印章管理辦法生效時間一、引言印章在公司運營中扮演著至關重要的角色，它代表著公司的意志和權力，是各類文件、合同等具有法律效力的重要憑證。為了確保印章的使用規(guī)范、安全、有序，保障公司的合法權益，特制定本印章管理辦法。本辦法旨在明確印章的使用范圍、使用流程、保管責任等關鍵內容，希望大家認真學習并嚴格遵守，共同維護公司印章管理的嚴謹性和規(guī)范性。二、適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構以及所有以公司名義對外開展業(yè)務活動所涉及的印章管理。包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章以及其他各類業(yè)務專用章等。三、印章的種類及用途1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等，代表公司的整體意志和行為。2.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務合作協(xié)議等，明確合同的法律效力。3.財務專用章：主要用于公司財務結算、票據(jù)開具、資金收付等財務相關業(yè)務，保障財務工作的準確性和規(guī)范性。4.法定代表人章：在特定情況下，如辦理銀行開戶、重要文件簽署等，代表法定代表人行使職權。5.其他業(yè)務專用章：根據(jù)公司不同業(yè)務需求設立，如行政專用章、人事專用章、技術專用章等，用于相應業(yè)務領域的文件、證明等的蓋章確認。四、印章的刻制與啟用1.印章刻制需要刻制印章時，由使用部門提出書面申請，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司行政管理部門。行政管理部門對申請進行審核，確保符合公司業(yè)務需求和相關規(guī)定后，統(tǒng)一安排到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行刻制?？讨仆瓿珊螅姓芾聿块T應及時將印章領取并進行登記備案，記錄印章的名稱、規(guī)格、編號、刻制日期、領取人等信息。2.印章啟用新印章啟用前，行政管理部門應填寫《印章啟用申請表》，明確啟用日期、使用范圍、保管責任人等內容，并報公司領導審批。經(jīng)領導批準后，行政管理部門應將印章啟用的相關信息以正式文件形式通知公司各部門，并在公司內部辦公系統(tǒng)進行公告，確保全體員工知曉。印章啟用時，應在印章使用登記簿上進行首次蓋章登記，注明啟用日期、蓋章文件名稱等信息，作為印章使用記錄的起始點。五、印章的保管1.保管原則實行專人保管制度，確保每枚印章都有明確的保管責任人，避免印章保管混亂。印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，妥善保管印章，防止印章丟失、被盜用或濫用。印章保管應做到安全可靠，存放于專門的保險柜或安全的保管場所，確保印章存放環(huán)境安全，防止因自然災害、人為破壞等因素導致印章?lián)p壞或丟失。2.保管責任人職責負責印章的日常保管工作，確保印章隨時處于可使用狀態(tài)。嚴格按照印章使用流程進行用印操作，對每一次用印進行詳細登記，記錄用印日期、用印文件名稱、用印內容、用印份數(shù)、審批人等信息。定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、磨損等情況，應及時報告行政管理部門，并按照規(guī)定進行更換。未經(jīng)批準，不得擅自將印章轉借他人使用，不得私自攜帶印章外出。如因工作需要必須攜帶印章外出，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取必要的安全措施，確保印章安全。3.印章交接印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應提前辦理印章交接手續(xù)。交接時，由行政管理部門負責監(jiān)交，交接雙方應認真核對印章的數(shù)量、規(guī)格、完好情況等，并在《印章交接登記表》上簽字確認。交接完成后，原保管人員應將印章使用登記簿、相關文件資料等一并移交給新保管人員，確保印章管理工作的連續(xù)性和完整性。六、印章的使用1.使用流程申請：使用部門填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、用印內容、用印份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。審批：根據(jù)用印事項的重要程度和涉及范圍，按照公司內部審批權限進行審批。一般事項由部門負責人審批，重要事項需經(jīng)公司領導審批。用印：印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，仔細核對申請表內容與用印文件是否一致，確認無誤后，按照規(guī)定的用印位置和方式進行蓋章操作。登記：用印完成后，印章保管人員應在《印章使用登記簿》上進行詳細登記，記錄用印日期、用印文件名稱、用印內容、用印份數(shù)、審批人等信息。2.使用規(guī)范用印文件必須內容真實、合法、有效，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋印章。印章應加蓋在文件規(guī)定的蓋章位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。嚴禁在未經(jīng)審批的文件上加蓋印章，嚴禁超范圍、超權限使用印章。對于涉及重要合同、協(xié)議等文件的用印，應在蓋章前對文件內容進行再次審核，確保文件條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要立即用印，但無法按照正常審批流程進行審批時，印章保管人員應電話請示相關領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。對于異地用印的情況，可通過傳真、掃描等方式將用印文件傳輸至公司，經(jīng)審批后，由印章保管人員按照規(guī)定進行蓋章，并將蓋章后的文件通過郵寄等方式返回。七、印章的停用與銷毀1.印章停用因公司名稱變更、業(yè)務調整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并報公司領導審批。經(jīng)領導批準后，行政管理部門應及時將印章停用的相關信息以正式文件形式通知公司各部門，并在公司內部辦公系統(tǒng)進行公告。印章停用后，保管人員應立即停止使用該印章，并將印章妥善保管，不得隨意丟棄或私自處理。2.印章銷毀對于需要銷毀的印章，由行政管理部門統(tǒng)一組織實施銷毀工作。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細記錄印章名稱、規(guī)格、編號、銷毀原因等信息，并報公司領導審批。經(jīng)領導批準后，行政管理部門應安排專人負責印章銷毀工作，銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并確保印章被徹底銷毀，無法恢復使用。印章銷毀完成后，應在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并將銷毀登記表存檔備案。八、監(jiān)督與檢查1.公司行政管理部門負責定期對印章管理情況進行監(jiān)督檢查，確保印章管理工作符合本辦法規(guī)定。2.監(jiān)督檢查內容包括印章的保管情況、使用流程的執(zhí)行情況、登記記錄的完整性等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保印章管理工作規(guī)范、有序。九、違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.情節(jié)較輕的，給予批評教育、責令改正；情節(jié)嚴重的，將追究相關責任人的責任，包括