建筑企業(yè)證件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司建筑企業(yè)證件管理，規(guī)范證件的申請、使用、保管、年審及注銷等流程，確保公司各類建筑資質(zhì)證件的合規(guī)性、有效性，保障公司業(yè)務的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有與建筑企業(yè)證件相關(guān)的管理活動，包括但不限于施工總承包資質(zhì)、專業(yè)承包資質(zhì)、勞務分包資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可證、建造師注冊證書、工程師職稱證書等各類資質(zhì)證書及人員資格證書。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家及地方有關(guān)建筑行業(yè)的法律法規(guī)、政策文件以及資質(zhì)管理規(guī)定，確保證件管理活動合法合規(guī)。2.專人專管原則：設(shè)立專門的證件管理崗位，配備專業(yè)的管理人員，負責證件的日常管理工作，明確其職責和權(quán)限。3.動態(tài)跟蹤原則：實時關(guān)注證件的有效期、年審情況等，及時提醒相關(guān)人員辦理續(xù)期、年審等手續(xù)，確保證件始終處于有效狀態(tài)。4.安全保密原則：加強對證件的保管，防止證件丟失、損壞或泄露，確保公司資質(zhì)信息安全。二、證件管理職責（一）證件管理部門及職責1.綜合管理部作為公司證件管理的歸口部門，負責制定和完善證件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責各類建筑企業(yè)證件的統(tǒng)一登記、編號、歸檔及保管工作。定期對證件進行清查盤點，核實證件的數(shù)量、狀態(tài)等信息，確保賬證相符。協(xié)調(diào)與上級主管部門及相關(guān)政府部門的溝通聯(lián)系，辦理證件的申請、變更、年審、注銷等手續(xù)。對公司內(nèi)部各部門證件使用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.人力資源部負責提供與證件申請、維護相關(guān)的人員信息，如人員資質(zhì)證書、學歷證明、業(yè)績證明等材料。協(xié)助綜合管理部做好人員證件的注冊、變更、繼續(xù)教育等工作，確保人員資質(zhì)符合公司業(yè)務發(fā)展及資質(zhì)管理要求。根據(jù)公司業(yè)務需求，合理調(diào)配具有相應資質(zhì)的人員，確保項目實施過程中人員資質(zhì)配備齊全。3.業(yè)務部門負責根據(jù)項目需求，及時向綜合管理部提出證件使用申請，并確保申請用途合理、合規(guī)。在項目實施過程中，妥善使用和保管所借用的證件，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、出租、轉(zhuǎn)讓證件。配合綜合管理部做好證件的年審、續(xù)期等工作，提供相關(guān)資料和信息。（二）證件管理人員職責1.證件管理員負責證件的日常管理工作，包括證件的收發(fā)、登記、保管、借閱等。定期對證件進行檢查，確保證件的完整性和有效性，如發(fā)現(xiàn)證件有損壞、過期等情況，及時向上級匯報并采取相應措施。按照規(guī)定辦理證件的申請、變更、年審、注銷等手續(xù)，確保手續(xù)齊全、流程規(guī)范。建立證件管理臺賬，詳細記錄證件的基本信息、使用情況、年審情況等，做到賬目清晰、數(shù)據(jù)準確。保守公司證件管理的機密信息，不得泄露給無關(guān)人員。2.業(yè)務部門證件使用責任人為本部門證件使用的第一責任人，負責本部門證件使用的申請、歸還及使用過程中的保管工作。確保所借用的證件僅用于本部門合法合規(guī)的業(yè)務活動，不得挪作他用。在證件使用完畢后，及時歸還綜合管理部，并辦理相關(guān)歸還手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)證件丟失或損壞，應立即向綜合管理部報告，并承擔相應責任。三、證件申請與審批（一）申請條件1.公司申請建筑企業(yè)資質(zhì)證書，應符合國家及地方規(guī)定的資質(zhì)標準要求，具備相應的人員、業(yè)績、資產(chǎn)等條件。2.人員申請相關(guān)資格證書，應滿足報考條件，如學歷、工作年限、專業(yè)要求等，并通過相應的考試或評審。（二）申請流程1.資質(zhì)證書申請業(yè)務部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃及項目需求，評估是否需要申請新的資質(zhì)證書或升級現(xiàn)有資質(zhì)。