公關會展策劃管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司公關會展策劃工作，提高策劃質量與執(zhí)行效果，確保公關會展活動符合公司戰(zhàn)略目標和市場需求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有公關會展策劃項目，包括但不限于新品發(fā)布會、行業(yè)研討會、商務展會、品牌推廣活動等。（三）基本原則1.合法性原則：公關會展策劃活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確?；顒雍戏ê弦?guī)。2.目標導向原則：策劃活動應緊密圍繞公司戰(zhàn)略目標和業(yè)務需求，明確活動目標，制定針對性的策劃方案。3.創(chuàng)新性原則：鼓勵創(chuàng)新思維，采用新穎的活動形式、內容和傳播手段，提升活動吸引力和影響力。4.風險可控原則：對活動策劃、執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的風險進行全面評估，制定有效的風險應對措施，確?；顒影踩㈨樌M行。5.成本效益原則：在保證活動質量和效果的前提下，合理控制活動成本，提高投入產出比。二、策劃流程（一）項目啟動1.需求調研由市場部門或相關業(yè)務部門發(fā)起公關會展策劃項目需求，明確活動主題、目的、時間、地點、參與人員等基本信息。組織相關人員進行市場調研，收集行業(yè)動態(tài)、競爭對手活動信息、目標受眾需求等資料，為策劃提供依據(jù)。2.項目立項根據(jù)需求調研結果，撰寫項目立項報告，包括項目背景、目標、初步策劃思路、預算、時間進度安排等內容。項目立項報告經部門負責人審核后，提交公司管理層審批，通過后方可正式啟動項目。（二）策劃方案制定1.成立策劃團隊由市場部門牽頭，聯(lián)合公關、設計、技術等相關部門人員組成策劃團隊，明確各成員職責分工。策劃團隊應具備豐富的行業(yè)經驗、創(chuàng)新能力和良好的溝通協(xié)作能力。2.方案策劃策劃團隊根據(jù)項目目標和需求，制定詳細的公關會展策劃方案，包括活動主題、內容、形式、流程、傳播策略、現(xiàn)場布置、人員安排、應急預案等內容。在策劃過程中，應充分考慮目標受眾的特點和需求，結合公司品牌形象和產品特點，設計具有吸引力和互動性的活動環(huán)節(jié)。策劃方案應進行多輪討論和修改，確保方案的科學性、合理性和可行性。（三）方案評審1.內部評審策劃方案初稿完成后，組織公司內部相關部門進行評審，包括市場、銷售、公關、法務、財務等部門。各部門從專業(yè)角度對策劃方案進行審核，提出修改意見和建議，確保方案符合公司整體利益和各部門工作要求。2.外部評審（如有需要）對于重要的公關會展活動，可邀請外部專家、合作伙伴或目標受眾代表進行評審，聽取他們的意見和建議，進一步完善策劃方案。外部評審應提前確定評審人員名單和評審流程，確保評審工作的順利進行。（四）方案優(yōu)化與確定1.根據(jù)評審意見，策劃團隊對策劃方案進行優(yōu)化和完善，形成最終策劃方案。2.最終策劃方案經公司管理層審批通過后，作為活動執(zhí)行的依據(jù)。三、活動執(zhí)行（一）任務分解與責任落實1.根據(jù)最終策劃方案，將活動執(zhí)行任務進行詳細分解，明確各項任務的責任人、時間節(jié)點和質量要求。2.與各責任人簽訂任務責任書，確保各項任務得到有效落實。（二）活動籌備1.場地布置根據(jù)活動主題和現(xiàn)場布置方案，進行場地的設計、搭建和裝飾，確保場地符合活動要求和品牌形象。場地布置應注重細節(jié)，營造良好的活動氛圍，同時要確保場地安全和設施設備正常運行。2.物資準備根據(jù)活動需要，準備各類物資，包括宣傳資料、禮品、道具、餐飲、住宿等。物資準備應提前進行，確保物資質量和數(shù)量滿足活動需求，并做好物資的管理和保管工作。3.人員培訓對參與活動執(zhí)行的工作人員進行培訓，包括活動流程、崗位職責、服務規(guī)范、應急處理等方面的內容。通過培訓，提高工作人員的專業(yè)素質和服務水平，確保活動執(zhí)行的順利進行。