廣西檔案合并管理辦法一、總則（一）目的為了加強廣西檔案合并管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合廣西實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于廣西行政區(qū)域內(nèi)各級各類機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）檔案合并管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案合并管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則對各類檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一流程的管理，保證檔案管理的規(guī)范性和一致性。3.安全保密原則強化檔案安全保密意識，采取有效措施確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為單位各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。（四）職責(zé)分工1.檔案行政管理部門負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)檔案合并管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。2.各單位負責(zé)本單位檔案合并管理工作的具體實施，明確檔案管理機構(gòu)和人員職責(zé)，建立健全檔案管理制度，確保檔案合并管理工作有序開展。二、檔案合并的范圍與要求（一）合并范圍1.機構(gòu)改革涉及的檔案合并因機構(gòu)改革導(dǎo)致單位職能調(diào)整、機構(gòu)撤并等情況，相關(guān)檔案應(yīng)進行合并管理。2.業(yè)務(wù)整合涉及的檔案合并單位內(nèi)部業(yè)務(wù)整合、項目調(diào)整等，涉及的各類檔案需進行合并。3.歷史遺留檔案的合并對過去分散保存的歷史遺留檔案，進行集中合并管理。（二）合并要求1.檔案內(nèi)容完整確保合并后的檔案涵蓋原檔案的全部內(nèi)容，無遺漏、無缺失。2.分類準確按照國家和廣西檔案分類標準，對合并后的檔案進行科學(xué)分類，便于管理和檢索。3.編號規(guī)范統(tǒng)一檔案編號規(guī)則，保證檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查找。4.整理有序?qū)喜⒑蟮臋n案進行規(guī)范化整理，確保檔案排列整齊、目錄清晰。三、檔案合并的流程（一）準備階段1.成立工作小組各單位成立檔案合并工作小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，檔案管理部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員，負責(zé)檔案合并工作的組織實施。2.制定工作方案根據(jù)本單位檔案合并的實際情況，制定詳細的工作方案，明確工作目標、任務(wù)分工、時間安排和工作要求等。3.開展培訓(xùn)組織檔案管理人員參加檔案合并業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉合并流程、標準和要求，提高業(yè)務(wù)水平。（二）檔案清查階段1.原檔案梳理對擬合并的原檔案進行全面梳理，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容、保管狀況等，建立檔案清查清單。2.問題排查查找原檔案存在的問題，如檔案缺失、損壞、分類混亂、編號重復(fù)等，并做好記錄。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案清查清單中的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，為檔案合并提供數(shù)據(jù)支持。（三）檔案合并階段1.內(nèi)容整合按照合并要求，對原檔案的內(nèi)容進行整合，去除重復(fù)信息，補充缺失內(nèi)容，確保檔案內(nèi)容的完整性和準確性。2.分類調(diào)整依據(jù)檔案分類標準，對合并后的檔案進行重新分類，調(diào)整檔案的排列順序。3.編號更新按照統(tǒng)一的編號規(guī)則，對合并后的檔案進行編號更新，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.數(shù)字化處理對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（四）審核驗收階段1.內(nèi)部審核檔案合并工作小組對合并后的檔案進行內(nèi)部審核，檢查檔案整理質(zhì)量、內(nèi)容準確性、編號規(guī)范性等，確保檔案符合合并要求。2.驗收申請審核通過后，向檔案行政管理部門提交檔案合并驗收申請，并提供相關(guān)材料。3.驗收審核檔案行政管理部門組織專業(yè)人員對檔案合并工作進行驗收審核，對驗收合格的檔案出具驗收意見。（五）歸檔入庫階段1.檔案裝訂對驗收合格的檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。2.編制目錄編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，便于檔案的查找和利用。3.入庫保管將裝訂成冊、編制好目錄的檔案按照檔案庫房管理要求，進行分類存放，確保檔案安全保管。四、檔案合并后的管理（一）日常管理1.檔案保管建立健全檔案庫房管理制度，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。2.檔案借閱嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，規(guī)范借閱流程，做好借閱登記和歸還檢查，防止檔案丟失和損壞。3.檔案利用積極為單位各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時準確地提供檔案信息。（二）信息化管理1.系統(tǒng)維護定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定，功能正常。2.數(shù)據(jù)備份建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，存儲在不同介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.信息安全加強檔案信息化安全管理，采取加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，保障檔案信息安全。（三）檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，區(qū)分永久、長期、短期檔案。2.銷毀程序?qū)σ训奖９芷谙耷覠o保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀，確保銷毀過程可追溯。（四）檔案統(tǒng)計與分析1.統(tǒng)計工作建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，形成統(tǒng)計報表。2.數(shù)據(jù)分析對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體檔案行政管理部門負責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)單位檔案合并管理工作進行監(jiān)督檢查。各單位內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機制，加強對本單位檔案合并管理工作的日常監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案合并管理工作制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案合并的范圍、流程、質(zhì)量是否符合要求。3.檔案保管、利用、鑒定銷毀等日常管理工作是否規(guī)范。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括系統(tǒng)運行、數(shù)據(jù)安全等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案行政管理部門定期組織對單位檔案合并管理工作進行全面檢查，檢查結(jié)果進行通報。2.不定期抽查對重點單位、重點領(lǐng)域的檔案合并管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查針對檔案合并管理工作中的突出問題或特定事項，開展專項檢查，深入查找原因，提出整改措施。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，被檢查單位應(yīng)及時整改，并將整改情況書面報告檔案行政管理部門。檔案行政管理部門對整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。六、法律責(zé)任（一）單位責(zé)任1.單位違反本辦法規(guī)定，未按照要求進行檔案合并管理的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，對單位處1萬元以上5萬元以下的罰款，并對直接負責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分。2.單位因檔案合并管理不善，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等，造成嚴重后果的，依法追究單位及其相關(guān)人員的法律責(zé)任。（二）人員責(zé)任1.檔案管理人員在