電子簽收管理辦法總則目的為規(guī)范公司電子簽收行為，確保各類(lèi)文件、資料及業(yè)務(wù)操作的簽收過(guò)程準(zhǔn)確、高效、可追溯，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部合作伙伴在文件、合同、業(yè)務(wù)單據(jù)等各類(lèi)信息傳遞過(guò)程中的電子簽收管理。基本原則1.合法性原則：電子簽收活動(dòng)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保電子簽名的法律效力。2.準(zhǔn)確性原則：電子簽收信息應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容及簽收狀態(tài)，避免信息錯(cuò)誤或遺漏。3.安全性原則：采用可靠的電子簽名技術(shù)和安全措施，保障電子簽收數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露和篡改。4.可追溯性原則：電子簽收記錄應(yīng)具備可追溯性，以便在需要時(shí)能夠查詢(xún)和驗(yàn)證簽收過(guò)程及結(jié)果。電子簽收相關(guān)定義及術(shù)語(yǔ)電子簽收指通過(guò)電子手段對(duì)文件、信息等進(jìn)行確認(rèn)接收的行為，包括但不限于使用電子簽名、電子印章、數(shù)字證書(shū)等技術(shù)手段完成簽收過(guò)程。電子簽名指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。數(shù)字證書(shū)指由權(quán)威機(jī)構(gòu)頒發(fā)的，用于證明用戶(hù)身份和保證電子簽名真實(shí)性、有效性的電子文件。電子印章指以電子形式存在的，與實(shí)物印章具有同等法律效力的圖形化電子簽名。電子簽收系統(tǒng)及技術(shù)要求系統(tǒng)選擇公司應(yīng)選用符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范的電子簽收系統(tǒng)，確保系統(tǒng)具備以下功能：1.電子簽名功能：支持多種電子簽名方式，包括但不限于基于數(shù)字證書(shū)的簽名、生物識(shí)別技術(shù)簽名等，滿(mǎn)足不同場(chǎng)景下的簽名需求。2.文件管理功能：能夠?qū)炇盏奈募M(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、檢索、查看和下載，方便用戶(hù)隨時(shí)查閱歷史簽收記錄。3.流程管理功能：可根據(jù)業(yè)務(wù)需求定制電子簽收流程，設(shè)置不同的審批環(huán)節(jié)和權(quán)限，確保簽收過(guò)程的規(guī)范化和自動(dòng)化。4.安全審計(jì)功能：記錄和跟蹤電子簽收操作日志，包括簽名時(shí)間、簽名人、文件內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行安全審計(jì)和追溯。技術(shù)要求1.電子簽名技術(shù)：采用的電子簽名技術(shù)應(yīng)具備不可抵賴(lài)性、唯一性和可驗(yàn)證性，符合國(guó)家電子簽名法及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.數(shù)據(jù)加密：對(duì)電子簽收過(guò)程中涉及的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。3.系統(tǒng)兼容性：電子簽收系統(tǒng)應(yīng)具備良好的兼容性，能夠與公司現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的順暢流轉(zhuǎn)。電子簽收流程發(fā)起簽收1.內(nèi)部文件簽收：公司內(nèi)部各部門(mén)在發(fā)送文件時(shí)，應(yīng)通過(guò)電子簽收系統(tǒng)選擇相應(yīng)的簽收人，并填寫(xiě)文件主題、內(nèi)容摘要等信息。2.外部文件簽收：與外部合作伙伴進(jìn)行文件往來(lái)時(shí)，由發(fā)起方將文件上傳至電子簽收系統(tǒng)，并指定接收方。系統(tǒng)自動(dòng)向接收方發(fā)送簽收通知。接收與確認(rèn)1.接收通知：接收方收到電子簽收系統(tǒng)發(fā)送的簽收通知后，應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)查看待簽收文件。2.確認(rèn)簽收：接收方在仔細(xì)閱讀文件內(nèi)容后，通過(guò)電子簽收系統(tǒng)進(jìn)行簽收確認(rèn)操作。確認(rèn)方式可根據(jù)文件類(lèi)型和業(yè)務(wù)需求選擇電子簽名、密碼確認(rèn)等方式。特殊情況處理1.文件內(nèi)容有誤：若接收方發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在錯(cuò)誤或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與發(fā)起方溝通，發(fā)起方核實(shí)后可對(duì)文件進(jìn)行修改并重新發(fā)起簽收流程。2.簽收異常：如電子簽收系統(tǒng)出現(xiàn)故障或網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題導(dǎo)致簽收失敗，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)排查原因并進(jìn)行修復(fù)。對(duì)于因系統(tǒng)故障等原因造成的簽收延誤，應(yīng)做好記錄并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。電子簽收的法律效力法律依據(jù)電子簽收所涉及的電子簽名、電子印章等在符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的條件下，與傳統(tǒng)手寫(xiě)簽名或蓋章具有同等法律效力。有效性認(rèn)定1.符合法定形式：電子簽名應(yīng)符合法律規(guī)定的形式要求，如由電子簽名人專(zhuān)有，僅由電子簽名人控制，并與電子簽名人身份和數(shù)據(jù)電文內(nèi)容具有關(guān)聯(lián)性等。2.可靠的電子簽名：具備可靠電子簽名的電子簽收文件，在法律上視為有效簽收憑證?？