檔案數(shù)字化加工管理制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范檔案館檔案數(shù)字化加工工作流程，提高檔案數(shù)字化加工質(zhì)量和效率，確保檔案信息的安全與完整，更好地滿足社會對檔案資源利用的需求，同時提升檔案館的運營效益，踐行本館“以精準服務(wù)傳承歷史記憶，用創(chuàng)新理念推動檔案發(fā)展”的企業(yè)文化與經(jīng)營理念。2.適用范圍本制度適用于檔案館內(nèi)參與檔案數(shù)字化加工的全體員工以及委托外部合作機構(gòu)進行數(shù)字化加工的相關(guān)活動。3.基本原則-真實性原則：數(shù)字化加工過程必須確保檔案內(nèi)容的真實性，不得篡改、偽造檔案信息。-完整性原則：保證檔案數(shù)字化加工的完整性，涵蓋檔案的所有頁面、信息，不遺漏重要內(nèi)容。-安全性原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息的泄露、丟失和損壞。-高效性原則：在保證質(zhì)量的前提下，優(yōu)化加工流程，提高數(shù)字化加工效率，以提升檔案館整體運營效益。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.數(shù)字化加工領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由檔案館館長擔任組長，各部門負責人為成員。-職責：全面領(lǐng)導(dǎo)檔案數(shù)字化加工工作，制定數(shù)字化加工工作的戰(zhàn)略規(guī)劃和重大決策；協(xié)調(diào)館內(nèi)各部門之間在數(shù)字化加工過程中的工作關(guān)系；負責審核數(shù)字化加工項目的預(yù)算、計劃和成果驗收。2.數(shù)字化加工部門-部門職責：負責檔案數(shù)字化加工項目的具體組織實施，制定詳細的加工計劃和操作規(guī)程；組織人員進行檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作；對數(shù)字化加工過程進行質(zhì)量監(jiān)控和進度管理；負責與其他部門溝通協(xié)調(diào)，確保數(shù)字化加工工作順利進行。-崗位設(shè)置與職責-項目負責人：負責整個數(shù)字化加工項目的統(tǒng)籌安排，制定項目計劃和目標，協(xié)調(diào)人員和資源，監(jiān)督項目進度和質(zhì)量，及時解決項目中出現(xiàn)的問題。-檔案整理人員：對紙質(zhì)檔案進行整理、編號、編目等工作，確保檔案的完整性和準確性，為后續(xù)的掃描工作做好準備。-掃描人員：按照規(guī)定的掃描參數(shù)和操作規(guī)范，對檔案進行掃描，保證掃描圖像的清晰、完整和準確。-圖像處理人員：對掃描圖像進行去噪、糾偏、裁剪、格式轉(zhuǎn)換等處理，提高圖像質(zhì)量，使其符合存儲和利用要求。-數(shù)據(jù)錄入與掛接人員：將檔案目錄信息準確錄入數(shù)據(jù)庫，并將圖像數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)進行正確掛接，確保檔案信息的關(guān)聯(lián)性和可檢索性。-質(zhì)量檢查人員：對檔案數(shù)字化加工的各個環(huán)節(jié)進行質(zhì)量檢查，包括檔案整理、掃描圖像、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋并督促整改。3.技術(shù)支持部門-職責：負責提供數(shù)字化加工所需的技術(shù)支持和設(shè)備維護，保障加工過程中軟硬件系統(tǒng)的正常運行；制定和更新數(shù)字化加工相關(guān)的技術(shù)標準和規(guī)范；對數(shù)字化加工人員進行技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。4.信息安全部門-職責：制定和執(zhí)行檔案數(shù)字化加工過程中的信息安全管理制度，對加工場地、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等進行安全管理和監(jiān)控；對參與數(shù)字化加工的人員進行信息安全培訓(xùn)和教育；負責處理信息安全事件，保障檔案信息的安全。三、管理流程1.項目規(guī)劃階段-需求調(diào)研：由數(shù)字化加工部門與檔案利用部門溝通，了解檔案利用需求，確定數(shù)字化加工的檔案范圍、重點和預(yù)期目標。-方案制定：數(shù)字化加工部門根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，制定檔案數(shù)字化加工項目方案，包括項目概述、加工流程、技術(shù)標準、人員安排、時間進度、質(zhì)量控制、預(yù)算等內(nèi)容。-方案審核：項目方案提交數(shù)字化加工領(lǐng)導(dǎo)小組審核，經(jīng)批準后作為項目實施的依據(jù)。2.加工準備階段-人員培訓(xùn)：技術(shù)支持部門和信息安全部門對參與數(shù)字化加工的人員進行技術(shù)培訓(xùn)和信息安全培訓(xùn)，使其熟悉加工流程、技術(shù)標準和安全要求。-設(shè)備與場地準備：技術(shù)支持部門配備所需的掃描設(shè)備、計算機、存儲設(shè)備等，并確保設(shè)備正常運行；安排專門的數(shù)字化加工場地，保證場地環(huán)境符合加工要求。-檔案交接：檔案管理部門將需要數(shù)字化加工的檔案移交給數(shù)字化加工部門，雙方辦理交接手續(xù)，明確檔案數(shù)量、種類、保管狀況等信息。3.數(shù)字化加工階段-檔案整理：檔案整理人員按照既定標準對檔案進行整理，包括拆除裝訂、分類編號、編制目錄等工作，形成有序的檔案整理成果。-掃描：掃描人員依據(jù)技術(shù)標準，選擇合適的掃描設(shè)備和參數(shù)，對檔案進行逐頁掃描，生成清晰的圖像文件。-圖像處理：圖像處理人員對掃描圖像進行去噪、糾偏、裁剪等處理，將圖像文件轉(zhuǎn)換為規(guī)定的格式，并進行圖像質(zhì)量檢查。