痕跡管理暫行辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司管理，規(guī)范工作流程，確保各項(xiàng)工作有跡可循、責(zé)任可查，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本痕跡管理暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)、各崗位的所有工作人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：痕跡記錄應(yīng)真實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工作全過(guò)程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要信息，確保痕跡資料完整無(wú)缺。3.規(guī)范性原則：痕跡記錄的格式、內(nèi)容、保存方式等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范。4.及時(shí)性原則：工作完成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行痕跡記錄，不得拖延。二、痕跡管理的內(nèi)容與要求（一）文件資料管理1.文件起草與審批-各類(lèi)文件起草時(shí)，應(yīng)明確文件編號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、起草部門(mén)、起草人、審核人、審批人等信息，并在文件流轉(zhuǎn)單上詳細(xì)記錄流轉(zhuǎn)過(guò)程。-審批意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，修改意見(jiàn)應(yīng)詳細(xì)標(biāo)注，審批人簽字確認(rèn)。2.文件發(fā)放與簽收-文件發(fā)放應(yīng)填寫(xiě)文件發(fā)放登記表，注明文件名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放日期等，由接收人簽字簽收。-重要文件應(yīng)采用專(zhuān)人送達(dá)或掛號(hào)郵寄等方式，并保留送達(dá)憑證。3.文件傳閱-建立文件傳閱單，記錄文件傳閱人、傳閱日期、傳閱意見(jiàn)等。-傳閱人應(yīng)及時(shí)閱讀文件，并簽署意見(jiàn)，如有不同意見(jiàn)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明。4.文件歸檔-文件辦理完畢后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定及時(shí)歸檔。-歸檔文件應(yīng)分類(lèi)整理，編制目錄，確保查找方便。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議籌備-會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等信息，并提前發(fā)送給參會(huì)人員。-準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、討論稿等，并記錄資料準(zhǔn)備情況。2.會(huì)議記錄-安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。-會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，采用電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)保存。3.會(huì)議紀(jì)要-會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議決議事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、完成時(shí)間等。-會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)，并跟蹤決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況。（三）工作流程執(zhí)行1.業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)-各部門(mén)應(yīng)梳理本部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責(zé)任人、工作標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。-業(yè)務(wù)流程應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，并報(bào)公司管理層審核批準(zhǔn)。2.流程執(zhí)行記錄-工作人員在執(zhí)行流程過(guò)程中，應(yīng)按照規(guī)定填寫(xiě)相關(guān)表單、記錄工作進(jìn)展情況。-表單應(yīng)包含必要的信息，如業(yè)務(wù)事項(xiàng)、辦理時(shí)間、辦理人員、辦理結(jié)果等。3.流程監(jiān)控與反饋-建立流程監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析。-對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給責(zé)任人，并督促其整改，整改情況應(yīng)記錄在案。（四）項(xiàng)目管理1.項(xiàng)目立項(xiàng)-項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)應(yīng)明確項(xiàng)目名稱(chēng)、背景、目標(biāo)、內(nèi)容、預(yù)算、時(shí)間進(jìn)度、責(zé)任人等信息。-立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)書(shū)，明確項(xiàng)目要求和考核指標(biāo)。2.項(xiàng)目實(shí)施-項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)制定項(xiàng)目詳細(xì)計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并定期向公司匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況。-項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，如調(diào)研、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、測(cè)試等，應(yīng)做好記錄，包括參與人員、時(shí)間、成果等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收-項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)提交項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)，包括項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、成果資料、測(cè)試報(bào)告等。-公司組織相關(guān)部門(mén)和專(zhuān)家對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)記錄在案，對(duì)驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，應(yīng)明確整改要求和期限。（五）合同管理1.合同簽訂-合同簽訂前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等進(jìn)行審查，并形成審查報(bào)告。-合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等條款，經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核后簽訂。-合同簽訂過(guò)程中的談判記錄、修改意見(jiàn)等應(yīng)妥善保存。2.合同履行-建立合同履行跟蹤臺(tái)賬，記錄合同執(zhí)行情況，包括發(fā)貨、收款、付款、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。-對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通協(xié)商，并記錄處理情況。3.合同變更與終止-合同變更或終止應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，并辦理相關(guān)手續(xù)，記錄變更或終止的原因、時(shí)間、內(nèi)容等。（六）客戶關(guān)系管理1.客戶信息收集-業(yè)務(wù)人員應(yīng)收集客戶基本信息、需求信息、交易記錄等，并建立客戶檔案。-客戶檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.客戶溝通與服務(wù)-記錄與客戶溝通的方式、時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)果等，如電話溝通記錄、郵件往來(lái)、拜訪紀(jì)要等。-對(duì)客戶提出的問(wèn)題和需求，應(yīng)及時(shí)響應(yīng)并處理，處理情況應(yīng)反饋給客戶，并記錄在案。3.客戶投訴處理-建立客戶投訴處理機(jī)制，對(duì)客戶投訴進(jìn)行及時(shí)受理、調(diào)查、處理和反饋。-客戶投訴處理過(guò)程中的相關(guān)記錄，如投訴內(nèi)容、處理措施、處理結(jié)果、客戶滿意度等，應(yīng)詳細(xì)保存。三、痕跡管理的方式與工具（一）紙質(zhì)記錄1.各類(lèi)表單、文件、會(huì)議記錄、報(bào)告等應(yīng)采用紙質(zhì)形式進(jìn)行記錄，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。2.紙質(zhì)記錄應(yīng)分類(lèi)存放，便于查找和查閱。（二）電子記錄1.利用辦公軟件（如Word、Excel、PPT等）、項(xiàng)目管理軟件、客戶關(guān)系管理軟件等工具進(jìn)行電子記錄。2.電子記錄應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化系統(tǒng)1.建立公司內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)，將文件管理、流程審批、項(xiàng)目管理、合同管理、客戶關(guān)系管理等功能集成到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)痕跡管理的信息化、自動(dòng)化。2.工作人員應(yīng)按照系統(tǒng)操作規(guī)范進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和操作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。四、痕跡資料的保存與查閱（一）保存期限1.重要文件、合同、項(xiàng)目資料等應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.一般性文件、會(huì)議記錄等保存期限不少于[X]年。3.客戶檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)終止后保存[X]年。（二）保存方式1.紙質(zhì)痕跡資料應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂。2.電子痕跡資料應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。（三）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱痕跡資料的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱內(nèi)容、目的、時(shí)間等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的痕跡資料，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)各部門(mén)痕跡管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括痕跡資料的完整性、真實(shí)性、規(guī)范性、及時(shí)性等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.