北京辦公空間管理辦法總則制定目的本辦法旨在規(guī)范北京地區(qū)辦公空間的使用與管理，提高辦公空間的利用效率，保障辦公活動的正常開展，維護辦公秩序，促進公司/組織的健康發(fā)展。適用范圍本辦法適用于公司/組織在北京地區(qū)內(nèi)擁有或租賃的所有辦公空間，包括寫字樓、辦公園區(qū)、商業(yè)綜合體等各類辦公場所?；驹瓌t1.合法合規(guī)原則辦公空間的管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及北京市相關(guān)政策規(guī)定，確保各項管理活動合法有效。2.安全第一原則始終將安全放在首位，保障辦公空間內(nèi)人員的生命財產(chǎn)安全，預(yù)防和減少各類安全事故的發(fā)生。3.合理利用原則優(yōu)化辦公空間資源配置，提高空間利用率，避免資源浪費，實現(xiàn)辦公空間的高效利用。4.服務(wù)至上原則以滿足公司/組織員工的辦公需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、便捷的辦公服務(wù)，營造良好的辦公環(huán)境。辦公空間規(guī)劃與布局空間規(guī)劃1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略、人員規(guī)模以及未來發(fā)展需求，制定科學(xué)合理的辦公空間規(guī)劃方案。規(guī)劃應(yīng)包括不同部門的辦公區(qū)域劃分、功能區(qū)域設(shè)置（如會議室、接待區(qū)、休息區(qū)等）以及預(yù)留發(fā)展空間等內(nèi)容。2.在規(guī)劃過程中，充分考慮各部門之間的工作流程和協(xié)作需求，確保辦公空間布局有利于提高工作效率和團隊協(xié)作。布局調(diào)整1.隨著公司/組織業(yè)務(wù)的變化和發(fā)展，適時對辦公空間布局進行調(diào)整。調(diào)整方案應(yīng)提前征求相關(guān)部門和員工的意見，確保調(diào)整后的布局能夠滿足實際工作需要。2.在進行布局調(diào)整時，要做好辦公設(shè)備、家具等的搬遷和安置工作，盡量減少對正常辦公秩序的影響。同時，要對調(diào)整后的空間進行合理的裝修和布置，營造舒適、美觀的辦公環(huán)境。辦公空間使用規(guī)范辦公區(qū)域分配1.依據(jù)公司/組織的部門設(shè)置和人員編制，按照公平、合理、高效的原則分配辦公區(qū)域。各部門應(yīng)嚴格按照分配方案使用辦公空間，不得擅自占用其他部門的辦公區(qū)域。2.對于共享辦公區(qū)域（如會議室、公共休息區(qū)等），實行預(yù)約使用制度。各部門如需使用共享區(qū)域，應(yīng)提前向管理部門提交預(yù)約申請，經(jīng)批準后方可使用。辦公設(shè)施使用1.公司/組織為員工配備的辦公設(shè)施（如辦公桌椅、電腦、打印機等），員工應(yīng)妥善使用和保管，不得擅自拆卸、改裝或損壞。如有損壞，應(yīng)及時向管理部門報告，并按照規(guī)定進行維修或賠償。2.員工在使用辦公設(shè)施過程中，應(yīng)遵守操作規(guī)程，確保設(shè)備的正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系管理部門安排維修人員進行維修。環(huán)境衛(wèi)生維護1.全體員工應(yīng)共同維護辦公空間的環(huán)境衛(wèi)生，保持辦公區(qū)域整潔、干凈。各部門應(yīng)負責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常清潔工作，定期清理垃圾、擦拭桌面和地面等。2.公司/組織應(yīng)設(shè)置專門的公共衛(wèi)生區(qū)域（如走廊、樓梯、衛(wèi)生間等），并安排專人負責(zé)定期清掃和消毒。同時，應(yīng)在公共區(qū)域設(shè)置垃圾桶、煙灰缸等衛(wèi)生設(shè)施，并引導(dǎo)員工正確使用。安全管理1.加強辦公空間的安全管理，建立健全安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。定期組織安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保辦公空間的安全。2.員工應(yīng)增強安全意識，遵守安全規(guī)定，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火、私拉亂接電線等。如發(fā)現(xiàn)安全問題或隱患，應(yīng)及時向管理部門報告。3.公司/組織應(yīng)配備必要的安全設(shè)施（如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等），并確保其正常運行。同時，應(yīng)定期組織員工進行安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高員工的安全防范能力和應(yīng)急處置能力。辦公空間租賃與裝修管理租賃管理1.公司/組織如需租賃辦公空間，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，簽訂租賃合同。租賃合同應(yīng)明確租賃雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括租賃期限、租金支付方式、房屋用途、維修責(zé)任等內(nèi)容。2.在簽訂租賃合同前，管理部門應(yīng)對租賃房屋的產(chǎn)權(quán)情況、房屋質(zhì)量、周邊環(huán)境等進行實地考察和評估，確保租賃房屋符合公司/組織的使用要求和安全標準。3.租賃期間，管理部門應(yīng)定期對租賃房屋進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決租賃過程中出現(xiàn)的問題。如遇房屋維修、續(xù)租、提前解約等情況，應(yīng)按照租賃合同的約定辦理相關(guān)手續(xù)。裝修管理1.員工因工作需要對辦公區(qū)域進行裝修時，應(yīng)提前向管理部門提交裝修申請，說明裝修內(nèi)容、裝修期限、施工單位等信息。裝修申請經(jīng)批準后方可進行裝修施工。2.管理部門應(yīng)對裝修施工進行全程監(jiān)督，確保施工過程符合安全規(guī)范和環(huán)保要求。