收到電子發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織對收到電子發(fā)票的有效管理，規(guī)范電子發(fā)票的接收、存儲、使用及報銷等流程，確保財務(wù)信息的準確性、完整性和合規(guī)性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動中收到的各類電子發(fā)票的管理。涵蓋采購、銷售、服務(wù)等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所涉及的電子發(fā)票。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵循國家稅收法律法規(guī)以及電子發(fā)票相關(guān)政策規(guī)定，確保電子發(fā)票的管理活動合法合規(guī)。2.真實性原則對收到的電子發(fā)票進行嚴格審核，確保發(fā)票信息真實、準確，杜絕虛假發(fā)票。3.完整性原則保證電子發(fā)票的各項信息完整無缺，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等，以及電子發(fā)票的格式、簽章等符合要求。4.及時性原則及時處理收到的電子發(fā)票，按照規(guī)定的流程進行接收、存儲、報銷等操作，避免因延誤導致發(fā)票失效或其他問題。二、電子發(fā)票接收管理（一）接收渠道1.通過公司/組織指定的電子發(fā)票接收郵箱接收供應(yīng)商或合作伙伴發(fā)送的電子發(fā)票。該郵箱應(yīng)專人負責管理，定期清理郵件，確保電子發(fā)票的及時獲取。2.與電子發(fā)票服務(wù)平臺進行對接，實現(xiàn)電子發(fā)票的自動推送接收。在對接過程中，應(yīng)確保接口的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏蚀_性。3.對于通過其他渠道收到的電子發(fā)票，如業(yè)務(wù)人員現(xiàn)場獲取等，應(yīng)及時按照規(guī)定流程進行處理，確保電子發(fā)票能順利進入公司/組織的管理系統(tǒng)。（二）接收要求1.業(yè)務(wù)人員在收到電子發(fā)票后，應(yīng)仔細核對發(fā)票信息與業(yè)務(wù)內(nèi)容是否一致。包括發(fā)票的購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等是否與公司/組織信息相符；銷售方信息是否準確無誤；發(fā)票內(nèi)容是否與實際業(yè)務(wù)交易一致，如商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等。2.檢查電子發(fā)票的格式是否符合要求。目前常見的電子發(fā)票格式為OFD或PDF格式，應(yīng)確保能正常打開和查看發(fā)票內(nèi)容。對于格式不符合要求的電子發(fā)票，應(yīng)及時與開票方聯(lián)系，要求重新提供正確格式的發(fā)票。3.確認電子發(fā)票的簽章是否有效。電子發(fā)票一般應(yīng)具備電子簽名或發(fā)票專用章電子簽章，通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺等渠道可查驗簽章的真實性。對于簽章無效的電子發(fā)票，不得接收。（三）接收記錄建立電子發(fā)票接收臺賬，詳細記錄每一張電子發(fā)票的接收日期、發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額、發(fā)票來源、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息。接收臺賬應(yīng)定期進行核對和更新，確保記錄的準確性和完整性。同時，應(yīng)將電子發(fā)票的相關(guān)信息與業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)，便于后續(xù)的查詢和統(tǒng)計分析。三、電子發(fā)票存儲管理（一）存儲方式1.設(shè)立專門的電子發(fā)票存儲服務(wù)器或存儲區(qū)域，采用安全可靠的存儲設(shè)備，如磁盤陣列等，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。存儲服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.按照電子發(fā)票的類別、年度、月份等進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。例如，可按照采購發(fā)票、銷售發(fā)票、服務(wù)發(fā)票等類別分別創(chuàng)建文件夾，在每個類別文件夾下再按照年度和月份細分文件夾，將電子發(fā)票文件存儲在相應(yīng)的文件夾中。3.對于重要的電子發(fā)票，可采用紙質(zhì)打印備份的方式進行存儲，但紙質(zhì)備份應(yīng)與電子發(fā)票原件保持一致，并進行妥善保管。紙質(zhì)備份應(yīng)存放在安全的檔案柜中，按照檔案管理的要求進行分類存放和標識。（二）存儲期限根據(jù)國家稅收法律法規(guī)及公司/組織檔案管理規(guī)定，電子發(fā)票的存儲期限一般為10年。在存儲期限內(nèi)，應(yīng)確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的完整性和可查詢性。超過存儲期限的電子發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。（三）存儲安全1.對電子發(fā)票存儲服務(wù)器設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問存儲的電子發(fā)票數(shù)據(jù)。授權(quán)人員應(yīng)定期更換密碼，確保密碼的安全性。2.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對電子發(fā)票數(shù)據(jù)進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.建立電子發(fā)票存儲安全審計機制，對存儲服務(wù)器的訪問操作進行記錄和審計。審計記錄應(yīng)保存一定期限，以便在需要時進行追溯和查詢。四、電子發(fā)票使用管理（一）報銷流程1.業(yè)務(wù)人員在完成業(yè)務(wù)活動并取得電子發(fā)票后，應(yīng)按照公司/組織的報銷制度填寫報銷申請單，并附上電子發(fā)票原件。報銷申請單應(yīng)清晰填寫業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、發(fā)票信息等相關(guān)內(nèi)容。2.將報銷申請單及電子發(fā)票提交給部門負責人進行審批。部門負責人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況，對報銷內(nèi)容的真實性、合理性進行審核，并簽署審批意見。3.