企業(yè)商務紀念品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司商務紀念品的管理，規(guī)范商務紀念品的采購、使用、保管等行為，確保商務紀念品的合理使用，提升公司形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在商務活動中涉及的商務紀念品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保商務紀念品管理活動合法合規(guī)。2.必要性原則根據(jù)商務活動實際需求，合理確定商務紀念品的種類、數(shù)量和預算，避免不必要的浪費。3.適度性原則商務紀念品的選擇和贈送應適度，注重體現(xiàn)公司文化和形象，避免過度奢華或不當行為。4.歸口管理原則商務紀念品管理工作實行歸口管理，明確責任部門，確保各項工作有序開展。二、管理職責（一）行政管理部門1.負責制定和完善商務紀念品管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司商務紀念品的采購、調(diào)配等工作。3.審核商務紀念品采購計劃和預算，確保采購行為符合公司規(guī)定。4.對商務紀念品的使用情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。（二）財務部門1.負責審核商務紀念品采購費用的預算和報銷，確保費用支出合理合規(guī)。2.對商務紀念品的財務收支進行核算和監(jiān)督，定期提供財務報告。（三）業(yè)務部門1.根據(jù)業(yè)務活動需求，提出商務紀念品的采購申請和使用建議。2.負責本部門商務紀念品的領取、發(fā)放和使用管理，并及時反饋使用情況。（四）采購部門1.根據(jù)行政管理部門下達的采購任務，按照規(guī)定的采購流程進行商務紀念品的采購。2.負責商務紀念品供應商的選擇、評估和管理，確保所采購的紀念品質(zhì)量可靠、價格合理。3.及時與供應商簽訂采購合同，跟進采購進度，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務。三、采購管理（一）采購計劃1.業(yè)務部門應根據(jù)年度業(yè)務活動計劃和實際需求，提前制定商務紀念品采購計劃，明確紀念品的種類、規(guī)格、數(shù)量、預算等內(nèi)容。2.采購計劃應經(jīng)部門負責人審核后報行政管理部門匯總。行政管理部門結(jié)合公司整體情況進行綜合平衡，形成年度商務紀念品采購計劃，并提交公司領導審批。（二）供應商選擇1.采購部門應按照公開、公平、公正的原則，通過招標、詢價、競爭性談判等方式選擇合格的商務紀念品供應商。2.對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等進行全面評估，建立供應商檔案，定期進行考核和更新。3.優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理且能提供優(yōu)質(zhì)售后服務的供應商。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應商發(fā)送采購訂單或詢價函，明確采購要求、交貨時間、付款方式等條款。2.供應商應在規(guī)定時間內(nèi)報價，并提供樣品或產(chǎn)品資料。采購部門對供應商的報價和樣品進行審核和比較，選擇最優(yōu)方案。3.采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。合同簽訂后，采購部門應及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。4.商務紀念品到貨后，采購部門應組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等，確保符合采購合同要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)。四、使用管理（一）使用范圍商務紀念品主要用于公司對外商務活動，包括但不限于商務會議、商務宴請、商務拜訪、展會活動等。（二）領取與發(fā)放1.業(yè)務部門根據(jù)實際業(yè)務需求，填寫商務紀念品領取申請表，經(jīng)部門負責人審批后到行政管理部門領取。2.行政管理部門應建立商務紀念品發(fā)放臺賬，詳細記錄領取時間、領取部門、領取人、紀念品種類和數(shù)量等信息。3.業(yè)務部門應指定專人負責商務紀念品的發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、紀念品種類和數(shù)量等內(nèi)容。（三）使用規(guī)范1.業(yè)務部門在商務活動中使用商務紀念品時，應遵循適度、得體、尊重的原則，確保紀念品的發(fā)放和使用符合公司形象和文化。2.不得將商務紀念品用于個人消費或其他非商務目的。3.在商務活動中發(fā)放商務紀念品時，應注意場合和方式，避免引起不必要的誤解或負面影響。五、保管管理（一）倉庫管理1.行政管理部門應設立專門的商務紀念品倉庫，配備必要的保管設備和設施，確保紀念品的安全存放。2.倉庫管理人員應負責商務紀念品的入庫、保管、出庫等工作，建立庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。3.對庫存的商務紀念品應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。同時，要做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保紀念品的質(zhì)量不受影響。（二）盤點與清查1.倉庫管理人員應每月對商務紀念品進行盤點，編制盤點報表，報行政管理部門審核。2.行政管理部門應定期組織對商務紀念品進行全面清查，每年至少一次。清查內(nèi)容包括庫存數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，確保賬實相符。3.如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與賬面記錄不符或紀念品存在質(zhì)量問題等情況，應及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。六、預算管理（一）預算編制1.財務部門應根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和商務活動安排，結(jié)合以往商務紀念品使用情況，編制商務紀念品年度預算。2.商務紀念品預算應包括采購費用、運輸費用、保管費用等各項支出，并明確預算總額和分項預算金額。3.預算編制應充分考慮業(yè)務發(fā)展需求和成本控制要求，確保預算合理、準確。（二）預算執(zhí)行與控制1.商務紀念品采購和使用應嚴格按照預算執(zhí)行，不得超預算支出。如有特殊情況需要調(diào)整預算，應按照公司預算管理規(guī)定履行審批程序。2.財務部門應定期對商務紀念品預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。3.行政管理部門應配合財務部門做好預算執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查工作，確保預算執(zhí)行的嚴肅性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門應定期對商務紀念品的采購、使用、保管等情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.財務部門應加強對商務紀念品費用支出的審核和監(jiān)督，確保費用支出合理合規(guī)。3.公司審計部門應定期對商務紀念品管理情況進行審計，重點檢查采購程序的合規(guī)性、費用支出的合理性、庫存管理的規(guī)范性等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.關(guān)注社會公眾對公司商務紀念品管理的評價和反饋，不斷改進管理工作。八、違規(guī)處理（一）對于違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，視情節(jié)輕重給予相應的處罰：1.未經(jīng)審批擅自采購商務紀念品的；2.超預算采購商務紀念品的；3.將商務紀念品用于個人消費或其他非商務目的的；4.在商務活動中發(fā)放商務紀念品時違反規(guī)定，造成不良影響的；5.商務紀念品保管不善，導致丟失