接待：檔案部門收到領導審批通過的通知后，安排專人負責接待外部查閱人員。查閱人員需攜帶有效身份證件，在檔案部門指定地點查閱檔案。查閱過程中，檔案管理人員應全程陪同，嚴格控制查閱范圍和查閱方式。5.查閱記錄與反饋：檔案管理人員對外部單位查閱檔案的情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱檔案名稱及內容等。查閱結束后，及時將查閱情況反饋給公司相關業(yè)務部門。四、檔案查閱要求（一）查閱人員要求1.查閱人員必須是經過授權的公司內部人員或符合規(guī)定的外部單位人員。未經授權，任何人不得擅自查閱公司檔案。2.查閱人員應遵守公司的各項規(guī)章制度，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或撕毀。3.查閱人員在查閱過程中應保持安靜，不得影響其他人員正常工作。如需復印或摘錄檔案內容，應提前向檔案管理人員提出申請，經批準后方可進行。復印或摘錄的內容應與原件一致，并注明出處。（二）查閱場所要求1.公司內部人員查閱檔案應在檔案部門指定的查閱室進行。查閱室應配備必要的桌椅、照明設備等，確保查閱環(huán)境適宜。2.外部單位查閱檔案一般應在公司檔案部門指定的專門接待場所進行。如因特殊情況需要在其他地點查閱，需經公司檔案部門負責人批準，并采取相應的安全保密措施。（三）查閱時間要求1.公司內部人員查閱檔案應提前預約查閱時間，檔案部門根據工作安排合理確定查閱日期和時間段。查閱人員應按照預約時間準時到達查閱地點，如因特殊情況需要變更查閱時間，應提前通知檔案部門。2.外部單位查閱檔案的時間應根據公司的工作安排和檔案部門的接待能力合理確定。查閱時間一般應控制在規(guī)定的范圍內，如需延長查閱時間，應提前向檔案部門提出申請并獲得批準。五、檔案保密規(guī)定（一）保密責任1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內容負有保密責任。在檔案查閱過程中，不得向無關人員泄露檔案信息。2.查閱人員應簽署保密承諾書，承諾對查閱過程中知悉的公司檔案信息予以保密，不得擅自傳播、使用或泄露給第三方。（二）保密措施1.檔案庫房應具備完善的安全保密設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案的安全存放。2.檔案查閱過程中，檔案管理人員應嚴格控制查閱范圍，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱場所。如需復印或摘錄檔案內容，應使用專門的復印設備和紙張，并對復印件和摘錄件進行妥善保管。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等敏感檔案，查閱人員應嚴格按照公司的保密規(guī)定進行操作，不得擅自擴大查閱范圍或泄露相關信息。六、檔案查閱登記與統(tǒng)計（一）查閱登記1.檔案管理人員應對每一次檔案查閱進行詳細登記，登記內容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門或單位、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱方式（如原件查閱、復印、摘錄等）、歸還日期等信息。2.查閱登記應使用統(tǒng)一的《檔案查閱登記表》，確保登記信息準確、完整、清晰。登記表應妥善保存，以備查閱和審計。（二）查閱統(tǒng)計1.檔案部門應定期對檔案查閱情況進行統(tǒng)計分析，統(tǒng)計內容包括查閱檔案的種類、數(shù)量、查閱人員分布、查閱目的分類等。2.通過查閱統(tǒng)計，了解公司檔案的利用情況和需求趨勢，為檔案管理工作的優(yōu)化提供數(shù)據支持。查閱統(tǒng)計結果應形成報告，定期向公司領導和相關部門匯報。七、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司檔案部門負責對檔案查閱工作進行日常監(jiān)督，檢查查閱人員是否遵守查閱流程和查閱要求，檔案管理人員是否履行職責，確保檔案查閱工作規(guī)范有序進行。2.檔案部門應定期對檔案查閱登記情況進行核對，檢查登記信息是否準確、完整，防止出現(xiàn)漏登、錯登等情況。（二）外部監(jiān)督1.對于涉及外部單位查閱公司檔案的情況，公司相關業(yè)務部門應加強對查閱過程的跟蹤和監(jiān)督，確保外部查閱人員嚴格按照規(guī)定查閱檔案，不發(fā)生違規(guī)行為。2.公司審計部門有權對檔案查閱管理情況進行審計檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，督促相關部門和人員及時整改。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.查閱人員未經授權擅自查閱公司檔案。2.查閱人員違反查閱要求，如在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或撕毀檔案，擅自擴大查閱范圍，泄露檔案信息等。3.檔案管理人員未履行職責，如未按規(guī)定審核查閱申請，未對查閱過程進行有效監(jiān)督，未妥善保管查閱登記資料等。（二）處理措施1.對于違規(guī)查閱檔案的內部人員，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理措施。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應依法承擔賠償責任。2.對于違規(guī)查閱檔案的外部單位，公司將視情節(jié)輕重采取暫停業(yè)務合作、終止合作關系、追究法律責任等措施。同時，要求外部單位對違規(guī)行為進行整改，并賠償公司因此遭受的損失。3.對于檔案管理人員的違規(guī)行為，公司將視