行政用印管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政用印管理，規(guī)范用印行為，維護(hù)公司印章的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營管理活動(dòng)中涉及的各類行政印章的使用與管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：所有用印必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用印事項(xiàng)合法、合規(guī)、合理。2.安全保密原則：加強(qiáng)印章的保管和使用安全，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，確保公司機(jī)密信息的安全。3.責(zé)任明確原則：明確印章使用各環(huán)節(jié)的責(zé)任，做到責(zé)任到人，對(duì)因用印不當(dāng)造成的后果依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、印章種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高法律效力。用于公司各類重要文件、合同、協(xié)議、證明、信函等的簽署。2.適用范圍：適用于公司對(duì)外開展的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于商務(wù)合作、項(xiàng)目投標(biāo)、合同簽訂、資質(zhì)申報(bào)、稅務(wù)登記、銀行開戶等。（二）公司法定代表人章1.用途：主要用于公司法定代表人在特定文件、票據(jù)、合同等上的簽署，作為法定代表人身份的象征。2.適用范圍：與法定代表人職責(zé)相關(guān)的特定業(yè)務(wù)場(chǎng)景，如銀行預(yù)留印鑒、辦理法定代表人授權(quán)委托等。（三）公司合同專用章1.用途：專門用于公司各類合同的簽訂，表明合同的簽署代表公司意志。2.適用范圍：公司簽訂的各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議等。（四）公司財(cái)務(wù)專用章1.用途：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.適用范圍：財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)票據(jù)、銀行結(jié)算憑證、稅務(wù)發(fā)票等的加蓋。（五）部門印章1.用途：用于各部門內(nèi)部文件的發(fā)布、工作聯(lián)系等，不具備對(duì)外法律效力。2.適用范圍：僅限于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的一般性文件、通知、報(bào)告等。三、印章的刻制、啟用與廢止（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制必須嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.需刻制印章時(shí)，由申請(qǐng)部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。3.公司統(tǒng)一指定具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。制作完成后，由印章管理部門會(huì)同申請(qǐng)部門對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)印章內(nèi)容、規(guī)格、材質(zhì)等是否與申請(qǐng)一致。（二）印章啟用1.新印章啟用前，印章管理部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、使用范圍等信息，并附印章印模。2.經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，印章管理部門負(fù)責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用時(shí)間、使用范圍、審批流程等要求。3.印章啟用后，原相關(guān)印章同時(shí)廢止。（三）印章廢止1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要廢止印章時(shí)，由印章使用部門填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，說明廢止原因，并附廢止印章印模。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)后，印章管理部門負(fù)責(zé)對(duì)廢止印章進(jìn)行封存，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。3.印章廢止后，應(yīng)及時(shí)在公司內(nèi)部發(fā)布廢止通知，告知各部門停止使用該印章。四、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人專管制度，確保印章保管安全、責(zé)任明確。2.印章保管人員必須具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，不得擅自將印章交予他人保管或使用。（二）保管地點(diǎn)1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章應(yīng)存放于公司專門設(shè)立的印章保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼分別由不同人員保管。2.部門印章由各部門指定專人保管，存放于部門內(nèi)部安全的地方。（三）保管要求1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放環(huán)境安全，防止印章被盜、丟失、損壞或受潮。2.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。3.印章保管人員不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下將印章帶出公司辦公區(qū)域。如因特殊情況需要帶出，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并采取必要的安全措施，確保印章安全。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申請(qǐng)人填寫《行政用印審批表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.按照用印事項(xiàng)的審批權(quán)限，依次提交部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司法定代表人審批。審批通過后，在《行政用印審批表》上簽署意見并簽字。3.用印申請(qǐng)人持經(jīng)審批的《行政用印審批表》到印章保管部門辦理用印手續(xù)。印章保管人員核對(duì)審批表內(nèi)容與用印文件是否一致，無誤后在用印文件上加蓋相應(yīng)印章，并在《行政用印審批表》上登記用印情況。4.用印完畢后，印章保管人員將印章妥善保管，并將《行政用印審批表》存檔。（二）審批權(quán)限1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章的使用，涉及公司重大事項(xiàng)、重要文件、合同協(xié)議等，必須經(jīng)公司法定代表人審批。2.一般業(yè)務(wù)文件、通知、報(bào)告等的用印，由部門負(fù)責(zé)人審批；涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的業(yè)務(wù)文件，還需分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.部門印章的使用，由部門負(fù)責(zé)人審批。（三）用印要求1.用印文件必須內(nèi)容完整、格式規(guī)范、手續(xù)齊全，符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或重疊。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因特殊情況需要先加蓋印章的，必須在空白處注明用途，并嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行審批。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立印章使用監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司印章使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組有權(quán)調(diào)閱印章使用的相關(guān)文件、記錄，檢查印章保管和使用情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全，是否按照規(guī)定存放于指定地點(diǎn)，保管人員是否嚴(yán)格履行職責(zé)。2.用印審批流程是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全，有無越權(quán)用印情況。3.用印文件是否符合要求，印章加蓋是否清晰、端正、完整，是否存在違規(guī)用印行為。4.《行政用印審批表》等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否按照規(guī)定進(jìn)行存檔。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的印章使用違規(guī)行為，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)情節(jié)輕重提出處理建議。2.對(duì)違規(guī)用印造成公司損失的，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法處理。3.對(duì)違反本辦法規(guī)定的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。七、電子印章管理（一）電子印章定義電子印章是指公司以電子數(shù)據(jù)形式存在的，用于電子文件簽署、確認(rèn)身份和表明文件真實(shí)性的印章。（二）電子印章使用范圍1.適用于公司內(nèi)部各類電子文件的簽署，包括但不限于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的文件、電子郵件、電子合同等。2.在符合法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，可用于公司對(duì)外電子文件的簽署，但需確保電子印章的法律效力得到認(rèn)可。（三）電子印章管理要求1.公司電子印章的制作、使用、存儲(chǔ)等應(yīng)遵循國家電子簽名法等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.電子印章由公司指定的專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行制作，并與公司現(xiàn)有印章管理體系相結(jié)合，確保電子印章的安全性和可追溯性。3.電子印章的使用應(yīng)通過公司統(tǒng)一的電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行，用印申請(qǐng)人需按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)、審批和使用操作。4.電子印章管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全