FoD信息管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司FoD信息管理，規(guī)范FoD信息的收集、存儲(chǔ)、使用、共享和保護(hù)等行為，確保公司信息資產(chǎn)的安全與有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及FoD信息管理的部門、崗位及人員，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、人力資源等部門。（三）定義1.FoD信息：指公司在業(yè)務(wù)運(yùn)營過程中產(chǎn)生、獲取、使用或存儲(chǔ)的各類數(shù)據(jù)、文件、記錄、報(bào)告等信息，包括但不限于客戶信息、產(chǎn)品信息、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)情報(bào)等。2.信息收集：指從內(nèi)部或外部渠道獲取FoD信息的過程。3.信息存儲(chǔ)：指將FoD信息以電子或紙質(zhì)形式保存的行為。4.信息使用：指為實(shí)現(xiàn)公司業(yè)務(wù)目標(biāo)而對(duì)FoD信息進(jìn)行的查詢、分析、處理、加工等操作。5.信息共享：指將FoD信息在公司內(nèi)部不同部門、崗位或與外部合作伙伴之間進(jìn)行傳遞和交流的行為。6.信息保護(hù)：指采取技術(shù)和管理措施，防止FoD信息被泄露、篡改、丟失或未經(jīng)授權(quán)訪問的過程。（四）管理原則1.合法性原則：FoD信息管理活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的合法收集、使用和保護(hù)。2.安全性原則：建立健全信息安全管理制度，采取有效的技術(shù)和管理措施，保障FoD信息的保密性、完整性和可用性。3.準(zhǔn)確性原則：確保FoD信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免虛假或誤導(dǎo)性信息的產(chǎn)生和傳播。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、處理和更新FoD信息，保證信息的時(shí)效性，為公司決策提供有力支持。5.最小化原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，盡量減少FoD信息的收集、存儲(chǔ)和使用范圍，避免不必要的信息冗余和風(fēng)險(xiǎn)。二、信息收集（一）收集渠道1.內(nèi)部渠道業(yè)務(wù)部門在日常工作中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、文件和記錄，如銷售訂單、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。公司內(nèi)部信息系統(tǒng)自動(dòng)生成的數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。員工通過工作匯報(bào)、會(huì)議記錄、內(nèi)部溝通工具等方式提供的信息。2.外部渠道客戶反饋、市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)報(bào)告等獲取的市場(chǎng)信息。合作伙伴提供的合作項(xiàng)目相關(guān)信息，如供應(yīng)商資料、合作協(xié)議等。政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、新聞媒體等發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)趨勢(shì)等信息。（二）收集要求1.明確信息需求：各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)和工作需要，確定所需收集的FoD信息內(nèi)容、格式和頻率，并填寫《FoD信息收集申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至信息管理部門。2.規(guī)范收集流程：信息管理部門對(duì)各部門提交的《FoD信息收集申請(qǐng)表》進(jìn)行匯總和整理，制定詳細(xì)的信息收集計(jì)劃，并明確收集責(zé)任人、收集時(shí)間和收集方式。收集責(zé)任人應(yīng)按照收集計(jì)劃及時(shí)、準(zhǔn)確地收集所需信息，并確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.合法合規(guī)收集：在收集FoD信息時(shí)，應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要的原則，明確告知信息提供者收集信息的目的、范圍和方式，并獲得信息提供者的同意。對(duì)于涉及個(gè)人隱私或敏感信息的收集，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，履行必要的審批手續(xù)。（三）信息錄入與整理1.及時(shí)錄入：收集到的FoD信息應(yīng)及時(shí)錄入公司信息系統(tǒng)或相關(guān)數(shù)據(jù)庫，確保信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。信息錄入人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行錄入，避免數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤。2.分類整理：信息管理部門應(yīng)定期對(duì)錄入的FoD信息進(jìn)行分類整理，建立完善的信息目錄和索引，便于信息的查詢和使用。對(duì)于紙質(zhì)信息，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂和歸檔，妥善保存。3.數(shù)據(jù)清洗與校驗(yàn)：對(duì)錄入的FoD信息進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗和校驗(yàn)，去除重復(fù)、錯(cuò)誤或不完整的數(shù)據(jù)，確保信息的質(zhì)量。數(shù)據(jù)清洗和校驗(yàn)工作應(yīng)定期進(jìn)行，建立相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制。三、信息存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)公司應(yīng)建立完善的信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，包括服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫等，用于存儲(chǔ)各類FoD信息。信息存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、容災(zāi)等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。