影視公司場務培訓檔案制度

一、總則1.目的本制度旨在建立和完善影視公司務務檔案管理體系，規(guī)范務務檔案的收集、整理、保管、利用等工作流程，確保務務檔案的完整性、準確性和安全性，為公司的影視制作、運營管理及發(fā)展提供有力的信息支持和歷史記錄依據，同時也符合相關法律法規(guī)對檔案管理的要求。2.適用范圍本制度適用于影視公司全體員工以及涉及務務檔案相關工作的客戶。3.企業(yè)文化融入公司秉持創(chuàng)新、協作、卓越的企業(yè)文化，務務檔案管理工作應體現這一文化理念。鼓勵員工積極參與檔案管理工作，通過創(chuàng)新方式提高檔案管理效率；在檔案管理過程中加強各部門協作，共同推動檔案工作的順利開展；追求檔案管理工作的卓越品質，確保檔案信息的高質量。4.設計理念以高效、便捷、安全為設計理念。檔案管理流程設計應便于員工操作，提高工作效率；建立便捷的檔案檢索和利用機制，滿足公司各部門對檔案信息的需求；采用先進的技術手段和管理措施，保障檔案信息的安全存儲和保密。二、組織架構與職責劃分1.檔案管理部門-作為公司務務檔案管理的核心部門，負責制定和完善務務檔案管理制度、流程和標準，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌公司務務檔案的收集、整理、分類、編目、數字化處理等工作，確保檔案的規(guī)范管理。-負責檔案庫房的管理，包括檔案的存儲、保管、安全防護等工作，定期對檔案進行盤點和清查。-提供檔案利用服務，為公司各部門及授權客戶提供檔案查閱、借閱等服務，并做好相關記錄。2.各業(yè)務部門-負責本部門務務檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的完整性和準確性。-按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。-在業(yè)務活動中，根據需要及時利用檔案信息，配合檔案管理部門做好檔案的利用和反饋工作。3.管理層-負責對務務檔案管理工作提供必要的資源支持，包括人力、物力和財力等方面。-審批檔案管理部門制定的重要制度、計劃和報告，對檔案管理工作的重大事項進行決策。三、管理流程1.檔案收集-各業(yè)務部門在日常工作中應及時收集與務務相關的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于拍攝計劃、場地租賃協議、道具清單、演員合同等。-收集的檔案應確保來源可靠、內容完整、格式規(guī)范。對于電子檔案，應保證其存儲格式的兼容性和可讀性。-定期（每月/每季度）將收集到的檔案進行初步整理，按照一定的分類標準進行分類，并填寫檔案移交清單，移交至檔案管理部門。2.檔案整理-檔案管理部門接收各業(yè)務部門移交的檔案后，進行再次審核和整理。對檔案的完整性、準確性進行檢查，對不符合要求的檔案及時退回相關部門補充或修正。-根據檔案的性質、來源、時間等因素，進行科學分類。例如，可按照影視項目名稱、檔案類型（合同類、策劃類、執(zhí)行類等）進行分類。-對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于檔案的檢索和查詢。3.檔案保管-檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。-檔案應按照分類和編目順序進行上架存儲，便于查找和管理。對于重要或易損檔案，應采取特殊的保管措施，如數字化備份、單獨存放等。-定期對檔案進行檢查和維護，如檢查檔案的存儲狀況、溫濕度記錄等，及時發(fā)現并處理檔案損壞、變質等問題。4.檔案利用-公司內部各部門因工作需要查閱或借閱檔案時，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息，經部門負責人審批后提交至檔案管理部門。-檔案管理部門根據申請進行審核，對于符合規(guī)定的申請，提供檔案查閱或借閱服務。查閱檔案應在指定地點進行，借閱檔案應按照規(guī)定的期限歸還。-對于涉及客戶的檔案利用需求，應在符合法律法規(guī)和公司保密規(guī)定的前提下，按照一定的審批流程進行處理，確?？蛻艉戏嘁娴玫奖Ｕ?。四、權利與義務1.員工權利-有權按照規(guī)定查閱和利用與工作相關的務務檔案，以支持業(yè)務工作的開展。-對檔案管理工作提出意見和建議，參與檔案管理流程的優(yōu)化和改進。-因工作需要可申請對檔案進行數字化處理或復制，以提高工作效率。2.員工義務-有義務按照制度要求及時收集、整理和移交本部門的務務檔案，確保檔案的完整性和準確性。-在利用檔案過程中，應遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。-對涉及公司機密的檔案信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。3.客戶權利-有權按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定，查閱和獲取與自身相關的務務檔案信息。-對檔案信息的真實性、完整性有疑問時，有權向公司提出核實和更正的要求。4.客戶義務-在查閱和利用檔案過程中，應遵守公司的檔案管理規(guī)定，不得進行非法或不當操作。-對因業(yè)務往來獲取的公司務務檔案信息承擔保密義務，不得泄露給第三方。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對各業(yè)務部門的檔案收集、整理和移交工作進行檢查和評估，確保檔案管理工作按照制度要求執(zhí)行。-內部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和安全性等，發(fā)現問題及時提出整改意見。-鼓勵員工和客戶對檔案管理工作中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報，公司對舉報信息進行核實和處理。2.獎勵機制-對在檔案管理工作中表現突出的部門或個人，如檔案收集及時、整理規(guī)范、利用效果顯著等，給予表彰和獎勵，包括但不限于獎金、榮譽證書等。-對檔案管理工作提出創(chuàng)新性建議并被采納，為公司帶來顯著效益的員工，給予相應的獎勵。3.懲罰機制-對違反檔案管理制度的部門或個人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。如因故意或重大過失導致檔案損壞、丟失、泄露等嚴重后果的，將依法追究相關責任。-對在檔案利用過程中違反規(guī)定，擅自涂改、轉借檔案等行為，給予嚴肅處理，造成損失的，責令賠償。六、附則1.制度解釋權本制度的解釋權歸影視公司檔案管理部門所有。2.制度修訂隨著公司業(yè)務發(fā)展和檔案管理工作的需要