空白協(xié)議管理辦法一、總則（一）目的為加強公司空白協(xié)議的管理，規(guī)范空白協(xié)議的使用流程，防范法律風險，確保公司合法權(quán)益不受侵害，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及使用空白協(xié)議的所有部門、崗位及人員。（三）定義1.空白協(xié)議：指公司預先印制好協(xié)議編號、協(xié)議名稱、主要條款，但未填寫具體內(nèi)容的合同文本。2.協(xié)議使用部門：指在業(yè)務(wù)活動中需要使用空白協(xié)議的公司內(nèi)部部門。3.協(xié)議保管部門：指負責空白協(xié)議存儲、保管的公司內(nèi)部部門。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：空白協(xié)議的管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保協(xié)議內(nèi)容合法有效。2.專人專管原則：明確專人負責空白協(xié)議的保管、發(fā)放、回收等工作，防止空白協(xié)議丟失、被盜用或濫用。3.全程監(jiān)控原則：對空白協(xié)議的使用過程進行全程監(jiān)控，確保協(xié)議的簽訂、履行符合公司規(guī)定和法律要求。二、空白協(xié)議的印制與采購（一）印制要求1.空白協(xié)議應由公司指定的具有印刷資質(zhì)的單位印制，確保印刷質(zhì)量清晰、準確、不易篡改。2.協(xié)議編號應連續(xù)、唯一，便于管理和查詢。3.協(xié)議內(nèi)容應符合公司業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求，明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責任等關(guān)鍵條款。（二）采購流程1.需求申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《空白協(xié)議印制申請表》，詳細說明協(xié)議名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審核后提交至協(xié)議保管部門。2.審核審批：協(xié)議保管部門對申請表進行審核，核實需求的合理性和必要性，報公司分管領(lǐng)導審批。3.采購執(zhí)行：經(jīng)審批通過后，由協(xié)議保管部門負責與指定印刷單位簽訂采購合同，明確印刷要求、價格、交貨期等條款，并監(jiān)督合同執(zhí)行情況。4.驗收入庫：空白協(xié)議印制完成后，由協(xié)議保管部門組織相關(guān)人員進行驗收，檢查印刷質(zhì)量、數(shù)量、編號等是否符合要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，登記臺賬。三、空白協(xié)議的保管（一）保管部門與人員1.公司設(shè)立專門的空白協(xié)議保管庫（柜），由協(xié)議保管部門指定專人負責保管。2.保管人員應具備責任心強、保密意識高、熟悉業(yè)務(wù)流程等條件，并經(jīng)過公司授權(quán)。（二）保管環(huán)境與設(shè)施1.空白協(xié)議保管庫（柜）應具備安全、防火、防潮、防蟲等條件，確保協(xié)議存儲安全。2.配備必要的監(jiān)控設(shè)備，對保管區(qū)域進行實時監(jiān)控，防止無關(guān)人員進入。（三）保管臺賬與記錄1.保管人員應建立空白協(xié)議保管臺賬，詳細記錄協(xié)議編號、名稱、數(shù)量、入庫時間、領(lǐng)用情況、回收情況等信息。2.定期對保管臺賬進行核對和盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并報告處理。（四）保密措施1.保管人員應對空白協(xié)議的內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露協(xié)議信息。2.在空白協(xié)議保管庫（柜）內(nèi)，應設(shè)置專門的存放區(qū)域，對不同類型、不同用途的空白協(xié)議進行分類存放，防止混淆。四、空白協(xié)議的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用空白協(xié)議時，應填寫《空白協(xié)議領(lǐng)用申請表》，注明協(xié)議名稱、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至協(xié)議保管部門。2.領(lǐng)用申請表應詳細說明協(xié)議的使用場景和必要性，確保領(lǐng)用數(shù)量合理。（二）審批流程1.協(xié)議保管部門對領(lǐng)用申請表進行審核，核實領(lǐng)用部門的業(yè)務(wù)需求和領(lǐng)用數(shù)量的合理性。2.對于涉及重大業(yè)務(wù)或金額較大的協(xié)議領(lǐng)用申請，需報公司分管領(lǐng)導審批。3.經(jīng)審批通過后，協(xié)議保管部門根據(jù)申請表發(fā)放空白協(xié)議，并在保管臺賬上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。（三）領(lǐng)用登記1.