活動(dòng)道具管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司活動(dòng)道具的管理，規(guī)范活動(dòng)道具的采購(gòu)、使用、保管、維護(hù)及處置等流程，確?；顒?dòng)道具的安全、完整和有效利用，保障公司各類(lèi)活動(dòng)的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部組織的各類(lèi)會(huì)議、培訓(xùn)、慶典、營(yíng)銷(xiāo)等活動(dòng)所涉及的道具管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：活動(dòng)道具由公司指定的部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.合理配置原則：根據(jù)活動(dòng)的實(shí)際需求，合理配置道具資源，避免浪費(fèi)和閑置。3.安全第一原則：確保活動(dòng)道具的使用安全，防止因道具問(wèn)題引發(fā)安全事故。4.節(jié)約高效原則：在滿足活動(dòng)需求的前提下，盡量降低道具采購(gòu)和使用成本，提高道具的使用效率。二、職責(zé)分工（一）道具管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善活動(dòng)道具管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃活動(dòng)道具的采購(gòu)、租賃、制作等工作，確保道具的及時(shí)供應(yīng)。3.建立活動(dòng)道具臺(tái)賬，詳細(xì)記錄道具的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等信息。4.負(fù)責(zé)活動(dòng)道具的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放、回收及盤(pán)點(diǎn)等工作。5.定期對(duì)活動(dòng)道具進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保道具的性能良好。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)正確使用活動(dòng)道具，對(duì)違規(guī)使用行為進(jìn)行糾正。（二）使用部門(mén)1.根據(jù)活動(dòng)的實(shí)際需求，提前向道具管理部門(mén)提交道具使用申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)活動(dòng)道具的領(lǐng)用、歸還及現(xiàn)場(chǎng)使用管理，確保道具的安全和正常使用。3.配合道具管理部門(mén)做好道具的盤(pán)點(diǎn)和清查工作，及時(shí)反饋道具的使用情況和存在問(wèn)題。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核活動(dòng)道具的采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.對(duì)活動(dòng)道具的成本進(jìn)行核算和分析，為道具管理提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、道具采購(gòu)與租賃（一）采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)活動(dòng)的時(shí)間、規(guī)模、內(nèi)容等要求，提前[X]個(gè)工作日向道具管理部門(mén)提交道具采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明道具的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.道具管理部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，應(yīng)結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行審核，如庫(kù)存無(wú)法滿足需求，則根據(jù)實(shí)際情況制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)道具的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)批準(zhǔn)后，道具管理部門(mén)應(yīng)按照公司采購(gòu)管理制度的相關(guān)規(guī)定，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等情況，確保采購(gòu)的道具符合活動(dòng)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)于金額較大或重要的道具采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正。3.采購(gòu)合同簽訂后，道具管理部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付道具。如因供應(yīng)商原因?qū)е碌谰呓桓堆舆t或質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并追究其違約責(zé)任。（三）租賃管理1.對(duì)于使用頻率較低或價(jià)格較高的道具，可考慮采用租賃方式。使用部門(mén)如需租賃道具，應(yīng)提前向道具管理部門(mén)提交租賃申請(qǐng)，說(shuō)明租賃道具的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、租賃時(shí)間、租賃用途等信息。2.道具管理部門(mén)收到租賃申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核，并根據(jù)市場(chǎng)行情選擇合適的租賃供應(yīng)商。在簽訂租賃合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保租賃費(fèi)用、租賃期限、維修責(zé)任、違約責(zé)任等內(nèi)容明確合理。3.租賃道具交付后，使用部門(mén)應(yīng)按照租賃合同的要求進(jìn)行驗(yàn)收，并在租賃期間妥善保管和使用。租賃期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還道具，并辦理歸還手續(xù)。如因使用不當(dāng)導(dǎo)致道具損壞或丟失，應(yīng)按照租賃合同的約定承擔(dān)賠償責(zé)任。四、道具驗(yàn)收與入庫(kù)（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購(gòu)或租賃的活動(dòng)道具到貨后，道具管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同或租賃合同的要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括道具的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。2.對(duì)于有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求的道具，應(yīng)按照相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。如道具的材質(zhì)、尺寸、功能等不符合要求，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其更換或退貨。（二）驗(yàn)收流程1.道具到貨前，道具管理部門(mén)應(yīng)通知使用部門(mén)相關(guān)人員參與驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)道具的清單和實(shí)物，檢查道具的質(zhì)量狀況，并填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.驗(yàn)收合格的道具，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照道具的類(lèi)別、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行分類(lèi)存放，并在道具臺(tái)賬上記錄入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)單號(hào)、道具名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.驗(yàn)收不合格的道具，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或更換。如供應(yīng)商拒絕整改或更換，道具管理部門(mén)應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。五、道具保管與維護(hù)（一）保管要求1.道具管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的道具倉(cāng)庫(kù)，確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.道具應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。對(duì)于貴重或易損道具，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)道具進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)道具數(shù)量短缺、損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告道具管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.