醫(yī)院基建合同管理辦法一、引言醫(yī)院基建項目對于提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)能力、改善患者就醫(yī)環(huán)境至關(guān)重要。在基建項目實施過程中，合同管理是確保項目順利進(jìn)行、保障各方權(quán)益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了加強(qiáng)醫(yī)院基建合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于醫(yī)院所有基建工程項目涉及的各類合同，包括但不限于建筑工程施工合同、設(shè)備采購合同、監(jiān)理合同、設(shè)計合同等。三、合同管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及醫(yī)院內(nèi)部規(guī)定，確保合同的合法性、有效性。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則，明確各自的權(quán)利和義務(wù)，保障雙方的合法權(quán)益。3.誠實守信原則：合同各方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險防范原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險識別、評估和應(yīng)對，采取有效措施防范合同風(fēng)險，降低損失。四、合同管理流程合同簽訂前管理1.項目立項與審批醫(yī)院基建項目應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行立項審批，確保項目符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和相關(guān)政策要求。立項申請應(yīng)包括項目背景、建設(shè)內(nèi)容、投資估算、資金來源等詳細(xì)信息。2.合同承辦部門確定根據(jù)項目性質(zhì)和職責(zé)分工，確定合同承辦部門。合同承辦部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作。多個部門共同參與的項目，應(yīng)明確牽頭部門和各部門的職責(zé)分工。3.合同文本起草合同承辦部門應(yīng)根據(jù)項目實際情況，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，條款應(yīng)明確、具體、嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。4.合同審核合同承辦部門起草的合同文本應(yīng)提交醫(yī)院相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)包括法務(wù)部門、財務(wù)部門、審計部門等，各部門應(yīng)從專業(yè)角度對合同進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性；財務(wù)部門主要審核合同的價款、支付方式等財務(wù)條款；審計部門主要審核合同的造價、結(jié)算方式等審計條款。審核部門應(yīng)提出明確的審核意見，合同承辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善。5.合同談判合同承辦部門應(yīng)與合同對方進(jìn)行談判，就合同條款達(dá)成一致意見。談判過程中應(yīng)注意收集對方的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績等相關(guān)信息，確保對方具備履行合同的能力。談判結(jié)果應(yīng)形成談判記錄，由雙方代表簽字確認(rèn)。6.合同簽訂合同文本經(jīng)審核通過且談判達(dá)成一致意見后，由醫(yī)院法定代表人或其授權(quán)代表與合同對方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用醫(yī)院統(tǒng)一印制的合同文本，合同份數(shù)應(yīng)根據(jù)實際需要確定，確保雙方各執(zhí)一份，醫(yī)院相關(guān)部門留存一份。合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同副本送醫(yī)院相關(guān)部門備案。合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，向參與項目實施的人員詳細(xì)介紹合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求等。合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認(rèn)。2.履行跟蹤與監(jiān)督合同承辦部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同履行符合約定。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，合同承辦部門應(yīng)及時向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對。3.變更管理合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。合同變更涉及增加費(fèi)用、延長工期等重大事項的，應(yīng)按照醫(yī)院內(nèi)部規(guī)定的程序進(jìn)行審批。4.結(jié)算管理合同履行完畢后，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算應(yīng)按照合同約定的結(jié)算方式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。結(jié)算過程中，合同承辦部門應(yīng)收集相關(guān)的結(jié)算憑證，如發(fā)票、驗收報告、工程量清單等，作為結(jié)算的依據(jù)。結(jié)算完成后，合同承辦部門應(yīng)編制結(jié)算報告，經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門審核后，作為支付合同款項的依據(jù)。合同終止管理1.合同期滿終止合同約定的履行期限屆滿，雙方按照合同約定履行完畢各自的義務(wù)后，合同自然終止。合同承辦部門應(yīng)在合同期滿前，對合同履行情況進(jìn)行總結(jié)評估，為后續(xù)項目提供經(jīng)驗參考。2.提前終止合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、雙方協(xié)商一致等原因需要提前終止合同的，合同承辦部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商，并簽訂書面終止協(xié)議。終止協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，以及合同終止后的善后事宜。合同提前終止涉及的費(fèi)用結(jié)算、損失賠償?shù)葐栴}，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。合同檔案管理1.合同文件歸檔合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同文件的收集、整理、歸檔工作。合同文件應(yīng)包括合同文本、談判記錄、變更協(xié)議、結(jié)算報告、驗收報告等相關(guān)資料。合同檔案應(yīng)按照醫(yī)院檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.檔案保管與查閱醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作。合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照醫(yī)院檔案查閱的規(guī)定辦理審批手續(xù)。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。五、合同風(fēng)險防范1.風(fēng)險識別與評估合同承辦部門應(yīng)定期對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，分析風(fēng)險的可能性和影響程度。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)，包括法律風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、安全風(fēng)險等。2.風(fēng)險應(yīng)對措施根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于法律風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)合同審核，確保合同合法合規(guī)；對于財務(wù)風(fēng)險，應(yīng)嚴(yán)格控制合同價款支付，加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督；對于質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)工程質(zhì)量監(jiān)管，嚴(yán)格驗收標(biāo)準(zhǔn)；對于安全風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)施工現(xiàn)場安全管理，確保施工安全。建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險，采取有效措施進(jìn)行防范和化解。六、合同糾紛處理1.糾紛協(xié)商合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)首先與合同對方進(jìn)行協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商過程中應(yīng)保持冷靜、理智，尊重對方的意見和訴求。協(xié)商應(yīng)形成書面記錄，明確雙方的協(xié)商意見和解決方案。2.糾紛調(diào)解如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請第三方進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解應(yīng)遵循自愿、合法、公正的原則，確保糾紛得到妥善解決。調(diào)解達(dá)成協(xié)議的，雙方應(yīng)簽訂調(diào)解協(xié)議，作為解決糾紛的依據(jù)。3.仲裁或訴訟如調(diào)解不成，合同雙方可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，合同承辦部門應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)定期對合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性。監(jiān)督檢查應(yīng)形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價建立合同管理考核評價機(jī)制，對合同承辦部門和相關(guān)人