辦公用品配備管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品的配備管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)全體員工。（三）基本原則1.按需配備原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配備辦公用品，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，降低辦公用品采購(gòu)和使用成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全辦公用品配備管理制度，規(guī)范工作流程。4.高效利用原則：提高辦公用品的使用效率，充分發(fā)揮其價(jià)值。二、職責(zé)分工（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)和年度采購(gòu)計(jì)劃。2.組織實(shí)施辦公用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管和發(fā)放工作。3.定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，提出改進(jìn)建議。4.負(fù)責(zé)廢舊辦公用品的回收和處理。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核辦公用品采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。2.監(jiān)督辦公用品采購(gòu)資金的使用情況。（三）使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品需求的申報(bào)和領(lǐng)用。2.合理使用辦公用品，做好日常保管工作，避免浪費(fèi)和損壞。3.配合行政部門(mén)做好辦公用品的盤(pán)點(diǎn)和清查工作。三、辦公用品分類及配備標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書(shū)寫(xiě)工具：如中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆等，根據(jù)工作需要每人每月配備一定數(shù)量。2.紙張類：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙等，根據(jù)業(yè)務(wù)量大小合理配備。3.文件夾、檔案袋：用于文件整理和歸檔，根據(jù)實(shí)際需求配備。4.訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、回形針、膠水、膠帶：滿足日常文件裝訂和粘貼需求。（二）辦公設(shè)備類1.電腦：根據(jù)工作崗位需求配備，定期進(jìn)行維護(hù)和更新。2.打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)：根據(jù)業(yè)務(wù)量合理配置，集中管理使用。3.辦公桌椅：根據(jù)員工工作性質(zhì)和辦公空間合理配備。（三）辦公耗材類1.硒鼓、墨盒：根據(jù)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用頻率定期更換。2.打印紙：根據(jù)每月打印量合理儲(chǔ)備。（四）其他辦公用品1.計(jì)算器：滿足財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)等崗位工作需要。2.電話機(jī)：根據(jù)工作崗位配備。3.綠植：適當(dāng)配置，美化辦公環(huán)境。具體配備標(biāo)準(zhǔn)詳見(jiàn)附件《辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)清單》，各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際工作情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但需報(bào)行政部門(mén)備案。四、辦公用品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.行政部門(mén)每年年底根據(jù)公司下一年度工作計(jì)劃和辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)，制定下一年度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)品種、數(shù)量、預(yù)算等。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）采購(gòu)方式選擇1.對(duì)于常用辦公用品，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，建立長(zhǎng)期合作關(guān)系。2.對(duì)于特殊辦公用品或緊急需求，可通過(guò)市場(chǎng)采購(gòu)等方式解決，但需辦理相關(guān)審批手續(xù)。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后提交行政部門(mén)。2.采購(gòu)審批：行政部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合采購(gòu)計(jì)劃的報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超出采購(gòu)計(jì)劃的，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施：行政部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員需與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.驗(yàn)收入庫(kù)：辦公用品到貨后，行政部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)單》；驗(yàn)收不合格的，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨。五、辦公用品領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后到行政部門(mén)領(lǐng)取。2.行政部門(mén)根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)，發(fā)放辦公用品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上登記領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、領(lǐng)用物品等信息。（二）限量領(lǐng)用1.對(duì)于部分辦公用品，如中性筆、筆記本等，實(shí)行限量領(lǐng)用制度，每人每月領(lǐng)用數(shù)量不得超過(guò)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.特殊情況需要超量領(lǐng)用的，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）以舊換新1.對(duì)于部分可重復(fù)使用的辦公用品，如硒鼓、墨盒等，實(shí)行以舊換新制度。2.員工在領(lǐng)用新的辦公用品時(shí)，需交回舊的同類物品。六、辦公用品保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.行政部門(mén)設(shè)立辦公用品倉(cāng)庫(kù)，指定專人負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員需對(duì)辦公用品進(jìn)行分類存放，建立庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，做好防火、防潮、防蟲(chóng)等工作。（二）使用部門(mén)保管1.使用部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的保管，確保辦公用品妥善存放，避免丟失和損壞。2.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)辦公用品進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)。七、辦公用品使用監(jiān)督與考核（一）使用監(jiān)督1.行政部門(mén)定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)、損壞等現(xiàn)象及時(shí)制止并提出整改意見(jiàn)。2.鼓勵(lì)員工節(jié)約使用辦公用品，對(duì)節(jié)約使用辦公用品表現(xiàn)突出的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核辦法1.將辦公用品使用情況納入部門(mén)績(jī)效考核指標(biāo)體系，對(duì)辦公用品浪費(fèi)嚴(yán)重、管理不善的部門(mén)進(jìn)行扣分處理。2.員工個(gè)人辦公用品使用情況與個(gè)人績(jī)效掛鉤，對(duì)浪費(fèi)辦公用品的員工進(jìn)行批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的給予相應(yīng)處罰。八、廢舊辦公用品處理（一）回收1.行政部門(mén)定期組織廢舊辦公用品的回收工作，各部門(mén)應(yīng)積極配合，將廢舊辦公用品交至行政部門(mén)指定地點(diǎn)。2.回收的廢舊辦公用品應(yīng)進(jìn)行分類整理，能修復(fù)再利用的進(jìn)行修復(fù)后繼續(xù)使用，不能修復(fù)的進(jìn)行集中存放。（二）處理1.對(duì)于可回收利用的廢舊辦公用品，如紙