公司配置電話管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電話的配置、使用與管理，提高電話資源的使用效率，保障公司通信暢通，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電話資源由行政部門統(tǒng)一規(guī)劃、配置和管理。2.合理使用原則：員工應(yīng)根據(jù)工作需要合理使用電話，確保通信暢通，嚴(yán)禁利用公司電話從事與工作無關(guān)的活動。3.節(jié)約高效原則：在滿足工作需求的前提下，盡量節(jié)約電話費用，提高電話使用效率。二、電話配置（一）辦公電話配置1.根據(jù)部門職能和工作需要，為各部門配備必要的辦公電話。辦公電話應(yīng)安裝在便于使用的位置，不得隨意移動或更換。2.行政部門負責(zé)辦公電話的選型、采購和安裝調(diào)試，并建立辦公電話臺賬，記錄電話型號、使用部門、電話號碼等信息。（二）移動電話配置1.對于因工作需要經(jīng)常外出的員工，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，可配備移動電話。移動電話的費用標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.員工離職時，應(yīng)將移動電話交回公司，如有遺失或損壞，應(yīng)按照原價賠償。（三）特殊崗位電話配置對于某些特殊崗位，如客服熱線、應(yīng)急指揮等，根據(jù)工作需要配備專門的電話設(shè)備，并制定相應(yīng)的使用管理規(guī)定。三、電話使用（一）辦公電話使用1.員工應(yīng)在工作時間內(nèi)保持辦公電話暢通，不得隨意關(guān)機或設(shè)置呼叫轉(zhuǎn)移。如有特殊情況需要離開座位，應(yīng)將電話轉(zhuǎn)接至語音信箱或告知同事代為接聽。2.接聽辦公電話應(yīng)使用禮貌用語，及時準(zhǔn)確地傳達信息。對于重要電話，應(yīng)做好記錄，并及時向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報。3.嚴(yán)禁利用辦公電話撥打私人電話、閑聊或從事其他與工作無關(guān)的活動。如因工作需要撥打長途電話，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）移動電話使用1.員工應(yīng)妥善保管移動電話，不得遺失或損壞。移動電話丟失后，應(yīng)及時向部門負責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的掛失措施。2.員工在使用移動電話時，應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得利用移動電話發(fā)送違法、違規(guī)、有害信息或從事其他損害公司利益的行為。3.移動電話費用報銷應(yīng)按照公司規(guī)定執(zhí)行，員工應(yīng)提供真實有效的發(fā)票，并注明通話時間、通話對象、通話內(nèi)容等信息。（三）特殊崗位電話使用1.客服熱線工作人員應(yīng)按照規(guī)定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和流程接聽客戶電話，及時解答客戶咨詢，處理客戶投訴和建議。2.應(yīng)急指揮電話應(yīng)保持24小時暢通，相關(guān)人員應(yīng)隨時待命，確保在緊急情況下能夠迅速響應(yīng)和處理突發(fā)事件。四、電話費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公電話費用按照公司與電信運營商簽訂的協(xié)議執(zhí)行，包括月租費、通話費、短信費等。2.移動電話費用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工崗位和工作需要制定，具體標(biāo)準(zhǔn)由行政部門會同財務(wù)部門另行規(guī)定。（二）費用報銷1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的報銷流程和時間要求，及時提交電話費用報銷申請。報銷申請應(yīng)附發(fā)票、通話記錄清單等相關(guān)證明材料。2.財務(wù)部門負責(zé)對電話費用報銷申請進行審核，對于不符合規(guī)定的報銷申請，有權(quán)拒絕報銷。3.電話費用報銷應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算控制，如超出預(yù)算，應(yīng)說明原因并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）費用監(jiān)控1.行政部門應(yīng)定期對公司電話費用進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取措施進行處理。2.對于電話費用過高的部門或個人，行政部門應(yīng)進行重點監(jiān)控，并與其溝通，了解原因，提出改進建議。五、電話維護與維修（一）維護責(zé)任1.辦公電話的日常維護由行政部門負責(zé)，包括線路檢查、設(shè)備清潔、故障排除等。2.移動電話的維護由員工自行負責(zé)，如遇故障，應(yīng)及時聯(lián)系電信運營商進行維修。（二）維修流程1.當(dāng)電話出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時向行政部門報告。行政部門接到報告后，應(yīng)及時安排維修人員進行維修。2.對于無法當(dāng)場修復(fù)的故障，行政部門應(yīng)及時與電信運營商溝通協(xié)調(diào)，盡快恢復(fù)電話正常使用。3.維修完成后，行政部門應(yīng)填寫維修記錄，記錄故障原因、維修時間、維修人員等信息。六、電話安全管理（一）信息安全1.員工應(yīng)妥善保管電話賬號和密碼，不得隨意透露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應(yīng)及時向行政部門報告，并采取相應(yīng)的措施。2.在使用電話傳輸敏感信息時，應(yīng)采取加密措施，確保信息安全。（二）設(shè)備安全1.員工應(yīng)愛護電話設(shè)備，不得隨意拆卸、改裝或損壞。如因人為原因造成設(shè)備損壞，應(yīng)按照原價賠償。2.對于閑置或不再使用的電話設(shè)備，行政部門應(yīng)及時進行清理和回收，妥善保管。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負責(zé)對公司電話的配置、使用、維護等情況進行定期監(jiān)督檢查，確保各項規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.對于違反本辦法的行為，行政部門應(yīng)及時進行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（二）考核評價1.將電話使用管理情況納入員工績效考核體系，作為員工績效評價的重要依據(jù)之一。2.對于電話使用規(guī)范、費用控制良好的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反規(guī)定、造成不良影響的部門和個人，給予批評教育、扣減績效分?jǐn)?shù)等處罰。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由行政部門負責(zé)解釋。（二）修訂與廢止