圖書館會議室預約使用登記制度

一、總則1.目的為了合理安排圖書館會議室資源，確保各部門及讀者能夠順利使用會議室進行各類會議、交流活動等，提高會議室的使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于圖書館全體員工及有會議室使用需求的讀者。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本制度秉持圖書館“知識共享、服務至上”的經(jīng)營理念，旨在為員工和讀者提供一個高效、舒適的會議交流環(huán)境，促進知識的傳播與交流。在制度執(zhí)行過程中，充分尊重每一位使用者的需求，體現(xiàn)人文關懷，鼓勵大家積極利用會議室資源開展有益的活動，推動圖書館整體文化氛圍的提升。4.扁平化管理原則在會議室預約使用過程中，簡化不必要的審批流程，采用扁平化管理模式。無論是員工還是讀者，都可以通過便捷的方式提交預約申請，減少層級限制，提高申請?zhí)幚硇?。二、組織架構與職責劃分1.會議室管理部門圖書館設立專門的會議室管理小組，負責會議室的日常管理與協(xié)調工作。該小組由行政部門牽頭，成員包括后勤保障人員等。主要職責為：-制定和完善會議室預約使用登記制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-維護會議室的設施設備，確保其正常運行，定期進行檢查和維護保養(yǎng)。-統(tǒng)計會議室的使用情況，進行數(shù)據(jù)分析，為優(yōu)化會議室資源配置提供依據(jù)。2.申請部門或個人-員工或讀者有會議室使用需求時，需按照規(guī)定的流程提交預約申請。-在使用會議室過程中，需遵守相關規(guī)定，愛護會議室設施設備，保持會議室的整潔衛(wèi)生。-使用完畢后，及時歸還會議室鑰匙（如有），反饋使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題。三、管理流程1.預約申請-線上預約：圖書館建立專門的會議室預約系統(tǒng)，員工和讀者可通過圖書館官網(wǎng)、微信公眾號等平臺登錄預約系統(tǒng)進行申請。申請時需填寫申請人姓名、部門（讀者填寫身份信息）、聯(lián)系方式、預約使用時間、預計使用時長、會議主題等信息。-線下預約：對于不熟悉線上操作的人員，可到圖書館服務臺填寫紙質預約申請表進行申請。服務臺工作人員應及時將線下申請信息錄入預約系統(tǒng)。2.預約審批-預約申請?zhí)峤缓?，系統(tǒng)自動根據(jù)會議室的使用情況進行初步審核。若申請時間與已有預約沖突，系統(tǒng)將提示申請人重新選擇時間。-對于符合條件的申請，由會議室管理小組進行最終審批。審批通過后，系統(tǒng)將向申請人發(fā)送預約成功通知；若審批不通過，需向申請人說明原因。3.會議室使用-申請人應在預約時間前10分鐘到達會議室進行準備工作。如因特殊情況無法按時使用，應提前至少30分鐘取消預約，以便其他人員使用。-使用過程中，應嚴格按照預約時間結束會議，如需延長使用時間，需提前向會議室管理小組提出申請，經(jīng)同意后方可延長。-會議期間，需正確使用會議室的設施設備，如投影儀、音響等，如有損壞應及時報告并照價賠償。4.歸還與清理-會議結束后，使用人員應清理會議室，將桌椅擺放整齊，關閉電器設備、門窗等。-如有使用會議室鑰匙，應及時歸還至指定地點。-會議室管理小組應定期對會議室進行檢查，確保其恢復到可使用狀態(tài)。四、權利與義務1.員工權利與義務-權利：有權根據(jù)工作需要申請使用會議室，在符合規(guī)定的情況下獲得會議室的使用權限，享受會議室提供的設施設備和服務。-義務：嚴格遵守會議室預約使用登記制度，按照規(guī)定流程申請和使用會議室；愛護會議室設施設備，保持會議室整潔；不得擅自將會議室轉借他人使用；如因個人原因造成會議室設施設備損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。2.讀者權利與義務-權利：有權根據(jù)學習、交流等需求申請使用會議室，在符合條件的情況下使用會議室資源。-義務：遵守圖書館的相關規(guī)定和會議室預約使用制度；提前預約并按照預約時間使用會議室；保持會議室安靜、整潔，不得在會議室進行違規(guī)活動；不得損壞會議室設施設備，如有損壞需照價賠償。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-會議室管理小組定期對會議室的使用情況進行檢查和統(tǒng)計，包括預約情況、實際使用情況、設施設備維護情況等。-鼓勵員工和讀者對違反會議室使用規(guī)定的行為進行監(jiān)督和舉報，對于核實的違規(guī)行為，將按照規(guī)定進行處理。2.獎勵機制-對于積極遵守會議室預約使用制度，愛護會議室設施設備，為會議室管理提出合理建議并被采納的員工或讀者，圖書館將給予一定的獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、提供圖書館特色紀念品等。-在績效考核中，對于在會議室使用管理方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予適當?shù)募臃知剟?，以激勵大家共同維護良好的會議室使用秩序。3.懲罰機制-對于未按照規(guī)定流程預約會議室的人員，第一次給予警告提醒，第二次將限制其一個月內的會議室預約申請。-對于擅自更改預約時間、轉借會議室、損壞設施設備等違規(guī)行為，視情節(jié)輕重，對違規(guī)者進行批評教育、要求賠償損失、限制預約使用等處罰措施。對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，將按照圖書館相關規(guī)定進行進一步處理。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由圖書館會議室管理小組負責解釋和修訂。2.隨著圖書館業(yè)務的發(fā)展和會議室使用需求