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文檔簡介

部門集中釆購管理辦法[公司名稱]部門集中采購管理辦法一、引言親愛的同事們,在公司的日常運營中,采購工作至關重要。部門集中采購是提高采購效率、降低采購成本、確保采購質(zhì)量的有效方式。經(jīng)過多年的實踐,我們深知一套完善的集中采購管理辦法對于公司資源合理配置、經(jīng)營效益提升的重要性。今天,我們精心制定這份管理辦法,希望大家認真遵守執(zhí)行,共同推動公司采購工作科學、規(guī)范、有序地開展。二、適用范圍本辦法適用于公司各部門因業(yè)務需求進行的集中采購活動。無論是辦公用品、設備物資,還是服務類采購,只要符合集中采購條件,均需按照本辦法執(zhí)行。三、職責分工1.采購部門作為公司集中采購的核心執(zhí)行部門,采購部門肩負著重大責任。希望采購部門同事能夠積極收集各部門采購需求,匯總整理成詳細的采購計劃。負責尋找、篩選并評估供應商,建立并維護優(yōu)質(zhì)供應商庫。我們鼓勵采購人員多渠道挖掘有實力、信譽好的供應商,為公司采購工作提供更多優(yōu)質(zhì)選擇。主導采購合同的洽談與簽訂,確保合同條款清晰、明確,維護公司合法權益。同時,跟進采購合同執(zhí)行情況,及時處理采購過程中的各種問題。2.需求部門各需求部門要及時、準確地向采購部門提出采購需求。在提交需求時,應詳細說明采購物品或服務的規(guī)格、型號、數(shù)量、交付時間等具體要求。我們希望大家認真做好需求規(guī)劃,避免因需求不明確導致采購失誤或延誤。參與供應商的考察與評估,特別是對于專業(yè)性較強的采購項目,需求部門要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢,從技術、質(zhì)量等方面對供應商進行把關。負責對采購物品或服務的驗收工作,確保所采購的物品或服務符合需求部門的要求。3.財務部門財務部門需審核采購預算,確保采購項目在預算范圍內(nèi)進行。希望財務同事嚴格把關,避免超預算采購情況發(fā)生。負責采購款項的支付及相關賬務處理,保證資金流轉(zhuǎn)的準確與安全。同時,對采購成本進行分析與監(jiān)控,為公司采購決策提供財務支持。4.監(jiān)督部門監(jiān)督部門要對集中采購活動進行全過程監(jiān)督,確保采購活動依法依規(guī)進行。希望監(jiān)督部門同事切實履行職責,嚴肅查處違規(guī)行為,維護公司采購秩序。受理采購活動中的投訴與舉報,及時調(diào)查處理,保障公司和供應商的合法權益。四、采購流程1.需求申報各部門應在每月[具體日期]前,填寫《采購需求申請表》,詳細注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計金額、需求時間等信息,并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至采購部門。對于緊急采購需求,需求部門應填寫《緊急采購申請表》,說明緊急原因,經(jīng)部門負責人及公司相關領導審批后,及時提交給采購部門。希望大家盡量提前做好規(guī)劃,減少不必要的緊急采購情況。2.需求匯總與審核采購部門收到各部門的采購需求后,進行匯總整理。然后會同財務部門對采購需求進行審核,審核重點包括采購項目的必要性、預算合理性等。對于不符合要求的采購需求,采購部門及時與需求部門溝通,提出修改建議,需求部門應根據(jù)建議進行調(diào)整并重新提交審核。3.制定采購計劃根據(jù)審核通過的采購需求,采購部門制定詳細的《集中采購計劃》。計劃內(nèi)容涵蓋采購項目、采購方式、預計采購時間、預算金額等?!都胁少徲媱潯沸鑸蠊绢I導審批。審批通過后,采購部門嚴格按照計劃組織實施采購活動。4.選擇供應商采購部門通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式選擇供應商。在選擇過程中,要綜合考慮供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等因素。邀請招標或競爭性談判時,采購部門應至少邀請三家符合條件的供應商參與。詢價采購時,應對不少于三家供應商的報價進行比較。希望采購人員認真篩選供應商,確保采購活動的公平、公正、公開。對于擬選定的供應商,采購部門應組織需求部門、財務部門、監(jiān)督部門等相關人員進行考察,實地了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量控制體系、售后服務能力等??疾旌细窈?,將其納入供應商庫。5.合同簽訂采購部門與選定的供應商就采購合同條款進行洽談,合同內(nèi)容應明確雙方權利義務、采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標準、驗收方式、違約責任等事項。合同草案擬定后,提交公司法律部門或法律顧問進行審核。審核通過后,由采購部門負責人代表公司與供應商簽訂正式合同。合同簽訂后,采購部門將合同副本分送需求部門、財務部門等相關部門備案。6.采購執(zhí)行與跟蹤供應商按照合同約定組織生產(chǎn)或提供服務,采購部門要密切跟蹤供應商的執(zhí)行情況,及時了解采購項目進展。如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交付或出現(xiàn)質(zhì)量問題等情況,采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào),采取有效措施解決問題。需求部門應積極配合采購部門,為供應商的生產(chǎn)或服務提供必要的協(xié)助和支持。7.驗收采購物品或服務交付后,需求部門及時組織驗收。驗收人員應嚴格按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收方法進行驗收,確保所采購的物品或服務符合要求。