-數(shù)據(jù)錄入與掛接：數(shù)據(jù)錄入人員將檔案目錄信息準確錄入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)掛接人員將圖像數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)進行正確關(guān)聯(lián)，建立檔案信息的數(shù)字化檢索體系。-質(zhì)量檢查：質(zhì)量檢查人員按照質(zhì)量控制標準，對每個環(huán)節(jié)的加工成果進行抽檢，抽檢比例不低于[X]%。對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并反饋給相關(guān)責任人進行整改，整改后再次進行檢查，直至達到質(zhì)量要求。4.成果驗收階段-自驗：數(shù)字化加工項目完成后，數(shù)字化加工部門首先進行自驗，對加工成果的完整性、準確性、規(guī)范性等進行全面檢查，形成自驗報告。-初驗：自驗合格后，向數(shù)字化加工領(lǐng)導(dǎo)小組提交初驗申請。領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)部門和人員組成初驗小組，按照驗收標準對加工成果進行初步驗收，提出初驗意見。-整改：數(shù)字化加工部門根據(jù)初驗意見進行整改，整改完成后再次提交驗收申請。-終驗：由數(shù)字化加工領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)專家和用戶代表組成終驗小組，對加工成果進行最終驗收。驗收合格后，出具終驗報告，辦理項目驗收手續(xù)。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-獲得培訓(xùn)權(quán)：員工有權(quán)獲得與檔案數(shù)字化加工相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)、信息安全培訓(xùn)等，以提升自身工作能力。-合理建議權(quán)：員工有權(quán)就檔案數(shù)字化加工工作流程、技術(shù)標準、管理方式等方面提出合理建議，為提高工作效率和質(zhì)量貢獻智慧。-勞動保護權(quán)：員工在工作過程中，有權(quán)獲得必要的勞動保護用品，確保身體健康和安全。-公平晉升權(quán)：在績效考核和職業(yè)發(fā)展方面，員工享有公平競爭的權(quán)利，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工有機會獲得晉升和獎勵。2.員工義務(wù)-遵守制度義務(wù)：員工必須嚴格遵守本館檔案數(shù)字化加工管理制度、信息安全制度等各項規(guī)章制度，確保工作規(guī)范、有序進行。-保守秘密義務(wù)：對檔案數(shù)字化加工過程中接觸到的檔案信息、技術(shù)資料、商業(yè)秘密等負有保密義務(wù)，不得泄露給無關(guān)人員。-保證質(zhì)量義務(wù)：按照工作標準和要求，認真完成各自崗位的工作任務(wù)，保證檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量和效率。-接受監(jiān)督義務(wù)：員工應(yīng)接受上級領(lǐng)導(dǎo)和質(zhì)量檢查人員的監(jiān)督和檢查，對提出的問題及時整改。3.顧客權(quán)利-信息知情權(quán)：顧客有權(quán)了解檔案數(shù)字化加工的流程、進度、成果等相關(guān)信息。-服務(wù)監(jiān)督權(quán)：顧客對檔案館提供的檔案數(shù)字化加工服務(wù)質(zhì)量有監(jiān)督的權(quán)利，可提出意見和建議。-合法利用權(quán)：顧客在遵守相關(guān)規(guī)定的前提下，有權(quán)合法利用數(shù)字化加工后的檔案資源。4.顧客義務(wù)-遵守規(guī)定義務(wù)：顧客在參與檔案數(shù)字化加工相關(guān)活動時，必須遵守檔案館的各項規(guī)定，不得干擾正常工作秩序。-保護成果義務(wù)：顧客對利用過程中接觸到的數(shù)字化檔案成果負有保護義務(wù)，不得擅自篡改、傳播或用于非法目的。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內(nèi)部監(jiān)督：數(shù)字化加工部門定期對本部門的工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題；信息安全部門對數(shù)字化加工過程中的信息安全進行實時監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理；數(shù)字化加工領(lǐng)導(dǎo)小組不定期對數(shù)字化加工項目進行檢查和督導(dǎo)，確保項目按計劃推進。-外部監(jiān)督：主動接受上級主管部門、檔案行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督和檢查，聽取意見和建議，不斷改進工作。2.獎勵機制-質(zhì)量獎勵：對在檔案數(shù)字化加工過程中，嚴格遵守質(zhì)量標準，加工成果質(zhì)量優(yōu)秀的員工或團隊，給予一定的物質(zhì)獎勵和精神表彰。-創(chuàng)新獎勵：對提出創(chuàng)新性的工作方法、技術(shù)改進方案，有效提高數(shù)字化加工效率或降低成本的員工，給予獎勵。-業(yè)績獎勵：根據(jù)績效考核結(jié)果，對在數(shù)字化加工項目中表現(xiàn)突出、工作業(yè)績顯著的員工，在薪酬調(diào)整、晉升等方面給予優(yōu)先考慮。3.懲罰機制-違規(guī)處罰：對違反檔案數(shù)字化加工管理制度、信息安全制度等規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等相應(yīng)處罰；對因違規(guī)行為給檔案館造成經(jīng)濟損失或不良影響的，依法追究相關(guān)責任。-質(zhì)量處罰：對在質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)