公司小額采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司小額采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)發(fā)生的小額采購活動。小額采購是指單次采購金額在[X]元以下（含[X]元）的采購行為。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公正性原則：采購過程應(yīng)公正、公平、公開，維護(hù)公司利益和供應(yīng)商合法權(quán)益。4.及時性原則：及時滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，避免因采購延誤影響工作進(jìn)度。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定小額采購計劃，組織實施采購活動。2.選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行評估和更新。3.負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、履行和管理。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保采購任務(wù)順利完成。（二）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出小額采購申請，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程中的供應(yīng)商選擇、合同評審等工作，提供必要的技術(shù)支持和意見。3.負(fù)責(zé)對采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗收，確保符合要求。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核小額采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的評審，對合同中的付款條款進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)辦理采購款項的支付手續(xù)。（四）審計部門1.對小額采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否合規(guī)、合法。2.對采購項目的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行評價，提出審計意見和建議。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《小額采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購金額、申請理由等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部門。2.采購申請應(yīng)提前提交，確保有足夠的時間進(jìn)行采購活動。緊急采購申請應(yīng)說明緊急原因，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批。（二）采購審批1.采購部門收到《小額采購申請表》后，對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行審核。2.對于金額在[X]元以下的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額超過[X]元的采購申請，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)組織實施采購活動。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購申請的要求，通過多種渠道選擇供應(yīng)商?？蓞⒖脊?yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，選擇至少[X]家供應(yīng)商進(jìn)行詢價或報價。2.向供應(yīng)商發(fā)出詢價函或報價邀請書，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)報價。3.對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。必要時，可組織實地考察或樣品測試。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商采購合同條款，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.將采購合同提交至財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門進(jìn)行評審。評審重點包括合同條款的合法性、合理性、完整性，以及對公司利益的保護(hù)等方面。3.根據(jù)評審意見對采購合同進(jìn)行修改和完善，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。修改后的采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，加蓋公司公章與供應(yīng)商簽訂。（五）采購實施1.采購部門按照采購合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)要求、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.在采購物品或服務(wù)交付前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。（六）驗收1.需求部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗收合格后，需求部門填寫《小額采購驗收單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購部門。3.如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）付款1.采購部門根據(jù)《小額采購驗收單》和采購合同，填寫《小額采購付款申請單》，附上相關(guān)發(fā)票、驗收單等憑證，提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點審核采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合法性、驗收單的完整性等內(nèi)容。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后的付款申請，由財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購方式（一）詢價采購1.適用范圍：適用于采購物品規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購部門向至少[X]家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。（二）直接采購1.適用范圍：適用于采購市場資源有限，只能從唯一供應(yīng)商處采購的項目；或者因發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況，需要立即采購的項目。2.對于直接采購項目，采購部門應(yīng)填寫《直接采購審批表》，詳細(xì)說明采購原因、供應(yīng)商名稱、采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格等內(nèi)容，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施采購。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于采購項目技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的項目；或者采購項目價格構(gòu)成復(fù)雜，需要通過談判確定價格的項目。2.采購部門成立談判小組，小組成員不少于[X]人，由采購部門、需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。談判小組與不少于[X]家供應(yīng)商進(jìn)行談判，在談判過程中，談判小組應(yīng)要求供應(yīng)商進(jìn)行多輪報價，并根據(jù)談判情況確定成交供應(yīng)商。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購部門建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等資質(zhì)證明文件，以及供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等方面的要求。2.供應(yīng)商申請準(zhǔn)入時，應(yīng)向采購部門提交相關(guān)資質(zhì)證明文件和產(chǎn)品樣本等資料。采購部門對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，并實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況。審核和考察合格的供應(yīng)商，納入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。評估周期為每年[X]次。2.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于評估優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會；對于評估不合格的供應(yīng)商，及時淘汰出公司供應(yīng)商名錄。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。2.同時，公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對違反采購合同約定的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，采購部門應(yīng)分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.針對市場風(fēng)險，采購部門應(yīng)關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略，合理安排采購時間和數(shù)量，避免因市場價格波動等因素造成采購成本增加。2.針對供應(yīng)商風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.針對合同風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，確保采購合同條款合法、合理、完整，避免因合同漏洞或糾紛給公司造成損失。4.針對質(zhì)量風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行驗收，確保采購物品或服務(wù)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。5.針對付款風(fēng)險，財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購付款的審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全，避免因付款不當(dāng)給公司造成資金損失。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督審計部門定期對公司小額采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否合規(guī)、合法，采購流程是否規(guī)范，采購合同是否履行等情況。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）采購部門自查采購部門應(yīng)定期對本部門的采購工作進(jìn)行自查，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同履行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）其他監(jiān)督公司其他部門有權(quán)對小額采購活動進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題可及時向采購部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映