報銷申請單經(jīng)部門負責人審批通過后，提交給財務(wù)部門。財務(wù)人員對電子發(fā)票進行再次審核，包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性等方面的審核。審核通過后，按照公司/組織的財務(wù)流程進行報銷支付。4.在報銷過程中，如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票存在問題，如信息不符、簽章無效等，財務(wù)人員應(yīng)及時與業(yè)務(wù)人員或開票方聯(lián)系，要求更正或重新提供發(fā)票。（二）入賬處理1.財務(wù)部門在完成電子發(fā)票報銷審核后，應(yīng)按照國家財務(wù)會計準則和公司/組織的財務(wù)制度進行入賬處理。將電子發(fā)票作為記賬憑證的附件，確保會計憑證的真實性和完整性。2.對于電子發(fā)票的入賬金額，應(yīng)與報銷金額一致，并按照規(guī)定的會計科目進行核算。在入賬時，應(yīng)準確記錄電子發(fā)票的相關(guān)信息，如發(fā)票代碼、號碼、開票日期等，以便于后續(xù)的查詢和核對。3.定期對電子發(fā)票的入賬情況進行核對和統(tǒng)計，確保入賬數(shù)據(jù)的準確性和一致性。同時，應(yīng)將電子發(fā)票的入賬信息與財務(wù)報表進行關(guān)聯(lián)，保證財務(wù)報表數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。（三）發(fā)票查驗1.財務(wù)人員在收到電子發(fā)票后，應(yīng)通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺等官方渠道對電子發(fā)票的真實性進行查驗。查驗內(nèi)容包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等。2.在報銷審核過程中，應(yīng)將電子發(fā)票的查驗結(jié)果與發(fā)票票面信息進行核對，確保兩者一致。對于查驗結(jié)果不一致的電子發(fā)票，不得作為報銷憑證，并及時與開票方聯(lián)系核實情況。3.定期對電子發(fā)票的查驗情況進行統(tǒng)計和分析，總結(jié)常見的發(fā)票查驗問題及應(yīng)對措施，提高財務(wù)人員的發(fā)票查驗能力和效率。五、電子發(fā)票風險防范與控制（一）虛假發(fā)票風險1.加強對電子發(fā)票的審核力度，除了通過官方查驗平臺進行查驗外，還可結(jié)合業(yè)務(wù)實際情況、供應(yīng)商信譽等因素進行綜合判斷。對于可疑的電子發(fā)票，可要求業(yè)務(wù)人員提供更多的證明材料，如合同、送貨單等，以核實發(fā)票的真實性。2.建立虛假發(fā)票舉報機制，鼓勵公司/組織內(nèi)部員工對發(fā)現(xiàn)的虛假電子發(fā)票進行舉報。對于核實的虛假發(fā)票，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關(guān)責任人的責任。3.定期對財務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員進行虛假發(fā)票防范培訓，提高員工對虛假發(fā)票的識別能力和風險意識。培訓內(nèi)容可包括虛假發(fā)票的常見形式、查驗方法、防范措施等。（二）發(fā)票丟失風險1.要求業(yè)務(wù)人員在收到電子發(fā)票后，及時進行妥善保存，并按照規(guī)定的流程進行報銷。如因特殊原因?qū)е码娮影l(fā)票丟失，應(yīng)及時向財務(wù)部門說明情況，并提供相關(guān)證明材料。2.對于電子發(fā)票存儲服務(wù)器，應(yīng)加強安全管理，防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮影l(fā)票數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復演練，確保在數(shù)據(jù)丟失的情況下能夠及時恢復數(shù)據(jù)。3.在報銷過程中，如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票丟失，財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)公司/組織的報銷制度和實際情況進行處理。一般情況下，可要求業(yè)務(wù)人員提供發(fā)票復印件，并加蓋開票方公章，同時附上相關(guān)證明材料，經(jīng)審核無誤后可作為報銷憑證。（三）系統(tǒng)安全風險1.定期對電子發(fā)票管理系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復系統(tǒng)存在的安全隱患。加強對系統(tǒng)的訪問控制，限制未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。2.建立系統(tǒng)安全應(yīng)急響應(yīng)機制，制定應(yīng)急預案。一旦發(fā)生系統(tǒng)安全事件，如數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)癱瘓等，應(yīng)能夠迅速啟動應(yīng)急預案，采取有效的措施進行處理，減少損失和影響。3.對電子發(fā)票管理系統(tǒng)的操作日志進行詳細記錄和審計，以便在出現(xiàn)問題時能夠追溯和查詢操作過程。同時，應(yīng)定期對操作日志進行清理，防止日志數(shù)據(jù)過大影響系統(tǒng)性能。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對電子發(fā)票管理情況進行審計。審計內(nèi)容包括電子發(fā)票的接收、存儲、使用、報銷等流程是否符合規(guī)定，發(fā)票信息是否真實、準確、完整，相關(guān)制度的執(zhí)行情況等。2.在審計過程中，可通過查閱電子發(fā)票管理臺賬、會計憑證、系統(tǒng)操作記錄等資料，以及與相關(guān)人員進行訪談等方式，獲取審計證據(jù)。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期向公司/組織管理層提交電子發(fā)票管理審計報告，匯報審計結(jié)果和發(fā)現(xiàn)的問題，為管理層決策提供參考依據(jù)。（二）稅務(wù)檢查1.積極配合稅務(wù)機關(guān)的檢查工作，按照要求提供電子發(fā)票相關(guān)資料。在稅務(wù)檢查過程中，應(yīng)確保提供的電子發(fā)票信息真實、準確、完整，符合稅收法律法規(guī)的規(guī)定。2.對于稅務(wù)機關(guān)提出的問題和要求，應(yīng)及時進行整改和落實。如因電子發(fā)票管理問題導致稅務(wù)風險，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求進行處理，并采取措施加強內(nèi)部管理，避免類似問題再次發(fā)生。3.關(guān)注國家稅收政策的變化，及時調(diào)整電子發(fā)票管理辦法，確保公司