拼多多商家費(fèi)用報(bào)銷線上審批流程制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范拼多多商家全體員工的費(fèi)用報(bào)銷流程，確保費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性，提高報(bào)銷效率，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理與內(nèi)部控制，同時(shí)體現(xiàn)公司對(duì)員工的人文關(guān)懷，在保障公司利益的前提下，為員工提供便捷的報(bào)銷服務(wù)。2.適用范圍本制度適用于拼多多商家全體員工。3.原則-真實(shí)性原則：?jiǎn)T工報(bào)銷的費(fèi)用必須是真實(shí)發(fā)生的，所提供的報(bào)銷憑證應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得弄虛作假。-合理性原則：費(fèi)用的支出應(yīng)符合公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要，符合市場(chǎng)行情和公司相關(guān)規(guī)定，不得鋪張浪費(fèi)。-合規(guī)性原則：報(bào)銷行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、財(cái)務(wù)制度以及公司的各項(xiàng)規(guī)定。-及時(shí)性原則：?jiǎn)T工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)銷申請(qǐng)，以便財(cái)務(wù)部門及時(shí)處理，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.員工-負(fù)責(zé)準(zhǔn)確填寫費(fèi)用報(bào)銷線上申請(qǐng)單，上傳真實(shí)、有效的報(bào)銷憑證，確保報(bào)銷信息的完整性和準(zhǔn)確性。-對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)，并配合各級(jí)審批人員和財(cái)務(wù)部門的核查工作。2.部門負(fù)責(zé)人-負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核費(fèi)用的合理性、必要性以及與業(yè)務(wù)的相關(guān)性。-確認(rèn)報(bào)銷事項(xiàng)是否符合部門預(yù)算和工作計(jì)劃，確保費(fèi)用支出在可控范圍內(nèi)。-對(duì)審核通過的報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行線上審批簽字，承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。3.財(cái)務(wù)部門-負(fù)責(zé)對(duì)員工提交的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行全面審核，包括報(bào)銷憑證的合規(guī)性、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況、費(fèi)用計(jì)算的準(zhǔn)確性等。-檢查報(bào)銷申請(qǐng)是否符合公司的財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)不符合要求的報(bào)銷申請(qǐng)及時(shí)退回并說明原因。-對(duì)審核通過的報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行賬務(wù)處理，安排報(bào)銷款項(xiàng)的支付，確保資金的安全和準(zhǔn)確支付。4.管理層（根據(jù)公司實(shí)際扁平化管理情況設(shè)定最終審批層級(jí)）-負(fù)責(zé)對(duì)重大費(fèi)用報(bào)銷或特殊情況的報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，從公司整體運(yùn)營(yíng)效益和戰(zhàn)略角度進(jìn)行把控。-對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的必要性、合理性和合規(guī)性進(jìn)行綜合判斷，做出審批決策，保障公司資源的有效配置。三、管理流程1.費(fèi)用發(fā)生與憑證收集員工在費(fèi)用發(fā)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)取得合法有效的報(bào)銷憑證，如發(fā)票、收據(jù)、合同等，并按照公司要求進(jìn)行分類整理。憑證上應(yīng)注明費(fèi)用發(fā)生的日期、內(nèi)容、金額等關(guān)鍵信息，確保憑證的真實(shí)性和完整性。2.線上申請(qǐng)?zhí)顚憜T工登錄公司指定的費(fèi)用報(bào)銷線上系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示填寫費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單。申請(qǐng)單應(yīng)包括個(gè)人信息、部門信息、報(bào)銷日期、報(bào)銷類型（如差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品費(fèi)等）、費(fèi)用明細(xì)（詳細(xì)說明每一項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生情況）、報(bào)銷金額等內(nèi)容。同時(shí)，將整理好的報(bào)銷憑證以電子文檔的形式上傳至系統(tǒng)。3.部門負(fù)責(zé)人初審部門負(fù)責(zé)人收到員工的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行初審。通過線上系統(tǒng)查看申請(qǐng)單和報(bào)銷憑證，對(duì)費(fèi)用的合理性、必要性以及與業(yè)務(wù)的相關(guān)性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，可通過系統(tǒng)與員工溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中進(jìn)行審批簽字，申請(qǐng)單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。4.財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門收到部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^的報(bào)銷申請(qǐng)后，進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括：報(bào)銷憑證的合規(guī)性（發(fā)票是否符合稅務(wù)規(guī)定、收據(jù)是否合法有效等）、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況（是否符合公司制定的各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)）、費(fèi)用計(jì)算的準(zhǔn)確性（金額計(jì)算是否正確、是否存在重復(fù)報(bào)銷等）。對(duì)于不符合要求的報(bào)銷申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在系統(tǒng)中注明退回原因，將申請(qǐng)單退回給員工。員工需根據(jù)財(cái)務(wù)部門的反饋意見進(jìn)行修改，重新提交申請(qǐng)。審核通過的報(bào)銷申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，并提交給管理層進(jìn)行最終審批。5.管理層最終審批管理層根據(jù)公司的運(yùn)營(yíng)效益和戰(zhàn)略要求，對(duì)財(cái)務(wù)部門審核通過的報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。