文件分類歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文件。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件由專門的部門或人員進(jìn)行集中管理，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類科學(xué)原則：根據(jù)文件的來源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類（一）行政文件1.公司紅頭文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知等。2.行政事務(wù)文件：如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等。3.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。（二）業(yè)務(wù)文件1.市場(chǎng)業(yè)務(wù)文件：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、客戶資料等。2.技術(shù)業(yè)務(wù)文件：技術(shù)研發(fā)報(bào)告、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。3.財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。（三）合同文件1.采購(gòu)合同：與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同。2.銷售合同：與客戶簽訂的銷售合同。3.其他合同：如租賃合同、服務(wù)合同等。（四）項(xiàng)目文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.項(xiàng)目實(shí)施文件：項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目成果文件等。（五）外來文件1.政府部門文件：國(guó)家和地方政府部門發(fā)布的與公司相關(guān)的政策法規(guī)、通知等。2.行業(yè)協(xié)會(huì)文件：行業(yè)協(xié)會(huì)發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信息等。3.合作伙伴文件：與合作伙伴簽訂的合作協(xié)議、往來函件等。三、文件編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則1.行政文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱][年份][文件類別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱]2023XZ001。2.業(yè)務(wù)文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱][年份][業(yè)務(wù)類別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱]2023YS001。3.合同文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱][年份][合同類別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱]2023HT001。4.項(xiàng)目文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱][年份][項(xiàng)目名稱代碼][順序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱]2023XM001。5.外來文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱][年份][外來文件類別代碼][順序號(hào)]，如[公司簡(jiǎn)稱]2023WL001。（二）文件類別代碼1.行政文件類別代碼：XZ2.業(yè)務(wù)文件類別代碼：YS3.合同文件類別代碼：HT4.項(xiàng)目文件類別代碼：XM5.外來文件類別代碼：WL（三）編號(hào)管理1.文件編號(hào)由專門的部門或人員負(fù)責(zé)編制，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.編號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意更改。如因特殊原因需要更改編號(hào)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并做好相關(guān)記錄。四、文件起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.文件格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，使用公司規(guī)定的模板或格式。3.文件起草人應(yīng)注明文件的起草日期、起草部門、起草人等信息。（二）審核流程1.一般文件由起草部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，涉及公司重大決策的文件由總經(jīng)理審核。2.文件審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件的內(nèi)容、格式、邏輯等方面，提出審核意見。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與起草人溝通修改。3.文件審核通過后，審核人應(yīng)簽署審核意見，并注明審核日期。五、文件發(fā)布（一）發(fā)布方式1.公司紅頭文件通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，同時(shí)印發(fā)紙質(zhì)文件存檔。2.行政事務(wù)文件、業(yè)務(wù)文件、合同文件、項(xiàng)目文件等可根據(jù)需要在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布或印發(fā)紙質(zhì)文件存檔。3.外來文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)接收、登記，并根據(jù)需要進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或存檔。（二）發(fā)布范圍1.公司紅頭文件面向公司全體員工發(fā)布。2.行政事務(wù)文件、業(yè)務(wù)文件、合同文件、項(xiàng)目文件等根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定發(fā)布范圍。3.外來文件根據(jù)文件性質(zhì)和公司要求確定發(fā)布范圍。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.公司與外部單位往來的重要文件，如合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件，如工作報(bào)告、技術(shù)成果等。（二）歸檔時(shí)間1.一般文件應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.重要文件應(yīng)及時(shí)歸檔，確保文件的時(shí)效性和完整性。3.項(xiàng)目文件應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行整理，編制歸檔目錄。3.電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)一致。七、文件保管（一）保管部門公司文件由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)保管。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保文件的安全。（三）保管期限1.公司文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的文件主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重大項(xiàng)目文件等。3.長(zhǎng)期保管的文件主要包括公司的一般性規(guī)章制度、業(yè)務(wù)文件、合同文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的文件主要包括公司的臨時(shí)性文件、一般性事務(wù)文件等，保管期限為[X]年。（四）文件借閱1.公司員工因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限和范圍提供文件借閱服務(wù)，并做好借閱記錄。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）文件歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理部門在收到歸還的文件后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。八、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效文件。3.涉及公司機(jī)密且已解密的文件。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的文件進(jìn)行清理，編制《文件銷毀清單》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的文件，應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。3.文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保文件銷毀徹底，并做好銷毀記錄。（三）銷毀記錄1.文件銷毀記錄應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。2.文件銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立文件管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.文件的起草、審核、發(fā)布、歸檔、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.文件編號(hào)是否規(guī)范、準(zhǔn)確，文件格式是否統(tǒng)一。3.文件的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性是否得到保證。（三）檢查頻率1.文件管理監(jiān)督小組定期對(duì)公司文件管理工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。2.對(duì)重要文件或重點(diǎn)部門，可根據(jù)需要進(jìn)行不定期檢查。（四）問題整改1.文件管理監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)《文件管理整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照《文件管理整改通知書》的要求，認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并按時(shí)完成整改任務(wù)。3.文件管理監(jiān)督小組對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，