銀行外包單位管理辦法一、引言在當(dāng)今金融行業(yè)快速發(fā)展的大背景下，銀行各項業(yè)務(wù)不斷拓展與深化。為了提升運(yùn)營效率、降低成本以及專注核心業(yè)務(wù)，越來越多的銀行選擇將部分非核心業(yè)務(wù)外包給專業(yè)的外包單位。然而，外包業(yè)務(wù)在帶來諸多優(yōu)勢的同時，也伴隨著一定的風(fēng)險，如服務(wù)質(zhì)量參差不齊、信息安全隱患等。因此，制定一套科學(xué)、完善且符合法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的銀行外包單位管理辦法，對于保障銀行穩(wěn)健運(yùn)營、維護(hù)客戶權(quán)益至關(guān)重要。我們希望通過這份管理辦法，為銀行與外包單位之間搭建起一個規(guī)范、有序且合作共贏的橋梁，在充分發(fā)揮外包業(yè)務(wù)優(yōu)勢的同時，有效防控各類風(fēng)險。二、適用范圍本管理辦法適用于與本銀行簽訂外包服務(wù)合同，為我行提供各類外包服務(wù)的所有外包單位。涵蓋但不限于信息技術(shù)服務(wù)外包、業(yè)務(wù)流程外包、人力資源服務(wù)外包等領(lǐng)域。三、外包單位的選擇與準(zhǔn)入（一）需求評估1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際運(yùn)營情況，定期對擬外包業(yè)務(wù)進(jìn)行需求評估。評估內(nèi)容包括但不限于業(yè)務(wù)需求的緊迫性、外包的可行性、預(yù)期效果等。2.在需求評估過程中，要充分考慮外包業(yè)務(wù)可能對銀行核心業(yè)務(wù)、客戶服務(wù)、信息安全等方面產(chǎn)生的影響。希望各業(yè)務(wù)部門能夠認(rèn)真細(xì)致地開展此項工作，確保需求評估的準(zhǔn)確性與全面性。（二）供應(yīng)商篩選1.建立外包單位信息庫，通過多種渠道收集潛在外包單位的信息，包括但不限于企業(yè)資質(zhì)、行業(yè)經(jīng)驗、市場口碑、財務(wù)狀況等。2.對收集到的信息進(jìn)行初步篩選，剔除明顯不符合要求的外包單位。篩選標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、客觀，主要考量外包單位是否具備相應(yīng)的專業(yè)能力、技術(shù)水平以及合法合規(guī)經(jīng)營記錄。我們鼓勵各業(yè)務(wù)部門積極拓寬信息收集渠道，挖掘更多優(yōu)質(zhì)的潛在外包單位。（三）盡職調(diào)查1.對于初步篩選合格的外包單位，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門牽頭，聯(lián)合風(fēng)險管理部門、法律合規(guī)部門等組成盡職調(diào)查小組，對外包單位進(jìn)行全面深入的盡職調(diào)查。2.盡職調(diào)查內(nèi)容包括但不限于：企業(yè)基本情況：核實外包單位的注冊信息、股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人等基本信息的真實性與合法性。專業(yè)能力：考察外包單位在擬外包業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)人員配備、技術(shù)研發(fā)能力、服務(wù)交付能力等。財務(wù)狀況：分析外包單位的財務(wù)報表，評估其財務(wù)健康狀況，確保其具備良好的償債能力和持續(xù)經(jīng)營能力。信譽(yù)與合規(guī)：查詢外包單位的信用記錄、是否存在重大法律糾紛或違規(guī)行為等。3.盡職調(diào)查小組應(yīng)形成詳細(xì)的盡職調(diào)查報告，如實反映外包單位的實際情況，并對其是否適合承接我行外包業(yè)務(wù)提出明確建議。希望盡職調(diào)查小組的成員能夠秉持客觀、公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，高質(zhì)量完成盡職調(diào)查工作。（四）準(zhǔn)入審批1.外包單位的準(zhǔn)入審批應(yīng)遵循分級授權(quán)原則。根據(jù)外包業(yè)務(wù)的風(fēng)險程度、金額大小等因素，明確不同層級的審批權(quán)限。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)將盡職調(diào)查報告、外包服務(wù)合同草案等相關(guān)材料提交至有權(quán)審批部門或?qū)徟诉M(jìn)行審批。審批過程中，要充分考慮盡職調(diào)查結(jié)果、外包業(yè)務(wù)風(fēng)險評估以及銀行整體利益等因素。經(jīng)審批通過的外包單位，方可正式納入我行外包服務(wù)供應(yīng)商名錄。四、外包服務(wù)合同管理（一）合同起草1.合同起草工作應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，同時法律合規(guī)部門應(yīng)提供專業(yè)的法律支持與指導(dǎo)。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費用結(jié)算、保密條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款。2.