根據(jù)信息的重要性和訪問頻率，對(duì)FoD信息進(jìn)行分級(jí)存儲(chǔ)，如核心數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在高性能存儲(chǔ)設(shè)備上，一般數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在普通存儲(chǔ)設(shè)備上。定期對(duì)電子存儲(chǔ)的FoD信息進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、磁盤陣列備份、云備份等，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的地理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)對(duì)于重要的紙質(zhì)FoD信息，如合同、協(xié)議、報(bào)告等，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂和歸檔，存放在專門的檔案柜或檔案室中。建立紙質(zhì)檔案管理制度，明確檔案的借閱、歸還、查閱等流程，確保紙質(zhì)檔案的安全和完整。（二）存儲(chǔ)安全1.訪問控制：對(duì)信息存儲(chǔ)系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的FoD信息。根據(jù)人員的工作職責(zé)和權(quán)限，分配不同級(jí)別的訪問權(quán)限，如只讀、讀寫、修改等。2.數(shù)據(jù)加密：對(duì)存儲(chǔ)的敏感FoD信息進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的保密性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求，定期更換加密密鑰。3.安全審計(jì)：建立信息存儲(chǔ)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)信息存儲(chǔ)系統(tǒng)的訪問行為、操作記錄等進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)控。審計(jì)記錄應(yīng)保存一定期限，以便在發(fā)生安全事件時(shí)進(jìn)行追溯和調(diào)查。4.環(huán)境安全：確保信息存儲(chǔ)場(chǎng)所的物理安全，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，配備必要的消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，保障信息存儲(chǔ)環(huán)境的安全穩(wěn)定。（三）存儲(chǔ)期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)需求，確定各類FoD信息的存儲(chǔ)期限。一般情況下，重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)期限不少于[X]年，普通業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)期限不少于[X]年。2.對(duì)于超過存儲(chǔ)期限的FoD信息，應(yīng)按照公司的檔案管理制度進(jìn)行銷毀或歸檔處理。銷毀信息時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式，確保信息無法恢復(fù)。四、信息使用（一）使用權(quán)限1.根據(jù)人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，明確不同人員對(duì)FoD信息的使用權(quán)限。使用權(quán)限分為查詢、分析、處理、修改、刪除等，確保信息的使用在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行。2.對(duì)于涉及公司核心機(jī)密或敏感信息的使用，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批流程，經(jīng)公司高層管理人員批準(zhǔn)后方可使用。（二）使用流程1.提出申請(qǐng)：使用FoD信息的人員應(yīng)填寫《FoD信息使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、信息內(nèi)容、使用方式等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后提交至信息管理部門。2.審批：信息管理部門對(duì)《FoD信息使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要信息或高風(fēng)險(xiǎn)使用的申請(qǐng)，應(yīng)提交公司信息安全管理委員會(huì)進(jìn)行審批。審批通過后，信息管理部門為申請(qǐng)人開通相應(yīng)的信息使用權(quán)限。3.使用操作：申請(qǐng)人在獲得信息使用權(quán)限后，應(yīng)按照規(guī)定的使用方式和流程進(jìn)行信息使用操作，不得擅自更改信息內(nèi)容或超出授權(quán)范圍使用信息。使用過程中應(yīng)注意保護(hù)信息的安全，避免信息泄露或損壞。4.記錄與審計(jì)：信息管理部門應(yīng)對(duì)FoD信息的使用情況進(jìn)行記錄，包括使用人員、使用時(shí)間、使用內(nèi)容、使用目的等。定期對(duì)信息使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)使用信息的行為。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.鼓勵(lì)各部門利用FoD信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘，為公司決策提供支持。信息管理部門應(yīng)提供數(shù)據(jù)分析工具和技術(shù)支持，幫助各部門提高數(shù)據(jù)分析能力。2.建立數(shù)據(jù)分析報(bào)告制度，各部門應(yīng)定期對(duì)數(shù)據(jù)分析結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和報(bào)告，提出針對(duì)性的建議和措施。數(shù)據(jù)分析報(bào)告應(yīng)提交給公司管理層和相關(guān)部門，作為公司決策的重要依據(jù)。五、信息共享（一）共享原則1.合法合規(guī)原則：信息共享必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保共享信息的合法性和合規(guī)性。2.必要性原則：信息共享應(yīng)基于業(yè)務(wù)需要，確保共享信息是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)所必需的，避免不必要的信息共享。