道具管理部門(mén)應(yīng)制定道具維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)道具進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保道具的性能良好。維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔、潤(rùn)滑、調(diào)試、修理等方面。2.對(duì)于易損道具，應(yīng)建立備用庫(kù)存，以便在道具損壞時(shí)能夠及時(shí)更換，保證活動(dòng)的正常進(jìn)行。3.在道具使用前，使用部門(mén)應(yīng)對(duì)道具進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)道具存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知道具管理部門(mén)進(jìn)行維修或更換。六、道具發(fā)放與回收（一）發(fā)放流程1.使用部門(mén)根據(jù)活動(dòng)安排，提前向道具管理部門(mén)提交道具領(lǐng)用申請(qǐng)，注明道具名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、使用地點(diǎn)等信息。2.道具管理部門(mén)收到領(lǐng)用申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照申請(qǐng)內(nèi)容發(fā)放道具，并填寫(xiě)道具發(fā)放登記表，記錄發(fā)放時(shí)間、發(fā)放單號(hào)、道具名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)等信息。3.道具發(fā)放時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)向領(lǐng)用人員當(dāng)面交接道具，并提醒其注意保管和正確使用。領(lǐng)用人員應(yīng)在道具發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。（二）回收流程1.活動(dòng)結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)將道具歸還道具管理部門(mén)。歸還時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照道具發(fā)放登記表進(jìn)行核對(duì)，檢查道具的數(shù)量、質(zhì)量、完好程度等情況。2.如發(fā)現(xiàn)道具有損壞或丟失等情況，領(lǐng)用人員應(yīng)說(shuō)明原因，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在道具回收登記表上記錄回收時(shí)間、回收單號(hào)、道具名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、損壞情況、賠償情況等信息。3.道具管理部門(mén)應(yīng)對(duì)回收的道具進(jìn)行清理和檢查，對(duì)于可繼續(xù)使用的道具，應(yīng)進(jìn)行整理和入庫(kù)；對(duì)于損壞無(wú)法修復(fù)的道具，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。七、道具盤(pán)點(diǎn)與清查（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃1.道具管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)活動(dòng)道具進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為[X]月/季/年。盤(pán)點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員分工等內(nèi)容。2.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門(mén)和人員，確保盤(pán)點(diǎn)工作的順利進(jìn)行。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)采用實(shí)地盤(pán)點(diǎn)的方法，對(duì)道具的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等進(jìn)行逐一核對(duì)。盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)表，記錄實(shí)際盤(pán)點(diǎn)情況。2.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告。盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告應(yīng)包括差異的道具名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、差異原因、處理建議等內(nèi)容。（三）清查處理1.道具管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告，對(duì)差異原因進(jìn)行分析和調(diào)查。如因人為原因?qū)е碌谰邅G失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；如因管理不善導(dǎo)致賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)調(diào)整道具臺(tái)賬，并完善相關(guān)管理制度。2.盤(pán)點(diǎn)工作結(jié)束后，道具管理部門(mén)應(yīng)撰寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤(pán)點(diǎn)工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告應(yīng)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。八、道具報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.道具因使用年限過(guò)長(zhǎng)、損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)、技術(shù)淘汰等原因，已失去使用價(jià)值的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.道具雖未達(dá)到報(bào)廢年限，但因特殊原因，如活動(dòng)變更、場(chǎng)地調(diào)整等，不再需要使用且無(wú)其他用途的，也可申請(qǐng)報(bào)廢。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門(mén)或道具管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)道具符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)道具報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明道具名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.道具報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人和道具管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報(bào)廢處置1.道具報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，道具管理部門(mén)應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置相關(guān)規(guī)定，對(duì)報(bào)廢道具進(jìn)行處置。報(bào)廢道具的處置方式包括變賣(mài)、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷(xiāo)毀等。2.對(duì)于有一定價(jià)值的報(bào)廢道具，可通過(guò)公開(kāi)拍賣(mài)、招標(biāo)等方式進(jìn)行變賣(mài)，變賣(mài)收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)。3.對(duì)于不再具有使用價(jià)值且無(wú)法變賣(mài)的報(bào)廢道具，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢銷(xiāo)毀處理。報(bào)廢銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立道具管理監(jiān)督小組，由道具管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)活動(dòng)道具管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)道具管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括道具采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放、回收、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，