如需申請，填寫《資質(zhì)證書申請表》，詳細說明申請資質(zhì)的類別、等級、原因等，并提交相關(guān)證明材料。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)公司實際情況及業(yè)務需求，對申請事項進行審批，并簽署意見。綜合管理部收到經(jīng)審批的申請表及相關(guān)材料后，按照資質(zhì)管理部門的要求進行整理、裝訂，并在規(guī)定時間內(nèi)提交申請。資質(zhì)管理部門對申請材料進行審核，如提出補充或修改意見，綜合管理部及時通知業(yè)務部門進行完善，并重新提交審核。經(jīng)審核通過后，領(lǐng)取資質(zhì)證書，并交綜合管理部登記、歸檔。2.人員資格證書申請員工個人根據(jù)自身職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及公司業(yè)務需求，如需報考相關(guān)資格證書，填寫《人員資格證書報考申請表》，注明報考證書名稱、考試時間、報考理由等，并提交個人學歷證明、工作證明等相關(guān)材料。申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報人力資源部審核。人力資源部根據(jù)公司人力資源規(guī)劃及崗位需求，對報考人員資格及報考必要性進行審核，并簽署意見。審核通過后，員工個人按照規(guī)定繳納報考費用，并參加考試?？荚嚭细窈?，由人力資源部協(xié)助員工辦理證書領(lǐng)取手續(xù)，并交綜合管理部登記、歸檔。（三）審批權(quán)限1.資質(zhì)證書申請的審批權(quán)限：申請資質(zhì)等級在三級及以下的，由分管領(lǐng)導審批。申請資質(zhì)等級在二級及以上的，經(jīng)分管領(lǐng)導審核后，報總經(jīng)理審批。2.人員資格證書申請的審批權(quán)限：報考費用在[X]元以下的，由部門負責人審批。報考費用在[X]元及以上的，經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導審批。四、證件使用與保管（一）證件使用1.使用范圍建筑企業(yè)證件主要用于公司承接工程項目、參與招投標活動、辦理工程建設(shè)相關(guān)手續(xù)等合法合規(guī)的業(yè)務活動。人員資格證書主要用于證明員工具備相應的專業(yè)技術(shù)能力，在項目實施過程中作為人員資質(zhì)的有效憑證。2.使用申請業(yè)務部門因業(yè)務需要使用證件時，填寫《證件使用申請表》，注明使用證件的名稱、用途、使用期限、使用項目等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。申請表提交至綜合管理部，證件管理員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，審核通過后辦理證件借用手續(xù)。3.使用期限證件使用期限原則上不得超過項目實際需要時間，但最長不得超過[X]個工作日。如需延長使用期限，業(yè)務部門應提前[X]個工作日向綜合管理部提出申請，經(jīng)批準后方可延長。4.歸還要求業(yè)務部門在證件使用完畢后，應及時歸還綜合管理部，并確保證件完好無損。歸還時，證件管理員應認真核對證件信息，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并在《證件使用申請表》上注明歸還時間。如發(fā)現(xiàn)證件丟失、損壞或有涂改痕跡，業(yè)務部門應立即向綜合管理部報告，并承擔相應的補辦費用及由此造成的損失。（二）證件保管1.保管方式綜合管理部設(shè)立專門的證件保管室，配備必要的保管設(shè)備，如保險柜、文件柜等，對證件進行集中保管。對于重要證件，如資質(zhì)證書原件等，應采用雙人保管制度，即由兩名證件管理員分別保管保險柜鑰匙，確保證件安全。2.保管環(huán)境要求保管室應保持干燥、通風、防火、防盜，溫度和濕度應符合證件保管要求。定期對保管室進行檢查，確保保管設(shè)施正常運行，如發(fā)現(xiàn)問題及時維修或更換。3.電子證件管理對于電子版本的證件，應進行備份存儲，并設(shè)置加密權(quán)限，防止信息泄露。定期對電子證件進行檢查和維護，確保其可讀性和完整性。五、證件年審與續(xù)期（一）年審1.年審時間各類建筑企業(yè)證件及人員資格證書應按照規(guī)定的時間進行年審，具體年審時間以資質(zhì)管理部門及相關(guān)政府部門發(fā)布的通知為準。2.年審要求業(yè)務部門應在年審前，組織相關(guān)人員收集整理年審所需的資料，如企業(yè)業(yè)績證明、人員繼續(xù)教育證明、社保繳納證明等，并確保資料真實、有效、完整。綜合管理部負責將年審資料進行匯總、審核，并按照要求填寫年審申請表。