燃煤索賠管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司燃煤索賠管理工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，降低燃煤采購(gòu)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在燃煤采購(gòu)過(guò)程中，因供應(yīng)商提供的燃煤質(zhì)量、數(shù)量等不符合合同約定或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)而引發(fā)的索賠事宜。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：索賠工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司與供應(yīng)商簽訂的合同約定。2.實(shí)事求是原則：以客觀事實(shí)為依據(jù)，準(zhǔn)確核算索賠金額，確保索賠有理有據(jù)。3.及時(shí)高效原則：在發(fā)現(xiàn)索賠事由后，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)索賠程序，提高工作效率，避免損失擴(kuò)大。4.協(xié)同合作原則：采購(gòu)部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)密切配合，協(xié)同推進(jìn)索賠工作。二、索賠事由及認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)（一）質(zhì)量問(wèn)題1.發(fā)熱量不達(dá)標(biāo)認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)際收到基低位發(fā)熱量低于合同約定值[X]千卡/千克。若合同未明確約定，按照行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。判定方法：以公司質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)出具的檢驗(yàn)報(bào)告為依據(jù)，檢驗(yàn)應(yīng)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的方法進(jìn)行。2.灰分超標(biāo)認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：灰分含量超過(guò)合同約定值[X]%。判定方法：同發(fā)熱量不達(dá)標(biāo)判定方法。3.硫分超標(biāo)認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：硫分含量高于合同約定值[X]%。判定方法：同發(fā)熱量不達(dá)標(biāo)判定方法。4.其他質(zhì)量問(wèn)題認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：如煤炭粒度不符合要求、水分超標(biāo)等影響煤炭正常使用的質(zhì)量問(wèn)題，按照合同約定或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)定。判定方法：由質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)判定。（二）數(shù)量問(wèn)題1.虧噸認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)際到貨數(shù)量少于合同約定數(shù)量[X]噸（或[X]%）。判定方法：以公司地磅稱重記錄、鐵路運(yùn)輸貨票、港口提貨單等相關(guān)憑證為依據(jù)，經(jīng)雙方共同核對(duì)確認(rèn)。2.溢噸認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：實(shí)際到貨數(shù)量多于合同約定數(shù)量[X]噸（或[X]%）。判定方法：同虧噸判定方法。三、索賠程序（一）索賠通知1.質(zhì)量問(wèn)題索賠通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)在發(fā)現(xiàn)燃煤質(zhì)量問(wèn)題后，應(yīng)立即對(duì)不合格燃煤進(jìn)行封存，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。將質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告副本發(fā)送至采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)在收到報(bào)告后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向供應(yīng)商發(fā)出書(shū)面索賠通知，明確指出質(zhì)量問(wèn)題、索賠依據(jù)及索賠金額。2.數(shù)量問(wèn)題索賠通知采購(gòu)部門(mén)在收貨過(guò)程中發(fā)現(xiàn)數(shù)量問(wèn)題后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通核實(shí)，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理相關(guān)數(shù)量憑證。以書(shū)面形式向供應(yīng)商發(fā)出索賠通知，說(shuō)明數(shù)量差異情況、索賠依據(jù)及索賠金額。（二）供應(yīng)商反饋1.供應(yīng)商在收到索賠通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)針對(duì)索賠事項(xiàng)進(jìn)行書(shū)面回復(fù)，說(shuō)明情況并提供相關(guān)證明材料。2.若供應(yīng)商對(duì)索賠事項(xiàng)存在異議，應(yīng)在回復(fù)中明確提出，并提供相應(yīng)的證據(jù)，雙方協(xié)商解決。若協(xié)商不成，可通過(guò)后續(xù)程序處理。（三）調(diào)查核實(shí)1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的反饋進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)對(duì)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行復(fù)查，核實(shí)檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性；物流部門(mén)對(duì)數(shù)量問(wèn)題涉及的運(yùn)輸環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)查，核實(shí)數(shù)量差異原因。2.根據(jù)調(diào)查核實(shí)情況，形成調(diào)查核實(shí)報(bào)告，明確索賠事項(xiàng)是否成立及索賠金額的調(diào)整意見(jiàn)。（四）索賠談判1.采購(gòu)部門(mén)代表公司與供應(yīng)商進(jìn)行索賠談判。談判應(yīng)在平等、自愿、合法的基礎(chǔ)上進(jìn)行，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的索賠解決方案。2.談判過(guò)程中，應(yīng)充分展示索賠依據(jù)和調(diào)查核實(shí)結(jié)果，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和損失。3.若談判達(dá)成一致意見(jiàn)，雙方應(yīng)簽訂索賠協(xié)議，明確索賠金額、支付方式、支付期限等條款。（五）索賠執(zhí)行1.若供應(yīng)商未在索賠協(xié)議約定的期限內(nèi)支付索賠款項(xiàng)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，并按照合同約定采取相應(yīng)的措施，如從貨款中扣除、追究違約責(zé)任等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)索賠款項(xiàng)的收付進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。四、索賠證據(jù)管理（一）證據(jù)種類(lèi)1.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告：由公司質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)出具的關(guān)于燃煤質(zhì)量的檢驗(yàn)報(bào)告。2.數(shù)量憑證：包括地磅稱重記錄、鐵路運(yùn)輸貨票、港口提貨單、入庫(kù)單等能夠證明燃煤數(shù)量的憑證。3.合同文件：公司與供應(yīng)商簽訂的燃煤采購(gòu)合同，以及與索賠事項(xiàng)相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。4.溝通記錄：與供應(yīng)商之間關(guān)于索賠事項(xiàng)的往來(lái)函件、電子郵件、會(huì)議紀(jì)要等。5.其他證據(jù)：如現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料、專(zhuān)家鑒定意見(jiàn)等與索賠事項(xiàng)有關(guān)的證據(jù)。（二）證據(jù)收集與整理1.各相關(guān)部門(mén)應(yīng)在索賠工作開(kāi)展過(guò)程中，及時(shí)收集、整理與索賠事項(xiàng)有關(guān)的證據(jù)材料，并確保證據(jù)的真實(shí)性、合法性和關(guān)聯(lián)性。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告及相關(guān)檢驗(yàn)記錄；采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理合同文件、溝通記錄及其他與索賠有關(guān)的資料；物流部門(mén)負(fù)責(zé)提供數(shù)量憑證及運(yùn)輸環(huán)節(jié)相關(guān)資料。3.證據(jù)材料應(yīng)按照類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，編制證據(jù)清單，注明每份證據(jù)的名稱、來(lái)源、證明內(nèi)容等信息。（三）證據(jù)保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的索賠證據(jù)檔案，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管索賠證據(jù)材料。2.索賠證據(jù)檔案應(yīng)妥善保存，確保證據(jù)的完整性和安全性。保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。3.在索賠事項(xiàng)處理完畢后，應(yīng)對(duì)索賠證據(jù)檔案進(jìn)行整理歸檔，以備后續(xù)查閱。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)燃煤索賠管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查索賠程序是否合規(guī)、證據(jù)是否充分、索賠金額是否合理等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)燃煤索賠工作進(jìn)展情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）考核辦法1.對(duì)在燃煤索賠工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書(shū)等。2.對(duì)因工作失誤或故意隱瞞等