教學設備采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司教學設備采購管理工作，確保采購的教學設備符合教學需求，保證設備質(zhì)量，提高資金使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類教學設備的采購活動，包括但不限于教學儀器、實驗設備、多媒體設備、辦公桌椅等與教學相關的設備及物資。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.需求導向原則：以教學實際需求為出發(fā)點，充分考慮教學大綱、課程設置、學生規(guī)模等因素，合理確定采購設備的種類、數(shù)量和規(guī)格。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、技術先進的設備，確保設備能夠滿足教學和科研工作的長期使用需求。4.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，保證所有潛在供應商享有平等的參與機會，杜絕不正當競爭行為。5.效益原則：在滿足教學需求的前提下，優(yōu)化采購成本，提高資金使用效益，實現(xiàn)資源的合理配置。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立教學設備采購領導小組，由公司主管教學的領導擔任組長，成員包括教學部門負責人、財務部門負責人、審計部門負責人等。其主要職責為：1.審議教學設備采購規(guī)劃和年度采購計劃。2.審批重大采購項目的采購方案、預算安排及采購合同。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門教學設備采購工作由[采購部門名稱]負責具體實施，其主要職責為：1.根據(jù)教學需求，編制采購計劃，組織采購項目的實施。2.收集、整理供應商信息，建立供應商庫，并進行動態(tài)管理。3.組織采購項目的招標、談判、詢價等采購活動，與供應商簽訂采購合同。4.負責采購項目的驗收工作，協(xié)調(diào)解決驗收過程中出現(xiàn)的問題。5.整理、歸檔采購項目相關資料，建立采購檔案。（三）需求部門各教學部門作為教學設備的需求部門，負責提出教學設備的具體需求，配合采購部門進行采購項目的技術參數(shù)論證、驗收等工作。其主要職責為：1.根據(jù)教學和科研工作的實際需要，制定本部門教學設備需求清單。2.參與采購項目的技術參數(shù)論證，提供專業(yè)意見和建議。3.協(xié)助采購部門進行采購項目的驗收工作，對設備的適用性和性能進行評價。（四）財務部門財務部門負責教學設備采購資金的預算管理、支付審核及財務核算等工作。其主要職責為：1.根據(jù)公司財務狀況和教學設備采購計劃，編制采購資金預算，并確保預算的合理安排。2.審核采購項目的費用支出，按照合同約定及時支付采購款項。3.對采購資金的使用情況進行監(jiān)督和核算，定期進行財務分析。（五）審計部門審計部門負責對教學設備采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、資金使用合理有效。其主要職責為：1.制定采購審計計劃，對采購項目進行定期或不定期審計。2.審查采購項目的采購程序、合同簽訂、資金支付等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。3.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、采購計劃管理（一）采購規(guī)劃制定公司應根據(jù)教學發(fā)展規(guī)劃和實際需求，制定教學設備采購規(guī)劃，明確采購工作的總體目標、指導原則、重點采購領域和實施步驟等。采購規(guī)劃應具有前瞻性和可操作性，為年度采購計劃的制定提供指導依據(jù)。（二）年度采購計劃編制各教學部門應于每年[具體時間]前，根據(jù)本部門教學和科研工作的實際需求，編制下一年度教學設備需求清單，并提交至采購部門。采購部門結合公司采購規(guī)劃和資金預算情況，對各部門的需求進行匯總、分析和審核，編制年度教學設備采購計劃。年度采購計劃應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容。（三）采購計劃調(diào)整年度采購計劃一經(jīng)批準，應嚴格執(zhí)行。如因教學需求變化、政策調(diào)整、市場供應等原因確需調(diào)整采購計劃的，需求部門應提出書面申請，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對教學工作的影響等。采購部門會同財務部門、審計部門對申請進行審核，并報采購領導小組批準后，方可進行調(diào)整。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標：適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。通過公開招標，能夠吸引眾多供應商參與競爭，確保采購到性價比最優(yōu)的設備。2.邀請招標：對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目，可以采用邀請招標方式。邀請招標應向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書。3.競爭性談判：符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式采購：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。詢價時應向三家以上供應商發(fā)出詢價通知書，對供應商的報價進行比較，確定成交供應商。（二）采購程序1.采購申請：需求部門根據(jù)教學實際需求，填寫《教學設備采購申請表》，詳細說明采購設備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術參數(shù)、預算金額、用途等內(nèi)容，并提交至采購部門。