在起草合同過程中，要充分結(jié)合外包業(yè)務(wù)的特點和實際需求，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或容易引發(fā)歧義的表述。希望業(yè)務(wù)部門與法律合規(guī)部門能夠密切協(xié)作，共同起草出高質(zhì)量的外包服務(wù)合同。（二）合同審核1.合同草案起草完成后，應(yīng)依次提交至風(fēng)險管理部門、財務(wù)部門、法律合規(guī)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。各部門應(yīng)從自身專業(yè)角度出發(fā)，對合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點關(guān)注合同的風(fēng)險防控、費用合理性、法律合規(guī)性等方面。2.各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并提出明確的審核意見。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與外包單位進(jìn)行溝通協(xié)商，對合同草案進(jìn)行修改完善。只有經(jīng)過各相關(guān)部門審核通過的合同草案，方可進(jìn)入簽約環(huán)節(jié)。（三）合同簽訂1.合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照銀行內(nèi)部的合同簽訂流程進(jìn)行。由法定代表人或其授權(quán)代理人代表銀行與外包單位簽訂合同。簽訂的合同應(yīng)一式多份，雙方各執(zhí)若干份，同時相關(guān)業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險管理部門、法律合規(guī)部門等應(yīng)留存?zhèn)浞荨?.在合同簽訂過程中，要確保合同簽訂的真實性、合法性與有效性。希望參與合同簽訂的相關(guān)人員能夠嚴(yán)格遵守合同簽訂流程，認(rèn)真履行各自職責(zé)。（四）合同變更與終止1.在合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需求變化、外包單位服務(wù)質(zhì)量問題等原因需要對合同進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與外包單位進(jìn)行溝通協(xié)商，并按照合同變更審批流程辦理相關(guān)手續(xù)。合同變更的內(nèi)容應(yīng)明確、具體，并以書面形式進(jìn)行確認(rèn)。2.當(dāng)出現(xiàn)合同約定的終止情形或雙方協(xié)商一致同意終止合同時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同終止流程辦理相關(guān)手續(xù)。在合同終止后，要妥善處理好后續(xù)事宜，如服務(wù)交接、費用結(jié)算、資料歸還等。希望大家在合同變更與終止過程中，能夠嚴(yán)格遵循相關(guān)流程，確保各項工作有序進(jìn)行。五、外包服務(wù)過程管理（一）服務(wù)監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人作為外包服務(wù)項目負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對外包服務(wù)過程進(jìn)行日常監(jiān)控。監(jiān)控內(nèi)容包括但不限于外包單位的服務(wù)進(jìn)度、服務(wù)質(zhì)量、人員配備等情況。2.建立定期溝通機(jī)制，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期與外包單位召開溝通會議，及時了解外包服務(wù)過程中存在的問題，并共同商討解決方案。同時，鼓勵項目負(fù)責(zé)人通過不定期的現(xiàn)場檢查、電話溝通、郵件交流等方式，加強(qiáng)對外包服務(wù)的實時監(jiān)控。希望項目負(fù)責(zé)人能夠切實履行好服務(wù)監(jiān)控職責(zé)，確保外包服務(wù)按計劃、高質(zhì)量推進(jìn)。（二）服務(wù)質(zhì)量評估1.制定科學(xué)合理的服務(wù)質(zhì)量評估指標(biāo)體系，根據(jù)外包業(yè)務(wù)的特點和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，明確各項評估指標(biāo)的權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)。評估指標(biāo)應(yīng)涵蓋服務(wù)的準(zhǔn)確性、及時性、安全性、客戶滿意度等方面。2.定期對外包單位的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估，評估周期可以根據(jù)外包業(yè)務(wù)的性質(zhì)和重要程度確定，一般為季度或半年。評估工作應(yīng)由業(yè)務(wù)部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)使用部門、風(fēng)險管理部門等共同開展。評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給外包單位，并要求其針對存在的問題制定整改措施。