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文檔簡介

企業(yè)仿制公章管理辦法一、總則(一)目的為加強企業(yè)公章管理,規(guī)范公章使用行為,防止仿制公章的出現(xiàn)及濫用,維護企業(yè)的合法權益和正常經營秩序,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于本企業(yè)及所屬各部門、分支機構在經營活動中涉及公章的管理與使用。(三)基本原則1.依法合規(guī)原則:公章的管理與使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準。2.專人負責原則:明確專人負責公章的保管與使用,確保責任落實。3.審批規(guī)范原則:建立嚴格的公章使用審批流程,未經審批不得使用。4.安全保密原則:采取有效措施確保公章安全,防止信息泄露。二、公章的種類與規(guī)格(一)種類1.企業(yè)公章:用于企業(yè)對外的正式文件、合同、協(xié)議等重要文書的簽署。2.合同專用章:專門用于簽訂各類合同。3.財務專用章:用于企業(yè)財務結算、票據(jù)等相關業(yè)務。4.法定代表人章:用于特定的財務或法律文件簽署等。5.部門章:各部門根據(jù)工作需要刻制的印章,用于部門內部文件等。(二)規(guī)格1.企業(yè)公章:一般為圓形,直徑根據(jù)企業(yè)規(guī)模等因素確定,通常在[X]厘米左右,中央刊五角星,五角星外刊企業(yè)名稱,自左而右環(huán)行。2.合同專用章:圓形,直徑一般為[X]厘米,中央刊五角星,五角星外刊企業(yè)名稱,自左而右環(huán)行,在名稱后加“合同專用章”字樣。3.財務專用章:圓形,直徑一般為[X]厘米,上方刊企業(yè)名稱,下方刊“財務專用章”字樣。4.法定代表人章:方形,尺寸根據(jù)實際情況確定,一般邊長在[X]厘米左右,刻有法定代表人姓名。5.部門章:形狀和尺寸可根據(jù)部門特點和實際需求確定,但應保持相對統(tǒng)一和規(guī)范,一般小于企業(yè)公章。三、公章的刻制與備案(一)刻制流程1.因工作需要刻制公章的部門或分支機構,應填寫《公章刻制申請表》,詳細說明刻制公章的種類、用途、數(shù)量等信息,并經部門負責人簽字確認。2.將申請表提交至企業(yè)行政管理部門審核,行政管理部門應從必要性、合規(guī)性等方面進行審查,審核通過后報企業(yè)法定代表人審批。3.經法定代表人批準后,由行政管理部門統(tǒng)一到公安機關指定的具有資質的印章刻制單位進行刻制。4.刻制單位完成公章刻制后,應向企業(yè)提供刻制的公章樣本及相關證明文件。(二)備案要求1.企業(yè)新刻制的公章,應在刻制完成后[X]個工作日內,由行政管理部門持公章樣本、刻制證明等材料到公安機關進行備案。2.備案信息應包括公章的種類、規(guī)格、編號、刻制時間、使用范圍等詳細內容。3.對于已備案的公章,如發(fā)生變更(如損壞更換、使用范圍調整等),應及時辦理變更備案手續(xù)。四、公章的保管(一)保管人員職責1.企業(yè)公章由行政管理部門指定專人負責保管,保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心,嚴格遵守公章管理規(guī)定。2.保管人員應妥善保管公章,確保公章存放安全,防止公章被盜、遺失或損壞。3.負責記錄公章的使用情況,包括使用時間、使用人、使用事由、文件名稱等信息,并定期進行整理歸檔。4.對公章的使用進行監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)異常使用情況應及時報告并采取措施。(二)保管場所與設施1.公章應存放在專門的保險柜或安全箱內,保險柜或安全箱應具備良好的防盜、防火、防潮等性能。2.保管場所應安裝監(jiān)控設備,確保公章保管區(qū)域處于監(jiān)控范圍內。3.保管場所應保持清潔、干燥,溫度和濕度應符合公章保管要求。(三)公章的交接1.公章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接公章時,應提前[X]天向行政管理部門提出申請。