對(duì)于重大費(fèi)用報(bào)銷或特殊情況的報(bào)銷申請(qǐng)，管理層可能會(huì)要求相關(guān)人員提供進(jìn)一步的說明或資料。最終審批通過后，報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)入支付環(huán)節(jié)。6.報(bào)銷支付財(cái)務(wù)部門根據(jù)管理層的最終審批結(jié)果，安排報(bào)銷款項(xiàng)的支付。對(duì)于符合報(bào)銷要求的申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門將在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將報(bào)銷款項(xiàng)支付到員工指定的銀行賬戶。支付完成后，財(cái)務(wù)部門在系統(tǒng)中記錄支付信息，報(bào)銷流程結(jié)束。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：-員工有權(quán)按照公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)費(fèi)用報(bào)銷，獲得及時(shí)、準(zhǔn)確的報(bào)銷款項(xiàng)。-員工在報(bào)銷過程中如對(duì)審批結(jié)果有異議，有權(quán)向相關(guān)審批人員或財(cái)務(wù)部門進(jìn)行咨詢和申訴，要求給予合理的解釋和處理。-義務(wù)：-員工有義務(wù)遵守公司的費(fèi)用報(bào)銷制度，如實(shí)填寫報(bào)銷申請(qǐng)單，提供真實(shí)、有效的報(bào)銷憑證。-員工應(yīng)配合各級(jí)審批人員和財(cái)務(wù)部門的工作，接受必要的調(diào)查和核實(shí)，對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性和合理性負(fù)責(zé)。2.部門負(fù)責(zé)人的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：-部門負(fù)責(zé)人有權(quán)對(duì)本部門員工的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核和審批，確保部門費(fèi)用支出符合預(yù)算和業(yè)務(wù)需求。-部門負(fù)責(zé)人在審核過程中，有權(quán)要求員工提供進(jìn)一步的說明或資料，以便做出準(zhǔn)確的審批決策。-義務(wù)：-部門負(fù)責(zé)人有義務(wù)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的合理性、必要性和與業(yè)務(wù)的相關(guān)性進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。-部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)處理本部門員工的報(bào)銷申請(qǐng)，不得無故拖延，確保報(bào)銷流程的順暢進(jìn)行。3.財(cái)務(wù)部門的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：-財(cái)務(wù)部門有權(quán)對(duì)員工的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行全面審核，對(duì)不符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定的申請(qǐng)予以退回。-財(cái)務(wù)部門有權(quán)對(duì)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行核實(shí)，要求員工提供必要的證明材料。-義務(wù)：-財(cái)務(wù)部門有義務(wù)為員工提供費(fèi)用報(bào)銷方面的咨詢和指導(dǎo)，解答員工在報(bào)銷過程中遇到的問題。-財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的流程和時(shí)間要求，及時(shí)處理報(bào)銷申請(qǐng)，確保報(bào)銷款項(xiàng)的準(zhǔn)確支付。4.管理層的權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：-管理層有權(quán)對(duì)重大費(fèi)用報(bào)銷或特殊情況的報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，從公司整體利益出發(fā)做出決策。-管理層在審批過程中，有權(quán)要求相關(guān)部門或人員提供詳細(xì)的匯報(bào)和分析，以便更好地掌握費(fèi)用支出情況。-義務(wù)：-管理層有義務(wù)根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)理念和戰(zhàn)略目標(biāo)，合理審批費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，保障公司資源的有效利用。-管理層應(yīng)關(guān)注費(fèi)用報(bào)銷制度的執(zhí)行情況，根據(jù)公司發(fā)展需要適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)公司的費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)，檢查報(bào)銷流程的執(zhí)行情況、報(bào)銷憑證的真實(shí)性和合規(guī)性、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并向公司管理層報(bào)告。-財(cái)務(wù)部門在日常工作中加強(qiáng)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的監(jiān)控，對(duì)異常的報(bào)銷行為進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)報(bào)銷行為，應(yīng)及時(shí)制止并向上級(jí)匯報(bào)。-公司鼓勵(lì)員工對(duì)違規(guī)報(bào)銷行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并嚴(yán)格保護(hù)舉報(bào)人的隱私。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于嚴(yán)格遵守公司費(fèi)用報(bào)銷制度，在報(bào)銷過程中表現(xiàn)良好的員工，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。-對(duì)于在費(fèi)用控制方面表現(xiàn)突出的部門，公司將給予部門一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如部門活動(dòng)經(jīng)費(fèi)增加、團(tuán)隊(duì)表彰等，以激勵(lì)部門加強(qiáng)費(fèi)用管理。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反公司費(fèi)用報(bào)銷制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如警告、罰款、降職降薪、辭退等。對(duì)于故意提供虛假報(bào)銷憑證、騙取報(bào)銷款項(xiàng)的員工，公司將依法追究其法律責(zé)任。-部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門員工的費(fèi)用報(bào)銷審核不嚴(yán)，導(dǎo)致出現(xiàn)違規(guī)報(bào)銷行為的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)等。-財(cái)務(wù)部門人員在審核過程中玩忽職守、徇私舞弊的，將給予嚴(yán)肅處理，如警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸公司財(cái)務(wù)部門所有。如有疑問