貴州檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)貴州檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效保護(hù)和利用檔案資源，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供有力支持，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于貴州省行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。檔案工作在各級黨委和政府的領(lǐng)導(dǎo)下，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.科學(xué)管理原則。運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理方法，提高檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化水平，實現(xiàn)檔案管理的高效運(yùn)行。4.服務(wù)利用原則。充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，積極開發(fā)檔案信息資源，為單位各項工作和社會公眾提供優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合國家和本省有關(guān)規(guī)定，并報同級檔案行政管理部門備案。2.單位檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案管理制度；負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作；指導(dǎo)本單位各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作；監(jiān)督、檢查本單位所屬機(jī)構(gòu)的檔案管理工作；組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動；參與本單位涉及檔案的重大活動和重要決策，提供檔案信息支持。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識和技能，熟悉本單位業(yè)務(wù)工作，經(jīng)過檔案行政管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并取得相應(yīng)的崗位資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本單位檔案管理制度；負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全；按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等工作；定期對檔案進(jìn)行鑒定，及時銷毀已到保管期限且無保存價值的檔案；積極開發(fā)檔案信息資源，為單位和社會提供檔案利用服務(wù)；保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案的安全和完整。三、文件材料的形成與收集（一）文件材料的形成1.各單位應(yīng)當(dāng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保文件材料的真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.單位內(nèi)部各部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的形成和積累工作，按照職責(zé)分工和業(yè)務(wù)流程，及時收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件材料，做到隨辦隨歸。3.文件材料的形成應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，使用規(guī)范的書寫材料和字跡材料，確保文件材料的耐久性和可讀性。（二）文件材料的收集范圍1.單位在工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像、實物等，均應(yīng)當(dāng)納入檔案收集范圍。2.具體收集范圍按照國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。各單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實際，制定本單位的文件材料歸檔范圍細(xì)則，并報同級檔案行政管理部門備案。（三）文件材料的收集要求1.收集的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，真實有效，符合文件形成的原始狀態(tài)。對于重要文件材料的定稿、修改稿、簽批件等應(yīng)當(dāng)一并收集歸檔。2.電子文件的收集應(yīng)當(dāng)遵循國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和可用性。電子文件應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，實行雙套制管理。3.照片、錄音、錄像等聲像材料的收集應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件和電子文件的形成過程相配套，反映單位重要工作活動、重大事件和歷史風(fēng)貌。聲像材料應(yīng)當(dāng)注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等要素，并進(jìn)行整理編目。4.實物檔案的收集應(yīng)當(dāng)注重其代表性和紀(jì)念意義，包括單位獲得的榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯、印章、題詞、重要實物等。實物檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行詳細(xì)登記，并妥善保管。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理原則1.檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)當(dāng)按照國家和本省有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則進(jìn)行，確保檔案分類科學(xué)、編號統(tǒng)一、排列有序。（二）檔案分類方法1.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限進(jìn)行分類。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能分工進(jìn)行；保管期限分類按照國家檔案局規(guī)定的永久、長期、短期三種保管期限進(jìn)行劃分。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、時間等進(jìn)行分類。項目分類以科研項目、建設(shè)項目等為單元；專業(yè)分類根據(jù)科技檔案的專業(yè)屬性進(jìn)行劃分；時間分類按照科技文件形成的時間順序進(jìn)行排列。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行分類，并按照保管期限分別整理。4.電子檔案按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)，參照紙質(zhì)檔案分類方法進(jìn)行分類整理。（三）檔案整理步驟1.裝訂。對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.分類。按照確定的分類方法，將文件材料分別歸入相應(yīng)的類別和保管期限。3.編號。為每一份檔案編制唯一的檔號，檔號應(yīng)當(dāng)包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、件號等要素。4.編目。編制檔案目錄，包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。