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文檔簡介
股份公司辦公室管理制度一、總則(一)目的為加強股份公司辦公室管理,提高工作效率,確保各項工作的規(guī)范化、標準化和科學化,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于股份公司辦公室全體工作人員,以及與辦公室業(yè)務相關的其他部門和人員。(三)基本原則1.合法性原則:本制度的制定嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準,確保各項規(guī)定合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則:明確各崗位的職責和工作流程,規(guī)范工作行為,提高工作質量。3.效率性原則:優(yōu)化工作流程,減少不必要的環(huán)節(jié),提高工作效率,確保各項工作及時、準確完成。4.服務性原則:辦公室工作以服務公司領導、各部門和全體員工為宗旨,樹立良好的服務意識,提供優(yōu)質、高效的服務。二、組織架構與職責(一)辦公室組織架構辦公室設主任一名,副主任若干名,下設行政、文秘、檔案、后勤等崗位。(二)各崗位職責1.辦公室主任職責全面負責辦公室的日常管理工作,制定辦公室工作計劃和目標,并組織實施。協(xié)調辦公室與公司其他部門之間的工作關系,確保各項工作順利開展。負責公司重要文件、會議的組織和協(xié)調工作,傳達公司領導的指示和決策。審核辦公室各類文件和報告,確保文件質量和工作匯報的準確性。負責辦公室人員的考核、培訓和發(fā)展工作,提高辦公室整體工作水平。2.行政崗位職責負責公司行政事務的管理,包括辦公用品采購、固定資產管理、車輛調度等。制定和完善行政管理制度,規(guī)范行政工作流程,提高行政工作效率。組織公司各類會議和活動,負責會議的籌備、安排和記錄工作。負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理,營造良好的辦公環(huán)境。協(xié)助公司領導做好對外接待工作,安排接待事宜,維護公司形象。3.文秘崗位職責負責公司文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作,確保文件格式規(guī)范、內容準確。做好公司各類會議的記錄工作,整理會議紀要,及時傳達會議精神。負責公司印章的管理和使用,嚴格按照規(guī)定程序進行用印審批。協(xié)助公司領導處理日常公文往來,及時回復各類文件和信函。負責公司信息的收集、整理和報送工作,為公司領導決策提供參考依據。4.檔案崗位職責負責公司檔案的收集、整理、歸檔和保管工作,確保檔案資料的完整性和安全性。建立健全公司檔案管理制度,規(guī)范檔案管理流程,提高檔案管理水平。按照規(guī)定為公司各部門和人員提供檔案查閱服務,做好檔案借閱登記和歸還工作。定期對公司檔案進行清理和鑒定,做好檔案的銷毀工作,確保檔案信息的時效性。5.后勤崗位職責負責公司后勤保障工作,包括食堂管理、宿舍管理、水電維修等。制定和完善后勤管理制度,加強后勤服務人員的管理,提高后勤服務質量。做好公司各類設施設備的維護和保養(yǎng)工作,確保設施設備正常運行。負責公司安全保衛(wèi)工作,制定安全保衛(wèi)制度,加強安全防范措施,確保公司財產和人員安全。三、工作流程與規(guī)范(一)文件管理流程1.文件起草:各部門根據工作需要起草文件,文件內容應符合公司相關規(guī)定和政策要求,語言表達準確、簡潔。2.文件審核:起草完成的文件由部門負責人審核后,提交辦公室文秘崗位進行審核。文秘崗位重點審核文件格式、內容準確性、邏輯嚴謹性等方面,提出修改意見。3.文件印發(fā):審核通過的文件由辦公室主任簽發(fā)后,交文印室印發(fā)。文印室按照規(guī)定格式和份數進行打印、裝訂,并做好文件發(fā)放登記工作。4.文件歸檔:文件印發(fā)后,文秘崗位及時將文件原稿和印發(fā)件整理歸檔,按照檔案管理要求進行分類存放,便于查閱和保管。(二)會議管理流程1.會議籌備:根據會議主題和參會人員范圍,由辦公室行政崗位負責會議籌備工作。包括確定會議時間、地點、議程、參會人員名單等,準備會議所需的資料、設備和場地布置等。2.會議通知:行政崗位提前將會議通知發(fā)送給參會人員,明確會議時間、地點、議程和相關要求,確保參會人員按時參加會議。3.會議組織:會議期間,行政崗位負責會議的組織和服務工作,包括簽到、茶水供應、會議記錄等。文秘崗位負責做好會議記錄,整理會議紀要。4.會議紀要:會議結束后,文秘崗位及時整理會議紀要,經辦公室主任審核后,發(fā)送給參會人員和相關部門,并跟蹤會議決議的執(zhí)行情況。(三)辦公用品管理流程1.需求申報:各部門根據工作需要,每月定期向辦公室行政崗位申報辦公用品需求計劃,注明辦公用品名稱、規(guī)格、數量等信息。2.采購審批:行政崗位對各部門申報的辦公用品需求計劃進行匯總和審核,根據庫存情況提出采購建議,報辦公室主任審批。3.采購執(zhí)行:經審批同意后,行政崗位負責辦公用品的采購工作。選擇合格的供應商,按照采購流程進行采購,確保辦公用品的質量和價格合理。4.入庫管理:采購回來的辦公用品由行政崗位負責驗收和入庫,填寫入庫單,注明辦公用品名稱、規(guī)格、數量、供應商等信息,并按照規(guī)定存放。5.領用發(fā)放:各部門根據實際工作需要,到辦公室行政崗位領用辦公用品。行政崗位按照規(guī)定進行發(fā)放登記,確保辦公用品的領用規(guī)范、合理。(四)檔案管理流程1.檔案收集:各部門在工作過程中形成的各類文件、資料、報表等應及時整理,定期移交辦公室檔案崗位進行歸檔。2.檔案整理:檔案崗位對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作,確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案歸檔:整理好的檔案按照檔案管理制度進行歸檔存放,建立檔案目錄索引,便于查閱和檢索。4.檔案查閱:公司內部人員因工作需要查閱檔案時,需填寫檔案查閱申請表,經部門負責人和辦公室主任審批后,到檔案崗位查閱。檔案崗位做好查閱登記工作,確保檔案資料的安全。5.檔案借閱:因特殊情況需要借閱檔案的,需填寫檔案借閱申請表,經公司領導審批后,辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日,借閱人應按時歸還檔案,如遇特殊情況需要延期,應提前辦理續(xù)借手續(xù)。四、工作紀律與考核(一)工作紀律1.遵守公司的各項規(guī)章制度,按時上下班,不得遲到、早退、曠工。2.嚴格遵守工作流程和規(guī)范,認真履行崗位職責,確保工作質量和效率。3.保守公司機密,不得泄露公司的商業(yè)秘密、技術秘密和其他敏感信息。4.工作時間內不得從事與工作無關的事情,如玩游戲、聊天、瀏覽無關網站等。5.服從工作安排,積極配合其他部門和人員的工作,不得推諉、扯皮。(二)考核制度1.辦公室定期對工作人員的工作表現進行考核,考核內容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、團隊協(xié)作等方面。2.考核方式采用自評、上級評價和同事評價相結合的方式,確保考核結果客觀、公正。3.根據考核結
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