督察檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司督察檔案的科學管理，提高督察工作效率和質(zhì)量，確保督察工作的規(guī)范化、制度化、科學化，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各級督察機構(gòu)在履行督察職責過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司督察檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映督察工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確可靠，手續(xù)完備。3.分類科學原則：按照督察工作的特點和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理的規(guī)章制度。2.負責制定和完善公司督察檔案管理辦法，并組織實施。3.集中統(tǒng)一管理公司督察檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計等工作。4.負責建立健全督察檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.定期對督察檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀。6.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防護設(shè)施，確保檔案的安全。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識。（二）督察部門職責1.負責本部門督察檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好督察檔案的鑒定、銷毀等工作。3.負責對本部門檔案管理人員進行業(yè)務(wù)指導，確保檔案收集的完整性和準確性。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責督察檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等，確保檔案的質(zhì)量。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時準確地查找和提供所需檔案資料。4.定期對檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序做好相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.督察工作計劃、方案、通知等文件材料。2.督察工作記錄、檢查報告、整改通知等。3.被督察單位的自查報告、整改情況報告等。4.與督察工作相關(guān)的會議記錄、紀要、文件等。5.督察工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.其他與督察工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各督察部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，手續(xù)完備，字跡清晰，紙張優(yōu)良。3.對收集到的檔案材料應(yīng)進行認真核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門或人員溝通解決。（三）整理方法1.分類：按照督察工作的性質(zhì)、內(nèi)容和時間順序，將督察檔案分為綜合類、專項督察類、日常督察類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準確、完整。4.裝訂：對整理好的檔案材料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.綜合類：包括公司督察工作的年度計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會議紀要等綜合性文件材料。2.專項督察類：針對公司特定業(yè)務(wù)或項目開展的專項督察工作形成的檔案材料，如財務(wù)審計督察、工程建設(shè)項目督察等。3.日常督察類：日常開展的常規(guī)督察工作記錄、報告等檔案材料。4.其他類：不屬于以上三類的其他與督察工作有關(guān)的檔案材料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。2.年份：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：綜合類用“Z”表示，專項督察類用“X”表示，日常督察類用“R”表示，其他類用“Q”表示。4.順序號：按照檔案形成的先后順序依次編排，用三位阿拉伯數(shù)字表示，如“001”。例如，2023年綜合類的第一份檔案編號為“2023Z001”。五、檔案的保管與利用（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要督察事項、具有長期歷史價值和查考利用價值的檔案材料。2.定期保管：保管期限分為30年和10年。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案材料，保管期限為30年；對一般性的檔案材料，保管期限為10年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進行存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱督察檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。3.因工作需要復印檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按規(guī)定登記。4.外單位人員查閱公司督察檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱時，應(yīng)嚴格遵守公司檔案管理規(guī)定，不得將檔案帶出公司。5.檔案管理人員應(yīng)積極主動地為檔案利用者提供服務(wù)，及時準確地查找和提供所需檔案資料。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、督察部門負責人和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.檔案內(nèi)容是否涉及公司重大機密和重要事項。2.檔案是否已失去查考利用價值。3.檔案的保管期限是否已滿。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行逐卷鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核，公司主管領(lǐng)導批準后，方可實施銷