會(huì)計(jì)檔案管理辦法第一次修改一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防會(huì)計(jì)檔案毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管和移交等工作，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和清理。2.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)接收、保管財(cái)務(wù)部門移交的會(huì)計(jì)檔案，并按照規(guī)定的期限和要求進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，為查閱和借閱會(huì)計(jì)檔案提供必要的服務(wù)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。3.其他部門職責(zé)各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門形成的與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的文件資料的收集、整理，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門，配合財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、存貨明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括名稱、型號(hào)、購(gòu)置日期、原值、折舊等。5.輔助賬簿，對(duì)某些在總賬和明細(xì)賬中未能記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單余額差異的表格。2.銀行對(duì)賬單，企業(yè)與銀行之間進(jìn)行資金往來核對(duì)的記錄。3.納稅申報(bào)表，企業(yè)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅情況的表格。4.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息的清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷毀的意見書。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行整理，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等分類整理，每本賬簿應(yīng)單獨(dú)成冊(cè)，并在賬簿封面上注明賬簿名稱、年度、月份等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照月度、季度、半年度、年度順序整理，每類報(bào)告應(yīng)單獨(dú)成冊(cè)，并在報(bào)告封面上注明報(bào)告名稱、年度、月份等信息。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照類別進(jìn)行整理，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等應(yīng)分別裝訂成冊(cè)。（二）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有壓字、掉頁(yè)等現(xiàn)象。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)使用線繩或裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、平整，不得有缺頁(yè)、掉頁(yè)等現(xiàn)象。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)使用封面和封底進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有折角、缺頁(yè)等現(xiàn)象。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)選擇合適的裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊。（三）編號(hào)與標(biāo)識(shí)1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在封面上注明憑證種類、年度、月份、起止日期、起止編號(hào)、全冊(cè)頁(yè)數(shù)等信息，并加蓋單位公章和會(huì)計(jì)主管、裝訂人員印章。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在封面上注明賬簿名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)、編號(hào)等信息，并加蓋單位公章和會(huì)計(jì)主管、記賬人員印章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在封面上注明報(bào)告名稱、年度、月份、編制單位、單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在封面上注明資料名稱、年度、月份、編號(hào)等信息，并加蓋單位公章和相關(guān)人員印章。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證的保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿的保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料的保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管10年，納稅申報(bào)表保管10年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，用于存放會(huì)計(jì)檔案。保管庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放，防止會(huì)計(jì)檔案毀損、散失和泄密。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案提供給無關(guān)人員查閱或復(fù)制。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)本公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人在場(chǎng)陪同，不得將會(huì)計(jì)檔案借出。（二）借閱程序1.本公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外單位人員借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)本公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)與借閱人簽訂《會(huì)計(jì)檔案借閱承諾書》，明確借閱人的責(zé)任和義務(wù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人或借閱人應(yīng)按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行查閱和借閱，不得擅自涂改、拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。2.查閱和借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱人或借閱人應(yīng)愛護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在會(huì)計(jì)檔案上標(biāo)記、劃寫、污損等。3.查閱和借閱會(huì)計(jì)檔案后，查閱人或借閱人應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、會(huì)計(jì)檔案的移交與銷毀（一）移交1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。移交時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)注明會(huì)計(jì)檔案的名稱、種類、數(shù)量、保管期限等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門在接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，確保接收的會(huì)計(jì)檔案與移交清冊(cè)一致。如發(fā)現(xiàn)不一致的情況，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，查明原因并進(jìn)行處理。（二）銷毀1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。2.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。3.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》和《會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)》中列明。4.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱、借閱、移交、銷毀等情況進(jìn)行檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管、查閱、借閱、移交、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.會(huì)計(jì)檔案的保管情況，包括保管期限是否符合規(guī)定、保管地點(diǎn)是否安全、保管措施是否有效等。4.會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱情況，包括查閱、借閱手續(xù)是否齊全、查閱、借閱范圍是否符合規(guī)定、查閱、借閱期限是否超過規(guī)定等。5.會(huì)計(jì)檔案的移交、銷毀情況，包括移交、銷毀手續(xù)是否齊全、移交、銷毀程序是否符合規(guī)定等。（三）問題處理1.審計(jì)