2.行政管理部門應安排專人進行監(jiān)交,交接雙方應認真核對公章的數(shù)量、規(guī)格、完好情況等,并在《公章交接登記表》上簽字確認。3.交接完成后,原保管人員應將公章的使用記錄、相關文件等資料一并移交給新保管人員。五、公章的使用(一)使用范圍1.企業(yè)公章:用于企業(yè)對外的各類重要文件、合同、協(xié)議、授權委托書、資質證書、營業(yè)執(zhí)照副本等的簽署。2.合同專用章:僅限于簽訂各類經濟合同、業(yè)務合作協(xié)議等。3.財務專用章:用于企業(yè)財務報表、稅務申報、銀行結算票據(jù)、資金收付憑證等相關財務文件的蓋章。4.法定代表人章:用于特定的財務或法律文件簽署,如支票背書、法人授權書等。5.部門章:用于部門內部的文件、通知、報表等,不得對外使用。(二)使用流程1.用章申請人填寫《公章使用申請表》,詳細說明用章事由、文件名稱、用章時間、用章范圍等信息,并簽字確認。2.將申請表提交至部門負責人審核,部門負責人應從業(yè)務必要性、合規(guī)性等方面進行審查,審核通過后簽字。3.申請表經部門負責人審核后,提交至相關審批領導審批,審批領導應根據(jù)用章事項的重要程度、風險程度等進行審批。4.審批通過后,用章申請人將申請表及相關文件提交至公章保管人員,保管人員核對無誤后,在用章登記本上記錄相關信息,并在用章文件上加蓋公章。5.用章完成后,用章申請人應及時將用章文件歸檔保存,并將申請表交回行政管理部門進行存檔。(三)特殊情況用章1.緊急情況下(如突發(fā)事件處理、合同簽訂期限臨近等)需要使用公章,但無法按照正常流程進行審批的,用章申請人應電話向相關審批領導說明情況,經同意后可先行用章,但事后應及時補辦審批手續(xù)。2.異地使用公章的,應通過傳真、掃描等方式將用章文件及申請表發(fā)送至企業(yè),經審批后,由當?shù)胤种C構或相關人員按照本辦法規(guī)定的流程使用公章,并將蓋章后的文件及時傳回企業(yè)存檔。六、公章的停用與銷毀(一)停用情形1.企業(yè)名稱變更、重組、注銷等原因導致公章不再使用。2.公章?lián)p壞、遺失或被盜。3.因工作需要,經企業(yè)決策不再使用的公章。(二)停用程序1.當出現(xiàn)公章停用情形時,由行政管理部門填寫《公章停用申請表》,說明停用原因、停用時間等信息,并報企業(yè)法定代表人審批。2.經法定代表人批準后,行政管理部門應及時通知各部門及相關人員公章已停用,并收回停用的公章。3.對于停用的公章,保管人員應進行封存,并在《公章保管登記表》上注明停用情況。(三)銷毀程序1.對于需要銷毀的公章,由行政管理部門填寫《公章銷毀申請表》,詳細說明銷毀原因、銷毀公章的種類和數(shù)量等信息,并報企業(yè)法定代表人審批。2.經法定代表人批準后,由行政管理部門會同審計、法務等部門共同對擬銷毀的公章進行清點、核對,確保無誤。3.銷毀公章時,應選擇安全、保密的場所,采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀,如粉碎、熔化等,并由參與銷毀的人員在《公章銷毀登記表》上簽字確認。4.銷毀完成后,行政管理部門應將《公章銷毀申請表》、《公章銷毀登記表》等相關資料存檔保存。七、監(jiān)督與檢查(一)內部監(jiān)督1.企業(yè)行政管理部門負責定期對公章的保管與使用情況進行檢查,檢查內容包括公章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。2.審計部門應定期對公章的使用情況進行審計,重點審查公章使用的合規(guī)性、合理性以及對企業(yè)經營活動的影響等。3.各部門應定期對本部門公章的使用情況進行自查,發(fā)現(xiàn)問題及時整改,并將自查情況報行政管理部門。(二)違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用公章的行為,企業(yè)將視情節(jié)輕重給予相應的處罰,包括批評教育、警告、罰款

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