海運提單管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司海運提單的管理，確保提單的正確使用、流轉(zhuǎn)與存檔，保障公司在海上貨物運輸業(yè)務(wù)中的權(quán)益，維護交易安全，提高運營效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及海運提單操作、管理、審核等相關(guān)工作的部門及人員，包括但不限于業(yè)務(wù)部門、物流部門、財務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及國際海運相關(guān)公約和慣例，確保提單的各項操作合法合規(guī)。2.準確性原則：提單內(nèi)容必須準確反映貨物的實際情況、運輸條款以及各方當事人的權(quán)利義務(wù)，避免因信息錯誤導(dǎo)致的糾紛和損失。3.完整性原則：提單流轉(zhuǎn)過程中的各個環(huán)節(jié)都應(yīng)保證文件的完整性，不得遺漏重要信息或文件。4.及時性原則：在規(guī)定的時間內(nèi)完成提單的簽發(fā)、交付、流轉(zhuǎn)等操作，確保貨物運輸?shù)捻樌M行。二、提單的定義與種類（一）定義海運提單是指用以證明海上貨物運輸合同和貨物已經(jīng)由承運人接收或者裝船，以及承運人保證據(jù)以交付貨物的單證。（二）種類1.記名提單：指在提單上收貨人欄內(nèi)填寫特定的收貨人名稱，只能由該特定收貨人提貨的提單。2.指示提單：指提單上收貨人欄內(nèi)填寫“憑指示”（ToOrder）或“憑某人指示”（ToOrderof...）字樣的提單。這種提單可經(jīng)過背書轉(zhuǎn)讓給他人提貨。3.不記名提單：指提單上收貨人欄內(nèi)不填寫具體收貨人名稱，只注明“持有人”（Bearer）字樣的提單。誰持有提單，誰就可以提貨。三、提單的簽發(fā)（一）簽發(fā)流程1.業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂海上貨物運輸合同后，根據(jù)合同條款和貨物實際情況，填寫提單委托書，明確提單的各項內(nèi)容，包括托運人、收貨人、通知人、貨物描述、數(shù)量、重量、體積、裝卸港、運輸條款等。2.物流部門收到提單委托書后，對其進行審核。審核內(nèi)容包括委托書的完整性、準確性、與運輸合同的一致性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通并要求修改。3.審核通過后，物流部門將提單委托書提交給船代或貨代，由其按照委托書內(nèi)容制作提單草稿。4.提單草稿制作完成后，物流部門再次進行審核，重點審核提單內(nèi)容與委托書的一致性、提單格式是否符合船公司要求等。審核無誤后，將提單草稿發(fā)送給業(yè)務(wù)部門確認。5.業(yè)務(wù)部門確認提單草稿無誤后，通知物流部門安排提單簽發(fā)。物流部門將提單草稿提交給船代或貨代，由其正式簽發(fā)提單。6.提單簽發(fā)后，船代或貨代將提單副本交還給物流部門，物流部門負責(zé)將提單副本分發(fā)給相關(guān)部門，如業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等。同時，將正本提單按照合同約定的方式交付給收貨人或其指定的代理人。（二）簽發(fā)要求1.提單必須由船代或貨代在規(guī)定的格式內(nèi)按照真實情況準確填寫，不得擅自更改提單內(nèi)容。如因特殊原因需要更改，必須按照規(guī)定的程序進行，并取得相關(guān)方的書面同意。2.提單上的簽字必須清晰、完整、真實，符合船公司或相關(guān)法規(guī)的要求。簽字人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)資格。3.提單的簽發(fā)日期應(yīng)與貨物的實際裝船日期一致或在合理的時間范圍內(nèi)。如因特殊情況導(dǎo)致提單簽發(fā)日期與裝船日期不一致，應(yīng)在提單上注明原因，并確保各方對此無異議。四、提單的流轉(zhuǎn)（一）流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)1.提單簽發(fā)后，正本提單通常通過以下方式流轉(zhuǎn)：對于記名提單，直接交付給收貨人。對于指示提單，需要經(jīng)過背書轉(zhuǎn)讓給收貨人或其指定的代理人。背書方式包括記名背書和空白背書。記名背書是指在提單背面寫明被背書人的名稱；空白背書是指在提單背面只簽字，不寫明被背書人的名稱。副本提單則由物流部門分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，用于業(yè)務(wù)操作和財務(wù)核算。2.在提單流轉(zhuǎn)過程中，涉及到的相關(guān)方包括托運人、收貨人、通知人、船代或貨代、銀行（如涉及信用證支付方式）等。各方應(yīng)按照規(guī)定的流程和時間要求進行提單的交接和傳遞。（二）流轉(zhuǎn)要求1.提單的流轉(zhuǎn)應(yīng)遵循安全、快捷、準確的原則，確保提單在規(guī)定的時間內(nèi)到達目的地，避免因流轉(zhuǎn)延誤導(dǎo)致貨物交付延遲或其他損失。2.物流部門應(yīng)建立提單流轉(zhuǎn)記錄臺賬，詳細記錄提單的簽發(fā)時間、流轉(zhuǎn)路徑、交接時間、簽收人等信息，以便跟蹤和查詢。3.涉及提單背書轉(zhuǎn)讓的，背書人應(yīng)確保背書的真實性、完整性和有效性。被背書人在接收提單時，應(yīng)仔細核對提單的各項內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題及時與背書人溝通解決。4.在通過銀行流轉(zhuǎn)提單（如信用證支付方式）時，應(yīng)嚴格按照信用證的要求進行操作，確保提單的提交符合信用證條款，避免因單證不符導(dǎo)致銀行拒付。