3.授權(quán)審批原則：信息共享應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)審批流程，確保共享信息得到相關(guān)部門和人員的同意。4.安全保密原則：在信息共享過程中，應(yīng)采取必要的安全保密措施，確保共享信息的安全性和保密性，防止信息泄露。（二）共享范圍1.內(nèi)部共享公司內(nèi)部不同部門之間因業(yè)務(wù)協(xié)作需要進(jìn)行的信息共享，如銷售部門與生產(chǎn)部門共享訂單信息、研發(fā)部門與質(zhì)量部門共享產(chǎn)品技術(shù)信息等。公司內(nèi)部不同層級(jí)之間的信息共享，如管理層與基層員工之間共享公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)目標(biāo)等信息。2.外部共享與合作伙伴之間因合作項(xiàng)目需要進(jìn)行的信息共享，如與供應(yīng)商共享采購訂單信息、與客戶共享產(chǎn)品使用說明等。根據(jù)法律法規(guī)要求或政府部門的監(jiān)管需要，向外部機(jī)構(gòu)提供必要的FoD信息，如向稅務(wù)部門提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、向行業(yè)主管部門提供行業(yè)統(tǒng)計(jì)信息等。（三）共享流程1.提出共享申請(qǐng)：信息共享需求部門應(yīng)填寫《FoD信息共享申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明共享信息的內(nèi)容、共享對(duì)象、共享目的、共享期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至信息管理部門。2.審批：信息管理部門對(duì)《FoD信息共享申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，評(píng)估共享信息的安全性和合規(guī)性。對(duì)于涉及重要信息或高風(fēng)險(xiǎn)共享的申請(qǐng)，應(yīng)提交公司信息安全管理委員會(huì)進(jìn)行審批。審批通過后，信息管理部門與共享對(duì)象簽訂信息共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.信息共享：信息管理部門按照信息共享協(xié)議的要求，將共享信息提供給共享對(duì)象。共享信息應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行傳輸，如加密傳輸、專人送達(dá)等。4.跟蹤與監(jiān)督：信息管理部門應(yīng)對(duì)信息共享情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保共享信息得到妥善使用和保護(hù)。定期對(duì)共享信息的使用情況進(jìn)行評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、信息保護(hù)（一）安全策略1.制定完善的信息安全策略，明確信息保護(hù)的目標(biāo)、原則、措施和流程。信息安全策略應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和更新，確保其有效性和適應(yīng)性。2.建立信息安全管理體系，包括安全管理制度、安全組織架構(gòu)、安全技術(shù)措施等，確保信息保護(hù)工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。（二）技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件、加密技術(shù)等，對(duì)FoD信息進(jìn)行保護(hù)。定期對(duì)信息安全技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全配置管理，設(shè)置強(qiáng)密碼策略、定期更換密碼、限制登錄次數(shù)等，防止非法用戶入侵信息系統(tǒng)。（三）人員管理1.加強(qiáng)員工的信息安全意識(shí)培訓(xùn)，提高員工對(duì)信息保護(hù)的重視程度和技能水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括信息安全法律法規(guī)、信息保護(hù)基本知識(shí)、信息安全操作規(guī)范等。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息保護(hù)方面的權(quán)利和義務(wù)。對(duì)違反保密協(xié)議的員工，依法追究其法律責(zé)任。3.對(duì)涉及FoD信息管理的人員進(jìn)行背景審查和權(quán)限管理，確保人員具備必要的專業(yè)知識(shí)和技能，避免因人員失誤或違規(guī)行為導(dǎo)致信息泄露。（四）應(yīng)急處理1.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確信息安全事件的應(yīng)急響應(yīng)流程、責(zé)任分工、處置措施等。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生信息安全事件時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處理。2.建立信息安全事件報(bào)告機(jī)制，一旦發(fā)生信息安全事件，相關(guān)人員應(yīng)立即向信息管理部門報(bào)告。信息管理部門應(yīng)及時(shí)組織力量進(jìn)行調(diào)查和處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報(bào)告事件情況。3.對(duì)信息安全事件進(jìn)行總結(jié)和分析，查找事件原因，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似事件再次發(fā)生。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.信息管理部門定期對(duì)公司各部門的FoD信息管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括信息收集、存儲(chǔ)、使用、共享、保護(hù)等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和安全性。2.采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)各部門的FoD信息管理工作進(jìn)行全面評(píng)估。檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，及時(shí)反饋給被檢查部門，并要求其限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立FoD信息管理考核評(píng)價(jià)體系，對(duì)各部門和相關(guān)人員的FoD信息