會(huì)計(jì)資料管理辦法歸檔一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)資料的管理，規(guī)范會(huì)計(jì)資料的歸檔工作，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會(huì)計(jì)資料管理與歸檔工作。（三）定義本辦法所稱會(huì)計(jì)資料，是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)文件，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證。會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。其他會(huì)計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（四）管理職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)資料的收集、整理、裝訂、保管等日常管理工作，并按照本辦法規(guī)定定期將會(huì)計(jì)資料移交公司檔案管理部門歸檔。2.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)資料的接收、保管、查閱、銷毀等工作，對(duì)會(huì)計(jì)資料的歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.各部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好會(huì)計(jì)資料的管理與歸檔工作，及時(shí)提供相關(guān)資料。二、會(huì)計(jì)資料的收集與整理（一）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，及時(shí)收集、整理本單位在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)資料，確保會(huì)計(jì)資料的完整性。2.會(huì)計(jì)資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，不得偽造、變?cè)鞎?huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和其他會(huì)計(jì)資料。3.對(duì)于從外部取得的會(huì)計(jì)資料，如發(fā)票、收據(jù)、銀行對(duì)賬單等，應(yīng)確保其真實(shí)性、合法性，并妥善保管。（二）整理要求1.會(huì)計(jì)憑證的整理原始憑證應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序，與記賬憑證一一對(duì)應(yīng)粘貼，并在粘貼單上注明憑證張數(shù)、金額等信息。記賬憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列，檢查憑證內(nèi)容是否齊全，包括日期、憑證編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、所附原始憑證張數(shù)等，確保記賬憑證的填寫規(guī)范、準(zhǔn)確。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理總賬、明細(xì)賬、日記賬等應(yīng)按照賬簿啟用表的順序排列，檢查賬簿扉頁(yè)的填寫是否完整，包括單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁(yè)數(shù)、記賬人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員姓名等，并加蓋名章和單位公章。對(duì)于固定資產(chǎn)卡片，應(yīng)按照固定資產(chǎn)類別和編號(hào)順序排列，確保卡片內(nèi)容完整，包括固定資產(chǎn)名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、原值、折舊等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照?qǐng)?bào)告日期順序排列，檢查報(bào)告封面的填寫是否完整，包括單位名稱、地址、財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度、送出日期等，并加蓋單位公章。年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等，應(yīng)按照上述順序裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、地址、財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、送出日期等信息，加蓋單位公章。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單應(yīng)按月或按季整理，確保內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。納稅申報(bào)表應(yīng)按照申報(bào)日期順序整理，包括增值稅申報(bào)表、企業(yè)所得稅申報(bào)表等各類申報(bào)表及相關(guān)附表。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、鑒定意見(jiàn)書等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。三、會(huì)計(jì)資料的裝訂與保管（一）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。在裝訂前，應(yīng)檢查憑證的順序號(hào)是否連續(xù)，附件是否齊全，有關(guān)人員的簽章是否完備等。2.裝訂時(shí)，應(yīng)使用棉線在左上角裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。裝訂后的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加具封面，封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等信息，并由裝訂人員在封面上簽名或蓋章。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂。總賬、明細(xì)賬應(yīng)分別裝訂成冊(cè)，日記賬應(yīng)另行裝訂。裝訂后的賬簿應(yīng)加具封面，封面上應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)等信息，并由裝訂人員在封面上簽名或蓋章。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂。月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)分別裝訂成冊(cè)，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)。裝訂后的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)加具封面，封面上應(yīng)注明單位名稱、地址、財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度、送出日期等信息，并由裝訂人員在封面上簽名或蓋章。5.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理、裝訂，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等應(yīng)分別裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明相關(guān)信息。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)資料的安全保管。2.會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等主要會(huì)計(jì)資料的保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。4.公司檔案管理部門應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等信息。會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門保管，一份由財(cái)務(wù)部門保管。5.會(huì)計(jì)資料的保管期限屆滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由公司檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。四、會(huì)計(jì)資料的查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將會(huì)計(jì)資料帶出指定地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)計(jì)資料，不得在會(huì)計(jì)資料上涂畫、標(biāo)記、拆封和抽換。3.查閱會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)陪同，查閱人員只能查閱與工作需要相關(guān)的會(huì)計(jì)資料，不得查閱與工作無(wú)關(guān)的會(huì)計(jì)資料。（二）借閱要求1.公司外部單位因工作需要借閱會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人備案。2.借閱會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)與公司簽訂《會(huì)計(jì)資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，并將會(huì)計(jì)資料交借閱人員當(dāng)面清點(diǎn)，雙方在《會(huì)計(jì)資料借閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還會(huì)計(jì)資料，歸還時(shí)應(yīng)保證會(huì)計(jì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得將借閱的會(huì)計(jì)資料泄露給無(wú)關(guān)人員，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非借閱目的。五、會(huì)計(jì)資料的鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.公司應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行鑒定。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。2.會(huì)計(jì)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)資料的保管期限、重要程度、使用價(jià)值等因素，對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行全面審查和分析，確定哪些會(huì)計(jì)資料可以銷毀，哪些會(huì)計(jì)資料需要繼續(xù)保管。3.會(huì)計(jì)檔案鑒定小組應(yīng)形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書，注明鑒定日期、鑒定人員、鑒定結(jié)論等信息，并由鑒定人員簽字確認(rèn)。會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)的附件一并保存。（二）銷毀要求1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)由公司檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。2.銷毀會(huì)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)由公司檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的合規(guī)、安全。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。3.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證