希望通過服務(wù)質(zhì)量評估，能夠不斷促進(jìn)外包單位提升服務(wù)水平，為我行提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（三）風(fēng)險管理1.風(fēng)險管理部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門，對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的風(fēng)險識別與評估，確定可能存在的風(fēng)險點，如信息安全風(fēng)險、操作風(fēng)險、信用風(fēng)險等，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.加強(qiáng)對外包業(yè)務(wù)風(fēng)險的動態(tài)監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)并預(yù)警潛在風(fēng)險。當(dāng)出現(xiàn)重大風(fēng)險事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，最大限度降低風(fēng)險損失。希望各部門能夠高度重視外包業(yè)務(wù)風(fēng)險管理工作，共同構(gòu)建起牢固的風(fēng)險防控防線。六、外包單位的退出管理（一）主動退出1.如外包單位因自身原因提出主動退出，應(yīng)提前向我行提交書面申請，說明退出原因、退出時間等相關(guān)事項。2.業(yè)務(wù)部門在收到外包單位的主動退出申請后，應(yīng)及時與外包單位進(jìn)行溝通協(xié)商，妥善安排服務(wù)交接工作，確保外包業(yè)務(wù)的平穩(wěn)過渡。同時，按照合同約定處理好費用結(jié)算、資料歸還等后續(xù)事宜。（二）被動退出1.當(dāng)外包單位出現(xiàn)以下情形之一時，我行有權(quán)要求其被動退出：嚴(yán)重違反合同約定，未能按照服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)，且經(jīng)多次整改仍無明顯改善的。發(fā)生重大安全事故、法律糾紛或違規(guī)行為，對我行聲譽(yù)、利益造成嚴(yán)重?fù)p害的。財務(wù)狀況惡化，出現(xiàn)重大經(jīng)營危機(jī)，可能影響外包服務(wù)正常開展的。2.對于被動退出的外包單位，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)，向其發(fā)出書面通知，明確告知退出原因和退出時間。同時，成立專門的工作小組，負(fù)責(zé)處理外包單位退出的相關(guān)事宜，包括服務(wù)交接、資產(chǎn)清查、費用結(jié)算、法律糾紛處理等。希望大家在處理外包單位退出事宜時，能夠依法依規(guī)、妥善有序地進(jìn)行，維護(hù)好我行的合法權(quán)益。七、信息安全管理（一）信息保密1.與外包單位簽訂嚴(yán)格的保密協(xié)議，明確外包單位在服務(wù)過程中接觸到的我行各類信息（包括但不限于客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)秘密等）的保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋保密信息的范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.要求外包單位建立健全信息保密管理制度，加強(qiáng)對其員工的信息保密培訓(xùn)，確保其員工嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。同時，我行應(yīng)定期對外包單位的信息保密工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。希望外包單位能夠高度重視信息保密工作，切實履行好保密義務(wù)，共同守護(hù)我行的信息安全。（二）信息安全技術(shù)措施1.要求外包單位采取必要的信息安全技術(shù)措施，保障我行信息的安全性和完整性。這些技術(shù)措施包括但不限于數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻設(shè)置、入侵檢測等。2.外包單位應(yīng)定期對其信息安全技術(shù)措施進(jìn)行評估和更新，確保其有效性和適應(yīng)性。同時，我行有權(quán)對外包單位的信息安全技術(shù)措施進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)不符合要求的，應(yīng)責(zé)令其限期整改。希望外包單位能夠不斷提升信息安全技術(shù)水平，為我行信息安全提供可靠保障。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對外包業(yè)務(wù)管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，審計內(nèi)容包括外包單位的選擇與準(zhǔn)入、合同管理、服務(wù)過程管理、信息安全管理等方面。通過審計，發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題和薄弱環(huán)