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關(guān)于定點(diǎn)采購(gòu)管理辦法一、總則(一)目的為了加強(qiáng)公司/組織的采購(gòu)管理,規(guī)范定點(diǎn)采購(gòu)行為,提高采購(gòu)效率,保證采購(gòu)質(zhì)量,降低采購(gòu)成本,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及定點(diǎn)采購(gòu)的項(xiàng)目,包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、耗材、服務(wù)等。(三)基本原則1.合規(guī)性原則:嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.公開(kāi)、公平、公正原則:采購(gòu)過(guò)程應(yīng)透明,所有供應(yīng)商享有平等參與機(jī)會(huì),按照公正的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審和選擇。3.效益原則:在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下,追求采購(gòu)成本的降低和采購(gòu)效益的最大化。4.誠(chéng)信原則:采購(gòu)方與供應(yīng)商應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信,履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、定點(diǎn)采購(gòu)的定義與范圍(一)定義定點(diǎn)采購(gòu)是指公司/組織通過(guò)招標(biāo)、談判等方式,確定若干家合格供應(yīng)商,與之簽訂定點(diǎn)采購(gòu)協(xié)議,在一定時(shí)期內(nèi),按照約定的價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等條件,向其采購(gòu)指定范圍內(nèi)物資或服務(wù)的采購(gòu)方式。(二)范圍1.辦公用品:如文具、紙張、文件夾、筆記本等。2.辦公設(shè)備:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等。3.耗材:墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、墨粉等。4.服務(wù):保潔服務(wù)、綠化養(yǎng)護(hù)服務(wù)、設(shè)備維修保養(yǎng)服務(wù)等。三、定點(diǎn)采購(gòu)的組織與職責(zé)(一)采購(gòu)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)定點(diǎn)采購(gòu)工作的組織、協(xié)調(diào)和管理。2.制定定點(diǎn)采購(gòu)計(jì)劃和方案。3.組織供應(yīng)商的招標(biāo)、談判、評(píng)審等工作。4.與定點(diǎn)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)協(xié)議,并監(jiān)督協(xié)議的執(zhí)行。5.定期評(píng)估定點(diǎn)采購(gòu)工作的績(jī)效,提出改進(jìn)措施。(二)需求部門(mén)1.根據(jù)實(shí)際工作需要,提出采購(gòu)需求。2.參與供應(yīng)商的評(píng)審工作,提供相關(guān)意見(jiàn)和建議。3.協(xié)助采購(gòu)管理部門(mén)監(jiān)督采購(gòu)協(xié)議的執(zhí)行,及時(shí)反饋采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量、使用情況等問(wèn)題。(三)財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)費(fèi)用支出。2.監(jiān)督采購(gòu)資金的支付,確保資金使用合規(guī)。(四)審計(jì)部門(mén)1.對(duì)定點(diǎn)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。2.檢查采購(gòu)協(xié)議的執(zhí)行情況,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)。四、定點(diǎn)供應(yīng)商的選擇與管理(一)供應(yīng)商的選擇1.供應(yīng)商征集采購(gòu)管理部門(mén)通過(guò)多種渠道廣泛征集供應(yīng)商,包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)征集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選,建立供應(yīng)商信息庫(kù)。2.供應(yīng)商資格審查采購(gòu)管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)進(jìn)入信息庫(kù)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查,審查內(nèi)容包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。對(duì)于不符合資格要求的供應(yīng)商,予以淘汰。3.招標(biāo)或談判根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求,采購(gòu)管理部門(mén)選擇合適的采購(gòu)方式,如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等。制定招標(biāo)文件或談判文件,明確采購(gòu)的物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。組織供應(yīng)商參加招標(biāo)或談判活動(dòng),要求供應(yīng)商按照文件要求進(jìn)行報(bào)價(jià)和應(yīng)答。4.評(píng)審與確定成立評(píng)審小組,由采購(gòu)管理部門(mén)、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成。評(píng)審小組按照事先制定的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn),對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、服務(wù)承諾、業(yè)績(jī)信譽(yù)等進(jìn)行綜合評(píng)審。根據(jù)評(píng)審結(jié)果,確定定點(diǎn)供應(yīng)商名單,并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。(二)供應(yīng)商的管理1.簽訂采購(gòu)協(xié)議采購(gòu)管理部門(mén)與定點(diǎn)供應(yīng)商簽訂定點(diǎn)采購(gòu)協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.供應(yīng)商培訓(xùn)采購(gòu)管理部門(mén)定期組織對(duì)定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行培訓(xùn),使其了解公司/組織的采購(gòu)政策、流程和要求。培訓(xùn)內(nèi)容包括質(zhì)量管理、交貨期管理、售后服務(wù)等方面的知識(shí)和技能。3.供應(yīng)商考核采購(gòu)管理部門(mén)建立供應(yīng)商考核機(jī)制,定期對(duì)定點(diǎn)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行考核??