外包合同履約管理辦法一、引言在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中，外包業(yè)務(wù)已成為許多企業(yè)優(yōu)化資源配置、提升競(jìng)爭(zhēng)力的重要戰(zhàn)略選擇。外包合同作為企業(yè)與外部合作伙伴之間權(quán)利義務(wù)的明確約定，其順利履約對(duì)于保障企業(yè)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)至關(guān)重要。為了加強(qiáng)公司外包合同的履約管理，規(guī)范履約行為，提高履約效率，降低履約風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)公司外包業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有外包合同的履約管理，包括但不限于信息技術(shù)外包、業(yè)務(wù)流程外包、人力資源外包等各類外包項(xiàng)目。三、職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提出外包需求，明確外包服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、期限等要求，并參與外包合同的起草、評(píng)審工作。負(fù)責(zé)對(duì)外包供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)解決履約過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)監(jiān)督外包供應(yīng)商的履約情況，定期對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保外包服務(wù)符合合同要求。負(fù)責(zé)按照合同約定及時(shí)支付外包費(fèi)用。2.合同管理部門負(fù)責(zé)外包合同的統(tǒng)一歸口管理，審核合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司利益。負(fù)責(zé)建立外包合同臺(tái)賬，跟蹤合同履行情況，及時(shí)提醒業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員履行合同義務(wù)。負(fù)責(zé)組織合同糾紛的處理，參與制定解決方案，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核外包費(fèi)用的支付申請(qǐng)，確保支付依據(jù)充分、金額準(zhǔn)確。負(fù)責(zé)對(duì)外包費(fèi)用的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，防止出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)制定外包服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，參與外包項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保外包服務(wù)質(zhì)量符合要求。負(fù)責(zé)對(duì)履約過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，督促供應(yīng)商采取有效措施改進(jìn)質(zhì)量。四、外包合同的簽訂1.合同起草業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)外包項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，起草外包合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費(fèi)用及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、保密條款、爭(zhēng)議解決方式等。在起草合同過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分考慮可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和問題，確保合同條款明確、具體、可操作性強(qiáng)。2.合同評(píng)審合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行評(píng)審。合同管理部門應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員對(duì)合同條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、合理性以及風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工，對(duì)合同條款提出意見和建議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)評(píng)審意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。3.合同簽訂經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^的外包合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與外包供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，雙方應(yīng)確保合同內(nèi)容已達(dá)成一致，并加蓋雙方公章或合同專用章。合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門，并建立外包合同臺(tái)賬，記錄合同的基本信息、履行情況等。五、外包合同的履行1.供應(yīng)商管理業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立健全外包供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)外包供應(yīng)商的履約能力、服務(wù)質(zhì)量、信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇、續(xù)用或淘汰的重要依據(jù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)與外包供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決履約過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于供應(yīng)商提出的合理需求，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)給予支持和配合。業(yè)務(wù)部門應(yīng)要求外包供應(yīng)商建立健全內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程的管理和控制，確保項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.服務(wù)跟蹤與監(jiān)督業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)掌握服務(wù)進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促供應(yīng)商整改。檢查內(nèi)容包括但不限于服務(wù)質(zhì)量、進(jìn)度、成本、安全等方面。質(zhì)量控制部門應(yīng)按照外包服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，定期對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量抽檢，確保外包服務(wù)質(zhì)量符合要求。對(duì)于抽檢中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門和供應(yīng)商，并督促供應(yīng)商采取有效措施進(jìn)行整改。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時(shí)審核外包費(fèi)用的支付申請(qǐng)，確保支付依據(jù)充分、金額準(zhǔn)確。對(duì)于不符合合同約定的支付申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)拒絕支付，并通知業(yè)務(wù)部門和供應(yīng)商。3.溝通協(xié)調(diào)機(jī)制建立健全外包合同履約溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)公司內(nèi)部各部門之間以及與外包供應(yīng)商之間的溝通與協(xié)作。對(duì)于履約過程中出現(xiàn)的重大問題或爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)召開協(xié)調(diào)會(huì)議，共同商討解決方案。業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與外包供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)工作，及時(shí)傳遞公司的需求和要求，反饋供應(yīng)商的工作情況和問題。同時(shí)，應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)外包合同履約情況，確保公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況。六、外包合同的變更與解除1.變更情形在合同履行過程中，如因不可抗力、政策法規(guī)調(diào)整、業(yè)務(wù)需求變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與外包供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方權(quán)利義務(wù)的調(diào)整等事項(xiàng)，并經(jīng)公司合同管理部門審核后生效。2.解除情形在合同履行過程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，公司有權(quán)解除外包合同：外包供應(yīng)商嚴(yán)重違反合同約定，經(jīng)多次督促仍不整改的；外包供應(yīng)商因自身原因無法繼續(xù)履行合同義務(wù)，且無法提供替代解決方案的；因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤康臒o法實(shí)現(xiàn)的；法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。公司解除外包合同的，應(yīng)及時(shí)通知外包供應(yīng)商，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。同時(shí)，公司應(yīng)妥善處理好與外包供應(yīng)商的善后事宜，避免給公司造成不必要的損失。七、外包合同的驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)外包合同的約定，制定詳細(xì)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、具體、可量化，能夠客觀反映外包服務(wù)的質(zhì)量和效果。質(zhì)量控制部門應(yīng)參與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的制定，并對(duì)外包服務(wù)的驗(yàn)收工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.驗(yàn)收流程外包項(xiàng)目完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)包括業(yè)務(wù)部門代表、質(zhì)量控制部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等。驗(yàn)收過程中，驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真檢查外包服務(wù)的完成情況、質(zhì)量情況、成本情況等，確保外包服務(wù)符合合同要求。對(duì)于驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)要求外包供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格為止。驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收過程、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后生效。八、外包合同的結(jié)算與支付1.費(fèi)用結(jié)算財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照外包合同的約定，及時(shí)與外包供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。費(fèi)用結(jié)算應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證進(jìn)行，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立外包費(fèi)用結(jié)算臺(tái)賬，記錄每次結(jié)算的金額、時(shí)間、支付情況等信息，便于查詢和核對(duì)。2.支付流程外包供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交費(fèi)用支付申請(qǐng)，申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括合同編號(hào)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用金額、支付方式等信息，并附驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定對(duì)支付申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度對(duì)支付申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過后辦理支付手續(xù)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將支付情況反饋給業(yè)務(wù)部門和外包供應(yīng)商，確保支付信息準(zhǔn)確及時(shí)。九、外包合同的檔案管理1.檔案收集合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理外包合同履行過程中形成的各類文件和資料，包括合同文本、變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、支付憑證、往來信函等。業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合合同管理部門，及時(shí)將各自在履約過程中形成的文件和資料移交合同管理部門。2.檔案整理與歸檔合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)收集到的文件和資料進(jìn)行整理和歸檔。歸檔文件應(yīng)分類存放，便于查詢和利用。外包合同檔案應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案信息的安全和完整。3.檔案保管與利用合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)外包合同檔案的保管工作，確保檔案存放安全、有序。同時(shí)，應(yīng)建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱外包合同檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到合同管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案內(nèi)容。十、違約責(zé)任與爭(zhēng)議解決1.違約責(zé)任外包合同雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，如一方違反合同約定，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。違約責(zé)任的承擔(dān)方式包括但不限于繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施、賠償損失等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤外包供應(yīng)商的履約情況，對(duì)于供應(yīng)商出現(xiàn)的違約行為，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商整改，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。如因供應(yīng)商違約給公司造成損失的，公司有