煽康碾娮雍灻麘?yīng)滿(mǎn)足以下條件：電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專(zhuān)有；簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；簽署后對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)；簽署后對(duì)數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)。電子簽收的安全管理人員安全管理1.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的電子簽收系統(tǒng)操作權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠進(jìn)行相應(yīng)的操作。2.培訓(xùn)教育：定期組織員工參加電子簽收相關(guān)知識(shí)和技能培訓(xùn)，提高員工對(duì)電子簽收安全重要性的認(rèn)識(shí)，掌握正確的操作方法和安全防范措施。3.安全意識(shí)教育：加強(qiáng)員工的安全意識(shí)教育，提醒員工注意保護(hù)個(gè)人數(shù)字證書(shū)、密碼等重要信息，避免因個(gè)人疏忽導(dǎo)致信息泄露。系統(tǒng)安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)染W(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障電子簽收系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子簽收系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。3.系統(tǒng)更新與維護(hù)：及時(shí)關(guān)注電子簽收系統(tǒng)供應(yīng)商發(fā)布的安全補(bǔ)丁和更新程序，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，修復(fù)已知的安全漏洞，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。安全審計(jì)與監(jiān)督1.審計(jì)機(jī)制：建立電子簽收安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子簽收操作日志進(jìn)行定期審計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和異常行為。2.監(jiān)督檢查：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或相關(guān)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子簽收管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)安全管理制度和措施得到有效執(zhí)行。對(duì)違反安全規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。電子簽收的檔案管理檔案分類(lèi)與存儲(chǔ)1.分類(lèi)原則：按照文件的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素對(duì)電子簽收檔案進(jìn)行分類(lèi)，便于管理和查詢(xún)。2.存儲(chǔ)方式：電子簽收檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的電子存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行定期備份。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)空間和良好的安全性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。檔案檢索與利用1.檢索功能：電子簽收系統(tǒng)應(yīng)具備完善的檔案檢索功能，能夠根據(jù)文件編號(hào)、主題、簽收時(shí)間、簽收人等多種條件進(jìn)行快速檢索，方便用戶(hù)查找所需檔案。2.利用權(quán)限：嚴(yán)格控制電子簽收檔案的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能根據(jù)工作需要查閱和使用相關(guān)檔案。查閱和使用檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記和記錄，確保檔案的使用可追溯。檔案保管期限電子簽收檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要文件和合同的電子簽收檔案保管期限不少于[X]年，其他一般性文件的保管期限不少于[X]年。保管期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。電子簽收的爭(zhēng)議解決爭(zhēng)議協(xié)商在電子簽收過(guò)程中如發(fā)生爭(zhēng)議，雙方應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。協(xié)商內(nèi)容包括電子簽收的有效性、文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、簽收流程的合規(guī)性等方面。第三方鑒定若雙方協(xié)商不成，可共同委托具有資質(zhì)的第三方鑒定機(jī)構(gòu)對(duì)電子簽收相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行鑒定。鑒定機(jī)構(gòu)應(yīng)依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)技術(shù)規(guī)范進(jìn)行鑒定，并出具鑒定報(bào)告。鑒定費(fèi)用由雙方協(xié)商分擔(dān)或根據(jù)責(zé)任比例承擔(dān)。法律訴訟如對(duì)第三方鑒定結(jié)果仍存在異議或協(xié)商、鑒定均無(wú)法解決爭(zhēng)議，雙方可依法向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟，通