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文檔簡介

公司小額采購管理辦法一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司小額采購管理,規(guī)范采購行為,提高采購效率,降低采購成本,確保采購質(zhì)量,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)發(fā)生的小額采購活動(dòng)。小額采購是指單次采購金額在[X]元以下(含[X]元)的采購行為。(三)基本原則1.合規(guī)性原則:嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定,確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則:在保證采購質(zhì)量的前提下,充分考慮采購成本,追求采購效益最大化。3.公正性原則:采購過程應(yīng)公正、公平、公開,維護(hù)公司利益和供應(yīng)商合法權(quán)益。4.及時(shí)性原則:及時(shí)滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要,避免因采購延誤影響工作進(jìn)度。二、采購職責(zé)分工(一)采購部門1.負(fù)責(zé)制定小額采購計(jì)劃,組織實(shí)施采購活動(dòng)。2.選擇合格供應(yīng)商,建立供應(yīng)商檔案,并定期進(jìn)行評(píng)估和更新。3.負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、履行和管理。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題,確保采購任務(wù)順利完成。(二)需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要,提出小額采購申請(qǐng),明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程中的供應(yīng)商選擇、合同評(píng)審等工作,提供必要的技術(shù)支持和意見。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收,確保符合要求。(三)財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核小額采購預(yù)算,監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的評(píng)審,對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。(四)審計(jì)部門1.對(duì)小額采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,檢查采購行為是否合規(guī)、合法。2.對(duì)采購項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行評(píng)價(jià),提出審計(jì)意見和建議。三、采購流程(一)采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要,填寫《小額采購申請(qǐng)表》,詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購金額、申請(qǐng)理由等內(nèi)容,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部門。2.采購申請(qǐng)應(yīng)提前提交,確保有足夠的時(shí)間進(jìn)行采購活動(dòng)。緊急采購申請(qǐng)應(yīng)說明緊急原因,并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批。(二)采購審批1.采購部門收到《小額采購申請(qǐng)表》后,對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核。2.對(duì)于金額在[X]元以下的采購申請(qǐng),由采購部門負(fù)責(zé)人審批;對(duì)于金額超過[X]元的采購申請(qǐng),報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的采購申請(qǐng),由采購部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施采購活動(dòng)。(三)供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購申請(qǐng)的要求,通過多種渠道選擇供應(yīng)商??蓞⒖脊?yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素,選擇至少[X]家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)或報(bào)價(jià)。2.向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函或報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書,明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容,并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)。3.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析,選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。必要時(shí),可組織實(shí)地考察或樣品測試。(四)采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商采購合同條款,起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.將采購合同提交至財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審重點(diǎn)包括合同條款的合法性、合理性、完整性,以及對(duì)公司利益的保護(hù)等方面。3.根據(jù)評(píng)審意見對(duì)采購合同進(jìn)行修改和完善,確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。修改后的采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后,加蓋公司公章與供應(yīng)商簽訂。(五)采購實(shí)施1.采購部門按照采購合同約定,向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單,明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容,并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù),確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通,及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.在采購物品或服務(wù)交付前,采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。(六)驗(yàn)收1.需求部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗(yàn)收合格后,需求部門填寫《小額采購驗(yàn)收單》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部門。3.如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況,需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。協(xié)商不成的,可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。(七)付款1.采購部門根據(jù)《小額采購驗(yàn)收單》和采購合同,填寫《小額采購付款申請(qǐng)單》,附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證,提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核,重點(diǎn)審核采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、驗(yàn)收單的完整性等內(nèi)容。審核通過后,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后的付款申請(qǐng),由財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購方式(一)詢價(jià)采購1.適用范圍:適用于采購物品規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。2.采購部門向至少[X]家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函,要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較,選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。(二)直接采購1.適用范圍:適用于采購市場資源有限,只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目;或者因發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況,需要立即采購的項(xiàng)目。2.對(duì)于直接采購項(xiàng)目,采購部門應(yīng)填寫《直接采購審批表》,詳細(xì)說明采購原因、供應(yīng)商名稱、采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等內(nèi)容,并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施采購。(三)競爭性談判1.適用范圍:適用于采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求,不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的項(xiàng)目;或者采購項(xiàng)目價(jià)格構(gòu)成復(fù)雜,需要通過談判確定價(jià)格的項(xiàng)目。2.采購部門成立談判小組,小組成員不少于[X]人,由采購部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。談判小組與不少于[X]家供應(yīng)商進(jìn)行談判,在談判過程中,談判小組應(yīng)要求供應(yīng)商進(jìn)行多輪報(bào)價(jià),并根據(jù)談判情況確定成交供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理(一)供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度,明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件,包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)證明文件,以及供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等方面的要求。2.供應(yīng)商申請(qǐng)準(zhǔn)入時(shí),應(yīng)向采購部門提交相關(guān)資質(zhì)證明文件和產(chǎn)品樣本等資料。采購部門對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核,并實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況。審核和考察合格的供應(yīng)商,納入公司供應(yīng)商名錄。(二)供應(yīng)商評(píng)估1.采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估,評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。評(píng)估周期為每年[X]次。2.采購部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于評(píng)估優(yōu)秀的供應(yīng)商,給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì);對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商,及時(shí)淘汰出公司供應(yīng)商名錄。(三)供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制,對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì),如增加采購份額、優(yōu)先付款等。2.同時(shí),公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制,對(duì)違反采購合同約定的供應(yīng)商,采取相應(yīng)的處罰措施,如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理(一)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別,包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn),采購部門應(yīng)分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。(二)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)市場風(fēng)險(xiǎn),采購部門應(yīng)關(guān)注市場動(dòng)態(tài),及時(shí)調(diào)整采購策略,合理安排采購時(shí)間和數(shù)量,避免因市場價(jià)格波動(dòng)等因素造成采購成本增加。2.針對(duì)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn),采購部門應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理,選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商,并與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn),采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理,確保采購合同條款合法、合理、完整,避免因合同漏洞或糾紛給公司造成損失。4.針對(duì)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn),采購部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購物品或服務(wù)的質(zhì)量控制,嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收,確保采購物品或服務(wù)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。5.針對(duì)付款風(fēng)險(xiǎn),財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購付款的審核,確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全,避免因付款不當(dāng)給公司造成資金損失。七、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督審計(jì)部門定期對(duì)公司小額采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,檢查采購行為是否合規(guī)、合法,采購流程是否規(guī)范,采購合同是否履行等情況。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題,及時(shí)提出整改意見,并跟蹤整改落實(shí)情況。(二)采購部門自查采購部門應(yīng)定期對(duì)本部門的采購工作進(jìn)行自查,檢查采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同履行情況等,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。(三)其他監(jiān)督公司其他部門有權(quán)對(duì)小額采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)問題可及時(shí)向采購部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映

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