（三）活動執(zhí)行與監(jiān)控1.活動當天，按照策劃方案和執(zhí)行計劃，有序組織活動的各項環(huán)節(jié)，確保活動順利進行。2.建立活動執(zhí)行監(jiān)控機制，對活動現(xiàn)場進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.安排專人負責活動的攝影、攝像和記錄工作，為活動總結和后續(xù)宣傳提供素材。（四）活動調整與應急處理1.在活動執(zhí)行過程中，如遇突發(fā)情況或與策劃方案不符的情況，應及時進行調整，確保活動能夠繼續(xù)順利進行。2.制定完善的應急預案，明確應急處理流程和責任分工，對可能出現(xiàn)的突發(fā)事件進行預演和模擬，提高應急處理能力。3.如發(fā)生重大突發(fā)事件，應及時向上級領導匯報，并采取有效措施進行處理，最大限度地減少損失和影響。四、活動評估（一）評估指標設定1.根據(jù)活動目標，設定相應的評估指標，包括活動參與人數(shù)、媒體曝光量、品牌知名度提升、銷售業(yè)績增長、客戶滿意度等。2.評估指標應具有可量化、可衡量的特點，便于對活動效果進行客觀評價。（二）評估方法選擇1.采用多種評估方法對活動效果進行評估，包括問卷調查、訪談、數(shù)據(jù)分析、媒體監(jiān)測等。2.根據(jù)評估指標的特點和活動實際情況，選擇合適的評估方法，確保評估結果的準確性和可靠性。（三）評估報告撰寫1.在活動結束后，及時組織相關人員對活動效果進行評估，并撰寫評估報告。2.評估報告應包括活動概述、評估指標完成情況、活動效果分析、存在問題及改進建議等內容。3.評估報告應客觀、公正地反映活動的實際效果，為公司后續(xù)公關會展策劃活動提供參考依據(jù)。五、費用管理（一）預算編制1.在策劃方案制定階段，根據(jù)活動規(guī)模、內容、形式等因素，編制詳細的活動預算，包括場地租賃、物資采購、人員費用、宣傳推廣、餐飲住宿等各項費用。2.預算編制應充分考慮活動的各項需求，確保預算的合理性和充足性，同時要嚴格控制預算成本，避免浪費和超支。（二）費用審批1.活動預算經部門負責人審核后，提交公司財務部門進行審批。2.財務部門根據(jù)公司財務制度和預算管理要求，對預算進行審核，確保預算符合公司規(guī)定和財務狀況。3.預算審批通過后方可執(zhí)行，在活動執(zhí)行過程中，嚴格按照預算進行費用控制，不得擅自調整預算。（三）費用報銷1.活動結束后，相關人員按照公司財務制度和報銷流程，及時辦理費用報銷手續(xù)。2.報銷憑證應真實、合法、有效，包括發(fā)票、合同、審批單等相關資料。3.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。六、風險管理（一）風險識別1.在公關會展策劃和執(zhí)行過程中，對可能出現(xiàn)的風險進行全面識別，包括政策法規(guī)風險、市場風險、自然風險、人員風險、技術風險、財務風險等。2.風險識別應貫穿活動全過程，通過頭腦風暴、專家咨詢、歷史數(shù)據(jù)分析等方法，盡可能全面地識別潛在風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，如風險矩陣、層次分析法等，確定風險等級。（三）風險應對1.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施，包括風險規(guī)避、風險減輕、風險轉移、風險接受等。2.針對不同等級的風險，采取不同的應對策略，確保風險得到有效控制。3.定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調整應對策略，確保風險始終處于可控狀態(tài)。七、知識產權管理（一）知識產權歸屬1.明確公關會展策劃活動中涉及的知識產權歸屬，包括活動策劃方案、宣傳資料、設計作品、攝影攝像資料等。2.原則上，活動策劃方案及相關知識產權歸公司所有，未經公司書面同意，任何個人或單位不得擅自使用、復制、傳播或轉讓。（二）知識產權保護1.加強對公關會展策劃活動中知識產權的保護意識，采取必要的措施防止知識產權泄