鄭州文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的各類文件管理。（三）文件定義本辦法所稱文件，是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司文件管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實行分級負(fù)責(zé)、歸口管理。2.準(zhǔn)確及時、安全保密原則。文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤、及時高效，并嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件安全。3.便于查詢、利用原則。文件管理應(yīng)便于查詢和利用，提高工作效率，為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)文件，如市場營銷方案、財務(wù)報表、技術(shù)方案、合同協(xié)議等。3.會議文件：公司各類會議形成的文件，如會議紀(jì)要、議程、決議等。4.人事文件：有關(guān)員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等方面的文件。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如宣傳資料、活動方案等。（二）文件編號1.公司文件編號采用統(tǒng)一格式，由公司代碼、年份、文件類別代碼、順序號組成。2.公司代碼：[具體公司代碼]3.年份：文件形成年份的后兩位數(shù)字，如“22”表示2022年。4.文件類別代碼：按照上述文件分類，分別用“XZ”（行政文件）、“YW”（業(yè)務(wù)文件）、“HY”（會議文件）、“RS”（人事文件）、“QT”（其他文件）表示。5.順序號：按照文件形成的先后順序，從001開始依次編號。例如：公司2022年第5號行政文件編號為：[公司代碼]22XZ005三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要，明確文件主題、目的、內(nèi)容和要求，確保文件表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言簡潔。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，并征求相關(guān)部門意見。3.起草人應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、事實清楚，并注明文件的密級、緊急程度等。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審核，提出修改意見并簽字確認(rèn)。2.重要文件或涉及多個部門的文件，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對文件進(jìn)行審核把關(guān)，必要時組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。3.審核通過的文件，由審核人簽字確認(rèn)，并注明審核意見和日期。四、文件印發(fā)（一）印發(fā)流程1.文件經(jīng)審核通過后，由起草部門將文件電子版及紙質(zhì)版一并提交至公司辦公室。2.公司辦公室對文件進(jìn)行格式排版、編號登記等處理后，按照規(guī)定的印發(fā)范圍進(jìn)行印發(fā)。3.對于需要蓋章的文件，由公司辦公室統(tǒng)一加蓋公司印章，并做好蓋章登記。（二）印發(fā)范圍文件印發(fā)范圍應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，嚴(yán)格控制印發(fā)份數(shù)。一般情況下，文件印發(fā)至公司總部各部門、各分支機構(gòu)、子公司負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。（三）文件存檔1.文件印發(fā)后，公司辦公室應(yīng)及時將文件電子版和紙質(zhì)版進(jìn)行存檔。紙質(zhì)文件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理、裝訂成冊，并存放于專門的檔案柜中。2.電子文件應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲，確保文件的安全性和可查詢性。五、文件傳遞與簽收（一）傳遞方式1.文件傳遞應(yīng)根據(jù)文件的緊急程度和重要性選擇合適的傳遞方式，確保文件及時、準(zhǔn)確送達(dá)。2.對于緊急文件，可采用專人送達(dá)、傳真、電子郵件等方式傳遞；對于一般文件，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵寄等方式傳遞。（二）簽收登記1.文件接收人收到文件后，應(yīng)及時進(jìn)行簽收登記。簽收登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、份數(shù)、送達(dá)時間、接收人等。2.對于重要文件或密級文件，接收人應(yīng)在簽收后立即交部門負(fù)責(zé)人或指定人員，并做好交接記錄。六、文件保管與借閱（一）保管1.公司辦公室負(fù)責(zé)建立健全文件保管制度，明確文件保管責(zé)任人和保管場所，確保文件安全。2.文件保管應(yīng)按照分類、編號順序進(jìn)行存放，便于查詢和利用。同時，應(yīng)定期對文件進(jìn)行清理和核對，確保文件的完整性。3.對于電子文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲于不同的介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱時間、借閱用途等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到公司辦公室辦理借閱手續(xù)。2.公司辦公室應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并將文件交借閱人簽收。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或丟失。如需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.文件借閱期限一般不得超過[具體期限]，到期后應(yīng)及時歸還。歸還時，公司辦公室應(yīng)對文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、文件保密與銷毀（一）保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要文件予以保密。2.文件在傳遞、保管、使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。對于密級文件，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行傳閱、使用和保管。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自將公司文件帶離公司或泄露給外部人員。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由文件保管部門填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)文件，可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；對于電子文件，可采用格式化、刪除等方式銷毀。3.文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。八、文件信息化管理（一）建立文件管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立完善的文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化起草、審核、印發(fā)、傳遞、存儲、查詢等功能，提高文件管理工作效率和信息化水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.文件管理系統(tǒng)應(yīng)及時錄入文件的基本信息、起草人、審核人、印發(fā)時間、印發(fā)范圍等內(nèi)容，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，清理過期或無效文件，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息安全管理1.加強文件管理系統(tǒng)的信息安全管理，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止文件數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。2.定期對文件管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。同時，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公司文件管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保文件管理各項制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況，以及文件管理系統(tǒng)的運行情況。（二）考核評價1.將文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的文件管理工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括文件質(zhì)量、工作效率、保密工作、信息