2.采購審批：采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行初審，核實需求的合理性和必要性。初審通過后，將采購申請?zhí)峤恢霖攧詹块T審核預算，再報采購領導小組審批。采購領導小組根據(jù)采購項目的性質(zhì)、金額等因素進行審批，批準后方可進入采購實施階段。3.采購實施招標采購：采購部門根據(jù)批準的采購申請，編制招標文件。招標文件應包括招標公告、投標人須知、技術規(guī)格、評標標準、合同條款等內(nèi)容。通過指定媒體發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。組織開標、評標活動，按照評標標準確定中標候選人，并發(fā)布中標公告。與中標供應商簽訂采購合同。邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購：采購部門根據(jù)采購項目的特點和需求，選擇合適的采購方式，并按照相應的程序進行操作。邀請招標應向特定供應商發(fā)出投標邀請書；競爭性談判應成立談判小組，與供應商進行談判；單一來源采購應與唯一供應商進行協(xié)商；詢價采購應向供應商發(fā)出詢價通知書，要求其報價。確定成交供應商后，簽訂采購合同。4.合同簽訂：采購合同應明確雙方的權利和義務，包括設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、售后服務等條款。采購合同簽訂后，不得擅自變更或解除。如因特殊原因需要變更或解除合同的，應經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。5.驗收：采購項目完成交貨后，采購部門應及時組織需求部門、使用單位等相關人員進行驗收。驗收應按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收方法進行，確保設備的數(shù)量、規(guī)格型號、性能指標等符合要求。驗收合格后，填寫《教學設備驗收報告》，作為支付貨款的依據(jù)。如驗收不合格，應及時與供應商溝通，要求其限期整改或退換貨。如供應商拒不履行義務，應依法追究其違約責任。6.付款：財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，按照公司財務管理制度的規(guī)定，辦理采購款項的支付手續(xù)。支付款項時，應嚴格審核發(fā)票等相關憑證，確保支付的真實性、合法性和準確性。五、供應商管理（一）供應商準入1.建立供應商準入制度，明確供應商的準入條件。供應商應具備合法經(jīng)營資格，具有良好的商業(yè)信譽和財務狀況，具備提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和服務的能力。2.采購部門負責收集供應商信息，對潛在供應商進行資格審查。審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況等。3.對于符合準入條件的供應商，采購部門將其納入供應商庫，并進行動態(tài)管理。（二）供應商評價與考核1.定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務等方面進行評價和考核。評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、用戶反饋等多種形式。2.根據(jù)評價和考核結果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作機會；對于存在問題的供應商，及時提出整改意見，督促其改進。如供應商整改后仍不符合要求，應將其從供應商庫中剔除。3.建立供應商激勵機制，對在產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務等方面表現(xiàn)突出的供應商給予適當?shù)莫剟?，如增加采購份額、延長付款期限等，以提高供應商的積極性和合作意愿。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對教學設備采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質(zhì)量風險、合同風險、資金風險等。2.針對識別出的風險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險：密切關注市場動態(tài)，及時了解設備價格波動、供應情況等信息，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場風險對采購成本和進度的影響。2.質(zhì)量風險：加強對供應商的質(zhì)量管控，嚴格審核供應商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量認證，在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，增加質(zhì)量保證金等約束措施，確保采購設備的質(zhì)量符合要求。3.合同風險：規(guī)范采購合同的簽訂和管理，加強合同條款的審核，明確雙方的權利和義務，避免合同糾紛。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。4.資金風險：合理安排采購資金預算，確保資金及時足額到位。加強資金支付管理，嚴格審核支付憑證，防范資金挪用和浪費風險。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應定期對教學設備采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否履行、資金使用是否合理等。2.財務部門應對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，