施工單位應(yīng)遵守施工現(xiàn)場的各項管理規(guī)定，文明施工，不得影響其他部門的正常辦公。3.裝修完成后，員工應(yīng)及時通知管理部門進行驗收。驗收合格后方可投入使用。如發(fā)現(xiàn)裝修質(zhì)量問題或不符合安全規(guī)范的情況，管理部門應(yīng)責(zé)令施工單位限期整改，直至達到驗收標準。辦公空間費用管理租金及物業(yè)費1.公司/組織按照租賃合同約定按時支付租金和物業(yè)費。租金支付方式和時間應(yīng)在合同中明確規(guī)定，如遇特殊情況需要延期支付，應(yīng)提前與出租方協(xié)商并取得同意。2.管理部門應(yīng)定期對租金和物業(yè)費的支付情況進行核對和統(tǒng)計，確保費用支付準確無誤。同時，應(yīng)妥善保管相關(guān)票據(jù)和憑證，以備查詢和審計。水電費及其他費用1.辦公空間內(nèi)的水電費及其他費用（如通訊費、網(wǎng)絡(luò)費等）由使用部門或個人按照實際發(fā)生額承擔(dān)。管理部門應(yīng)定期抄表核算水電費，并向各部門或個人發(fā)送費用賬單，各部門或個人應(yīng)按時繳納費用。2.對于公共區(qū)域的水電費及其他費用，按照各部門使用面積或人數(shù)等比例進行分攤。管理部門應(yīng)制定合理的分攤方案，并向員工公示。費用報銷與結(jié)算1.員工因辦公需要發(fā)生的費用（如辦公用品采購、差旅費等），應(yīng)按照公司/組織的費用報銷制度進行報銷。報銷時應(yīng)提供真實、有效的票據(jù)和憑證，并填寫詳細的報銷申請表。2.管理部門應(yīng)按照規(guī)定的流程對員工的費用報銷申請進行審核和審批，確保報銷費用合理合規(guī)。審核通過后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行報銷結(jié)算，將報銷款項支付給員工。辦公空間信息化管理網(wǎng)絡(luò)與通訊管理1.公司/組織應(yīng)建立穩(wěn)定、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，滿足員工日常辦公和業(yè)務(wù)開展的需要。管理部門應(yīng)負責(zé)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護和管理，確保網(wǎng)絡(luò)暢通。2.員工應(yīng)遵守網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定，不得利用公司網(wǎng)絡(luò)從事違法違規(guī)活動。如發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題或異常情況，應(yīng)及時向管理部門報告。3.公司/組織應(yīng)提供必要的通訊設(shè)施（如固定電話、移動電話等），并按照規(guī)定的標準和流程進行配置和管理。員工應(yīng)妥善使用通訊設(shè)施，不得擅自變更或損壞。辦公自動化系統(tǒng)1.推廣使用辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)文件傳輸、審批流程、會議安排等辦公業(yè)務(wù)的信息化管理。員工應(yīng)積極使用辦公自動化系統(tǒng)，提高工作效率和協(xié)同辦公能力。2.管理部門應(yīng)負責(zé)辦公自動化系統(tǒng)的維護和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。同時，應(yīng)定期組織員工進行系統(tǒng)培訓(xùn)，提高員工的系統(tǒng)操作技能。數(shù)據(jù)管理與安全1.加強辦公空間內(nèi)的數(shù)據(jù)管理，建立健全數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。員工應(yīng)妥善保管個人工作數(shù)據(jù)，并按照規(guī)定進行備份。2.公司/組織應(yīng)采取必要的安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。如設(shè)置數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、安裝防火墻和殺毒軟件等。同時，應(yīng)定期對數(shù)據(jù)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。辦公空間人員管理人員出入管理1.公司/組織應(yīng)建立人員出入管理制度，設(shè)置門禁系統(tǒng)，對辦公空間的人員出入進行嚴格管控。員工應(yīng)佩戴工作證件，通過門禁系統(tǒng)進出辦公區(qū)域。2.外來人員如需進入辦公區(qū)域，應(yīng)提前與相關(guān)部門或人員聯(lián)系，并在門衛(wèi)處進行登記和身份核實。經(jīng)批準后方可進入辦公區(qū)域。訪客接待管理1.各部門負責(zé)本部門訪客的接待工作。接待人員應(yīng)提前了解訪客的基本情況和來訪目的，并做好接待安排。2.訪客進入辦公區(qū)域后，接待人員應(yīng)全程陪同，引導(dǎo)訪客前往目的地，并介紹辦公空間的相關(guān)規(guī)定和注意事項。訪客離開時，接待人員應(yīng)將其送出辦公區(qū)域。員工行為規(guī)范1.全體員工應(yīng)遵守辦公空間的各項管理規(guī)定，自覺維護辦公秩序。不得在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩、追逐打鬧、吸煙、吃零食等。2.員工應(yīng)保持良好的職業(yè)道德和行為舉止，尊重他人，團結(jié)協(xié)作。不得在辦公區(qū)域內(nèi)進行與工作無關(guān)的活動，如玩游戲、看視頻等。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對辦公空間的使用和管理情況進行檢查。管理部門應(yīng)制定詳細的檢查計劃和標準，確保檢查工作的全面性和有效性。2.檢查內(nèi)容包括辦公空間的環(huán)境衛(wèi)生、安全管理、設(shè)施設(shè)備使用、人員行為規(guī)范等方面。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。員工投訴與建議1.鼓勵員工對辦公空間的管理提出投訴和建議。