領(lǐng)用人在領(lǐng)取空白協(xié)議時，應在《空白協(xié)議領(lǐng)用登記表》上簽字確認，注明領(lǐng)用協(xié)議的編號、名稱、數(shù)量等信息。2.領(lǐng)用登記表應一式兩份，一份由協(xié)議保管部門留存，一份由領(lǐng)用人所在部門保存，以便核對和追溯。五、空白協(xié)議的使用（一）使用規(guī)范1.領(lǐng)用人應嚴格按照協(xié)議用途和規(guī)定的格式、內(nèi)容填寫空白協(xié)議，確保協(xié)議條款完整、準確、清晰，不得擅自修改或添加條款。2.在填寫協(xié)議過程中，應使用黑色或藍色中性筆，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆種。3.對于重要條款和關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應進行反復核對，確保無誤后再簽字蓋章。（二）簽字蓋章流程1.空白協(xié)議填寫完畢后，應由協(xié)議雙方當事人簽字或蓋章。簽字蓋章應清晰、完整，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.涉及公司對外簽訂協(xié)議的，應按照公司合同審批流程進行審核和審批，確保協(xié)議內(nèi)容合法合規(guī)、風險可控。3.在簽字蓋章前，應對協(xié)議內(nèi)容進行再次審核，重點檢查條款是否齊全、權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責任是否明確等。（三）使用監(jiān)督1.協(xié)議保管部門應定期對空白協(xié)議的使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促領(lǐng)用人整改。2.公司內(nèi)部審計部門應不定期對空白協(xié)議的使用情況進行審計，重點檢查協(xié)議的簽訂、履行是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求，是否存在違規(guī)使用或濫用空白協(xié)議的情況。六、空白協(xié)議的回收與銷毀（一）回收要求1.協(xié)議履行完畢后，領(lǐng)用人應及時將空白協(xié)議交回協(xié)議保管部門。2.交回的空白協(xié)議應保持完整，如有破損、缺失等情況，應注明原因并由領(lǐng)用人簽字確認。（二）回收登記1.協(xié)議保管部門在收到交回的空白協(xié)議后，應在《空白協(xié)議回收登記表》上進行登記，注明回收日期、協(xié)議編號、名稱、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。2.回收登記表應與領(lǐng)用登記表進行核對，確?；厥盏膮f(xié)議與領(lǐng)用的協(xié)議一致。（三）銷毀流程1.對于不再使用或已過期的空白協(xié)議，協(xié)議保管部門應定期進行清理，并填寫《空白協(xié)議銷毀申請表》，注明協(xié)議編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)部門負責人審核、公司分管領(lǐng)導審批后，由協(xié)議保管部門組織專人進行銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。4.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對空白協(xié)議的管理情況進行審計，檢查空白協(xié)議的印制、采購、保管、領(lǐng)用、使用、回收、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本管理辦法的規(guī)定。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合相關(guān)政府部門、監(jiān)管機構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實提供空白協(xié)議管理的相關(guān)資料和信息。2.對于政府部門、監(jiān)管機構(gòu)提出的整改要求，公司應認真落實，及時整改到位，并將整改情況報告相關(guān)部門。八、責任追究（一）違規(guī)責任界定1.對于違反本管理辦法規(guī)定，擅自印制、采購、保管、領(lǐng)用、使用、回收、銷毀空白協(xié)議的單位或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。2.因違規(guī)使用空白協(xié)議給公司造成經(jīng)濟損失或法律風險的，相關(guān)責任人應承擔賠償責任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。（二）責任追究程序1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，由公司審計部門或相關(guān)管理部門進行調(diào)查核實，收集相關(guān)證據(jù)。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，提出責任追究建議，報公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)審批結(jié)果，對違規(guī)責任人進行相