五、提單的更改與補發(fā)（一）更改1.在提單簽發(fā)后，如果需要更改提單內(nèi)容，必須由提出更改申請的一方填寫提單更改申請書，并提交給船代或貨代。更改申請書應(yīng)詳細說明更改的原因、內(nèi)容以及涉及的相關(guān)方。2.船代或貨代收到更改申請書后，對其進行審核。審核內(nèi)容包括更改的必要性、合理性、是否會影響其他相關(guān)方的權(quán)益等。如審核通過，船代或貨代將按照規(guī)定的程序進行提單更改，并在更改處加蓋更正章或簽字確認。3.對于涉及提單關(guān)鍵信息（如收貨人、貨物描述、裝卸港等）的更改，船代或貨代應(yīng)及時通知相關(guān)方，并取得各方的書面同意。更改后的提單應(yīng)重新簽發(fā)，并收回原提單。（二）補發(fā)1.如果正本提單遺失、被盜或滅失，提單持有人應(yīng)及時向船代或貨代提出補發(fā)申請，并提供相關(guān)證明材料，如貨物運輸合同、報關(guān)單、保險單等，以證明提單的真實性和貨物的運輸情況。2.船代或貨代收到補發(fā)申請后，對其進行審核。審核內(nèi)容包括申請材料的真實性、完整性、是否符合補發(fā)條件等。如審核通過，船代或貨代將按照規(guī)定的程序進行提單補發(fā)，并在補發(fā)提單上注明“補發(fā)”字樣。3.在補發(fā)提單時，船代或貨代應(yīng)同時通知相關(guān)方，如托運人、收貨人、通知人等，告知其原提單已作廢，新提單已補發(fā)。相關(guān)方應(yīng)密切關(guān)注提單的補發(fā)情況，確保貨物交付的順利進行。六、提單的審核與存檔（一）審核1.業(yè)務(wù)部門在收到提單副本后，應(yīng)對提單內(nèi)容進行審核，重點審核提單與運輸合同的一致性、貨物信息的準確性、收貨人信息的完整性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與物流部門溝通并要求解決。2.財務(wù)部門在處理與提單相關(guān)的財務(wù)事務(wù)時，如結(jié)算運費、辦理保險理賠等，應(yīng)對提單的真實性、有效性進行審核。審核內(nèi)容包括提單的簽字、蓋章、簽發(fā)日期、運輸條款等是否符合規(guī)定。3.公司內(nèi)部設(shè)立專門的提單審核崗位或團隊，定期對提單進行抽查審核，確保提單的管理符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。審核內(nèi)容包括提單的操作流程是否規(guī)范、文件的完整性、準確性等。（二）存檔1.物流部門負責(zé)將提單的正本、副本以及相關(guān)的文件資料進行分類整理，并按照規(guī)定的期限進行存檔。存檔期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定的要求。2.提單存檔應(yīng)采用電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式，確保檔案的安全性和可查閱性。電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的服務(wù)器上。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照年份、月份等進行分類存放。3.在需要查閱提單檔案時，應(yīng)按照公司的檔案查閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的查閱過程可追溯、可記錄。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還存檔處，不得擅自復(fù)印、外借或丟失檔案。七、提單的風(fēng)險防范（一）常見風(fēng)險1.提單欺詐風(fēng)險：包括偽造提單、倒簽提單、預(yù)借提單等。這些欺詐行為可能導(dǎo)致貨物被錯誤交付，給公司和客戶帶來經(jīng)濟損失。2.提單信息錯誤風(fēng)險：如提單上的收貨人信息、貨物描述、裝卸港等信息錯誤，可能導(dǎo)致貨物運輸延誤、交付錯誤或其他糾紛。3.提單流轉(zhuǎn)風(fēng)險：在提單流轉(zhuǎn)過程中，可能因流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)過多、交接不及時、信息傳遞不暢等原因，導(dǎo)致提單丟失、被盜或延誤，影響貨物的交付和公司的正常運營。4.法律風(fēng)險：如提單的簽發(fā)、流轉(zhuǎn)、更改等操作不符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，可能導(dǎo)致公司面臨法律訴訟和賠償責(zé)任。（二）防范措施1.加強內(nèi)部控制：建立健全提單管理制度和操作流程，明確各部門和人員的職責(zé)權(quán)限，加強對提單操作過程的監(jiān)督和管理。2.提高風(fēng)險意識：加強對員工的培訓(xùn)，提高員工對提單風(fēng)險的認識和防范能力，使其熟悉提單欺詐的手段和防范措施，掌握提單審核的要點和方法。3.嚴格審核機制：加強對提單的審核，包括對提單內(nèi)容的準確性、完整性、合法性的審核，以及對提單流轉(zhuǎn)過程的跟蹤和監(jiān)督。在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)可疑情況，應(yīng)及時進行調(diào)查核實。4.加強與相關(guān)方的溝通與合作：與船代或貨代、銀行、保險公司等相關(guān)方保持密切溝通與合作，及時了解提單的流轉(zhuǎn)情況和貨物運輸動態(tài)，共同防范提單風(fēng)險。5.建立應(yīng)急處理機制：制定提單風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生提