六安市檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強六安市檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于六安市行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動。（三）基本原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）管理職責(zé)1.市檔案行政管理部門主管全市檔案工作，對全市檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。2.縣（區(qū)）檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作，業(yè)務(wù)上受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.各單位負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案機構(gòu)與人員（一）檔案機構(gòu)設(shè)置1.機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案工作機構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本單位檔案工作。2.檔案工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整的，應(yīng)當(dāng)報同級檔案行政管理部門備案。（二）檔案工作人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。4.參與本單位重大活動和重要項目文件材料的收集、整理和歸檔工作。5.定期向同級檔案行政管理部門報送檔案工作情況。（三）檔案工作人員要求1.檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識和技能，經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.單位應(yīng)當(dāng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.單位內(nèi)部各部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向本單位檔案工作機構(gòu)移交。（二）檔案的收集范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。2.本單位工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。3.本單位需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料，下級機關(guān)報送的重要文件材料。4.其他對本單位具有保存價值的文件材料。（三）檔案的整理要求1.檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.整理歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，按照規(guī)定的分類方法和編號要求進(jìn)行整理和編目。四、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施1.單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置專用的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等要求。2.檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)當(dāng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案的保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況，確定檔案的保管期限，并按照規(guī)定進(jìn)行定期鑒定。（三）檔案的安全管理1.單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備、設(shè)施的安全管理，確保檔案安全。2.檔案工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。3.單位應(yīng)當(dāng)定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級主管部門和檔案行政管理部門報告。五、檔案的利用（一）利用范圍與方式1.單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，向社會開放檔案，為社會各方面利用檔案提供便利。2.單位內(nèi)部人員查閱、利用檔案，應(yīng)當(dāng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案工作機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。3.外單位人員查閱、利用檔案，應(yīng)當(dāng)持有單位介紹信，經(jīng)檔案工作機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用審批與登記1.查閱、利用重要檔案和涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案利用者應(yīng)當(dāng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、拍攝、公布檔案內(nèi)容。3.檔案工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。（三）檔案的公布與傳播1.單位公布檔案應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)檔案行政管理部門批準(zhǔn)，不得擅自公布屬于國家所有的檔案。2.單位向社會公布檔案，可以通過舉辦展覽、編印資料、媒體報道等形式進(jìn)行，但應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。六、檔案的信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃與建設(shè)1.單位應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，同步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺、互聯(lián)互通、資源共享的原則，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。（二）電子檔案管理1.單位應(yīng)當(dāng)加強電子檔案的管理，建立健全電子檔案管理制度，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全。2.電子檔案應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、存儲、保管和利用，實行電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。3.電子檔案應(yīng)當(dāng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案信息資源共享1.單位應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息資源共享，建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和資源共享。2.檔案信息共享平臺應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體與職責(zé)1.檔案行政管理部門依法對本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查職責(zé)包括：對檔案法律法規(guī)和方針政策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；對檔案工作機構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度建設(shè)等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；對檔案信息化建設(shè)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查方式與程序1.檔案行政管理部門可以采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式對單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查人員在進(jìn)行監(jiān)督檢查時，應(yīng)當(dāng)出示有效證件，遵守有關(guān)規(guī)定，不得妨礙被檢查單位的正常工作。3.檔案行政管理部門對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)當(dāng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令被檢查單位限期整改。被檢查單位應(yīng)當(dāng)按照要求進(jìn)行整改，并將整改情況及時報告檔案行政管理部門。（三）法律責(zé)任1.違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：（1）未按照規(guī)定設(shè)立檔案工作機構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員的；（2）未按照規(guī)定收集、整理、保管、利用檔案的；（3）未按照規(guī)定進(jìn)行檔案鑒定、統(tǒng)計的；（4）擅自銷毀、涂改、偽造檔案的；（5）未按照規(guī)定向社會開放