己朔绞桨ㄈ粘z查、定期評(píng)估、用戶(hù)反饋等。根據(jù)考核結(jié)果,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲,如增加或減少采購(gòu)份額、暫停或取消定點(diǎn)資格等。4.供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理采購(gòu)管理部門(mén)定期對(duì)定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整,對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商,及時(shí)淘汰并補(bǔ)充新的供應(yīng)商。關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài),及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略和合作方式。五、定點(diǎn)采購(gòu)的流程(一)采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要,填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表,詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后,提交給采購(gòu)管理部門(mén)。(二)采購(gòu)審批1.采購(gòu)管理部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審核,核實(shí)采購(gòu)需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目,采購(gòu)管理部門(mén)將采購(gòu)申請(qǐng)表提交給公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)表,由采購(gòu)管理部門(mén)下達(dá)采購(gòu)任務(wù)。(三)采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)任務(wù),從定點(diǎn)供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商,向其發(fā)送采購(gòu)訂單。2.采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。3.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后,應(yīng)按照訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)或提供服務(wù),并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將物資或服務(wù)送達(dá)指定地點(diǎn)。(四)驗(yàn)收與付款1.物資或服務(wù)到貨后,需求部門(mén)負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀(guān)等是否符合采購(gòu)訂單要求。2.驗(yàn)收合格后,需求部門(mén)填寫(xiě)驗(yàn)收單,并簽字確認(rèn)。3.采購(gòu)管理部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收單和采購(gòu)訂單,辦理付款手續(xù)。付款流程應(yīng)按照公司/組織的財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。六、定點(diǎn)采購(gòu)的監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)定點(diǎn)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì),檢查采購(gòu)過(guò)程是否合法合規(guī),采購(gòu)協(xié)議是否有效執(zhí)行。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督,確保資金使用安全、合理。3.采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理和監(jiān)督,防止違規(guī)行為的發(fā)生。(二)外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查,及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.主動(dòng)接受供應(yīng)商和社會(huì)公眾的監(jiān)督,對(duì)投訴和舉報(bào)及時(shí)進(jìn)行處理和反饋。七、定點(diǎn)采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)防控(一)供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制,嚴(yán)格審查供應(yīng)商的資格和信譽(yù),降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)協(xié)議,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),約束供應(yīng)商的行為。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問(wèn)題,避免因供應(yīng)商原因?qū)е碌牟少?gòu)風(fēng)險(xiǎn)。(二)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)1.建立價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制,定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息,與定點(diǎn)供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析。2.在采購(gòu)協(xié)議中約定價(jià)格調(diào)整條款,根據(jù)市場(chǎng)變化及時(shí)調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。3.通過(guò)招標(biāo)、談判等方式,引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,降低采購(gòu)價(jià)格。(三)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.明確采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。2.加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理,嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收,確保采購(gòu)物資或服務(wù)的質(zhì)量。3.對(duì)于質(zhì)量不合格的物資或服務(wù),及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決,要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。(四)法律風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)
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