5.裝盒。將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等信息，便于查找和管理。（四）檔案歸檔要求1.各單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案及時向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。歸檔時間一般為次年上半年，對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)當(dāng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)當(dāng)齊全完整、整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確，并編制歸檔文件目錄一式兩份，一份隨檔案移交檔案管理機(jī)構(gòu)，一份留存本部門備查。3.電子檔案歸檔時，應(yīng)當(dāng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并與紙質(zhì)檔案建立準(zhǔn)確的關(guān)聯(lián)關(guān)系。電子檔案應(yīng)當(dāng)存儲在符合安全要求的存儲介質(zhì)上，并進(jìn)行異地備份。五、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施設(shè)備1.各單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計、消防器材、防蟲藥品、防盜報警裝置等，確保檔案保管環(huán)境安全穩(wěn)定。3.檔案庫房應(yīng)當(dāng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動和歷史面貌，對本單位和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指反映本單位一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實際，合理確定檔案的保管期限。檔案保管期限一經(jīng)確定，不得隨意變更。（三）檔案保管措施1.檔案應(yīng)當(dāng)按照類別、保管期限分別存放，排列有序，便于查找和利用。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)當(dāng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放、定期檢查等，確保檔案的安全。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限變更、銷毀等情況，做到賬物相符。4.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織1.各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)本單位檔案的鑒定工作。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)當(dāng)以國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合本單位的實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行全面分析，判斷檔案的保存價值。2.對具有下列情形之一的檔案，可以鑒定為無保存價值：已過保管期限，且在本單位和社會利用中無查考價值的；內(nèi)容重復(fù)、價值不大的文件材料；與本單位職能活動無關(guān)的文件材料；已被新的文件材料替代，且原文件材料無保存必要的；不符合檔案形成要求，無法反映真實歷史面貌的。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)定期向檔案鑒定工作小組提供已到保管期限的檔案清單，由工作小組進(jìn)行初步審核。2.檔案鑒定工作小組對初步審核的檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，結(jié)合檔案的實際情況，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、保管期限等信息。檔案銷毀清冊應(yīng)當(dāng)一式兩份，一份留存檔案管理機(jī)構(gòu)，一份報單位負(fù)責(zé)人審批。4.單位負(fù)責(zé)人對檔案銷毀清冊進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由檔案管理機(jī)構(gòu)組織實施檔案銷毀工作。（四）檔案銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)當(dāng)在指定的場所進(jìn)行，由檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)對銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。2.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用與公布（一）檔案利用原則1.各單位應(yīng)當(dāng)依法開展檔案利用工作，積極為單位各項工作和社會公眾提供檔案信息服務(wù)。2.檔案利用應(yīng)當(dāng)遵循保密原則，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全。對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行管理和利用，不得擅自公開。（二）檔案利用方式1.查閱利用。單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫房查閱。查閱檔案應(yīng)當(dāng)在指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱利用。因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)當(dāng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用。根據(jù)利用者的需求，檔案管理機(jī)構(gòu)可以為其提供檔案復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、出處等信息。（三）檔案公布1.檔案公布是指將檔案的內(nèi)容通過一定形式向社會公開。檔案公布應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的規(guī)定進(jìn)行，確保檔案信息的真實性、準(zhǔn)確性和合法性。2.單位可以通過編印檔案資料匯編、舉辦檔案展覽、發(fā)布檔案信息等方式公布檔案，但涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案不得公布。3.檔案公布前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保公布的內(nèi)容符合國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的規(guī)定。檔案公布后，應(yīng)當(dāng)及時將公布情況記錄在案，并對公布的檔案進(jìn)行跟蹤管理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位所屬機(jī)構(gòu)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況；2.檔案管理制度建立和執(zhí)行情況；3.文件材料形成、收集、整理和歸檔情況；4.檔案保管、鑒定、銷毀情況；5.檔案利用和公布情況；6.檔案信息化建設(shè)情況；7.其他檔案管理相關(guān)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。各級檔案行政管理部門定期組織對單位檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果向社會公布。2.專項檢查。針對檔案管理中的重點(diǎn)問題和薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.日常