申請表經(jīng)分管領(lǐng)導審核簽字后，在規(guī)定時間內(nèi)提交至資質(zhì)管理部門進行年審。3.年審結(jié)果處理如年審通過，綜合管理部及時將年審結(jié)果通知相關(guān)部門，并將年審后的證件妥善保管。如年審不通過，綜合管理部應根據(jù)資質(zhì)管理部門提出的整改意見，組織相關(guān)部門進行整改，整改完成后重新提交年審申請，直至年審通過。（二）續(xù)期1.續(xù)期時間建筑企業(yè)資質(zhì)證書及安全生產(chǎn)許可證等證件到期前，應按照規(guī)定辦理續(xù)期手續(xù)。續(xù)期時間一般為證件有效期屆滿前[X]個月。2.續(xù)期流程綜合管理部在證件到期前[X]個月，向業(yè)務部門及相關(guān)人員發(fā)出續(xù)期提醒通知，告知續(xù)期所需的資料和辦理流程。業(yè)務部門按照要求準備續(xù)期資料，經(jīng)審核后提交至綜合管理部。綜合管理部匯總資料后，在規(guī)定時間內(nèi)辦理續(xù)期申請手續(xù)。資質(zhì)管理部門對續(xù)期申請進行審核，審核通過后頒發(fā)新的證件，綜合管理部及時進行登記、歸檔。六、證件變更與注銷（一）變更1.變更情形公司名稱、法定代表人、注冊資本、經(jīng)營范圍、地址等信息發(fā)生變更時，應及時辦理建筑企業(yè)證件的變更手續(xù)。人員的姓名、身份證號碼、資質(zhì)證書等級、專業(yè)等信息發(fā)生變更時，應辦理相應的人員資格證書變更手續(xù)。2.變更流程業(yè)務部門填寫《證件變更申請表》，詳細說明變更事項及原因，并提交相關(guān)證明材料。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領(lǐng)導審批。綜合管理部根據(jù)審批意見，準備變更所需的資料，并在規(guī)定時間內(nèi)提交至資質(zhì)管理部門辦理變更手續(xù)。資質(zhì)管理部門審核通過后，換發(fā)新的證件，綜合管理部及時進行登記、歸檔，并將變更后的證件信息通知相關(guān)部門。（二）注銷1.注銷情形公司不再從事建筑相關(guān)業(yè)務，或資質(zhì)證書被吊銷、撤銷、過期未續(xù)期等情況，應辦理證件注銷手續(xù)。人員離職、退休、調(diào)出公司等原因，其資格證書不再適用于公司業(yè)務時，應辦理證書注銷手續(xù)。2.注銷流程業(yè)務部門填寫《證件注銷申請表》，注明注銷原因及相關(guān)信息，并提交相關(guān)證明材料。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領(lǐng)導審批。綜合管理部根據(jù)審批意見，將注銷申請及相關(guān)材料提交至資質(zhì)管理部門辦理注銷手續(xù)。資質(zhì)管理部門核準注銷后，收回原證件，并出具注銷證明，綜合管理部及時進行登記、歸檔。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.綜合管理部定期對公司證件管理情況進行自查，檢查內(nèi)容包括證件的登記、保管、使用、年審、續(xù)期、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.建立證件管理監(jiān)督檢查臺賬，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，并及時督促相關(guān)部門進行整改。3.加強對業(yè)務部門證件使用情況的日常監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用證件的行為，及時制止并按照規(guī)定進行處理。（二）外部監(jiān)督1.積極配合上級主管部門及相關(guān)政府部門對公司證件管理情況的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。2.對于監(jiān)督檢查中提出的問題，認真分析原因，制定整改措施，及時進行整改，并將整改情況報告上級主管部門。八、罰則（一）對違規(guī)使用證件的處罰1.業(yè)務部門擅自涂改、轉(zhuǎn)借、出租、轉(zhuǎn)讓證件的，責令立即改正，并處以[X]元以上[X]元以下的罰款。情節(jié)嚴重的，暫停其使用相關(guān)證件[X]個月，并追究部門負責人及相關(guān)責任人的責任。2.因違規(guī)使用證件給公司造成損失的，由違規(guī)部門或個人承擔相應的賠償責任。（二）對證件保管不善的處罰1.證件管理員因保管不善導致證件丟失、損壞的，責令其立即采取措施進行補救，如補辦證件等，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。2.因證件保管不善給公司造成重大損失的，追究證件管理