驗收合格后,驗收人員填寫《驗收報告》,經(jīng)需求部門負責人簽字確認。如驗收不合格,需求部門應及時通知采購部門,采購部門負責與供應商協(xié)商解決,包括退貨、換貨、補貨或要求供應商采取整改措施等。8.付款財務部門根據(jù)合同約定、驗收報告等相關資料,審核無誤后辦理采購款項支付手續(xù)。付款方式應按照公司財務制度執(zhí)行,盡量采用安全、便捷的支付方式。對于分期付款的采購項目,財務部門要嚴格按照合同約定的付款節(jié)點和金額進行支付,并做好相應的賬務記錄。五、采購方式1.公開招標單項采購金額達到[具體金額]及以上的采購項目,一般應采用公開招標方式。公開招標應在公司指定的媒體或平臺上發(fā)布招標公告,邀請不特定的供應商參與投標。招標過程要嚴格按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進行,確保招標活動的公平、公正、公開。開標、評標、定標等環(huán)節(jié)應有監(jiān)督部門人員全程參與監(jiān)督。2.邀請招標符合下列情形之一的采購項目,可以采用邀請招標方式:具有特殊性,只能從有限范圍的供應商處采購的;采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的。邀請招標時,采購部門應向三家以上符合條件的供應商發(fā)出投標邀請書,并在邀請書中明確招標項目的相關要求和投標截止時間等信息。3.競爭性談判符合下列情形之一的采購項目,可以采用競爭性談判方式:招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的;技術復雜或者性質(zhì)特殊,不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的;采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的;不能事先計算出價格總額的。采用競爭性談判方式時,采購部門應成立談判小組,談判小組由采購部門、需求部門及相關專家等人員組成。談判小組與供應商進行多輪談判,最終確定成交供應商。4.詢價采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目,可以采用詢價方式。詢價時,采購人員應向三家以上供應商發(fā)出詢價單,要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門根據(jù)供應商的報價情況,綜合比較質(zhì)量、價格、售后服務等因素,確定成交供應商。5.單一來源采購符合下列情形之一的采購項目,可以采用單一來源采購方式:只能從唯一供應商處采購的;發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的;必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求,需要繼續(xù)從原供應商處添購,且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式時,采購部門應向公司領導提交詳細的采購說明,說明采用單一來源采購的原因及必要性。經(jīng)公司領導審批同意后,與供應商進行談判,確定采購價格和合同條款。六、供應商管理1.供應商準入供應商應具備合法的經(jīng)營資格,具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度。采購部門要對供應商提供的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等資質(zhì)證明文件進行認真審核。供應商應具備履行合同所必需的設備和專業(yè)技術能力。對于一些特定行業(yè)的供應商,還應要求其提供相關的行業(yè)資質(zhì)證書或許可證明。新供應商申請準入時,需填寫《供應商準入申請表》,并提交相關資質(zhì)證明文件。采購部門收到申請后,組織相關部門對供應商進行實地考察或背景調(diào)查??疾旎蛘{(diào)查合格后,將供應商納入供應商庫。2.供應商評價采購部門定期組織對供應商進行評價,評價周期為每[具體時長]一次。評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。需求部門、財務部門等相關部門應積極配合采購部門開展供應商評價工作,及時提供供應商在合同執(zhí)行過程中的相關數(shù)據(jù)和信息。根據(jù)評價結果,將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應商,在后續(xù)采購項目中給予優(yōu)先考慮;對于良好供應商,繼續(xù)保持合作;對于合格供應商,督促其改進提升;對于不合格供應商,及時從供應商庫中刪除,不再與其合作。3.供應商溝通與合作采購部門要加強與供應商的溝通,定期召開供應商座談會或進行面對面交流,及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品研發(fā)計劃等信息,同時向供應商反饋公司的采購需求和質(zhì)量要求。希望我們與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系,共同探討降低成本、提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務水平的方法和途徑。對于在合作過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商,公司將給予適當?shù)莫剟詈椭С?。七、采購檔案管理1.檔案范圍采購檔案包括采購需求申請表、采購計劃、供應商資質(zhì)文件、招標或談判文件、投標文件、合同文本、驗收報告、付款憑證等與采購活動相關的各種文件資料。2.檔案整理與保管采購部門負責采購檔案的整理和保管工作。采購項目完成后,采購人員應及時將相關文件資料進行收集、分類、整理,按照檔案管理要求裝訂成冊,并編制目錄。采購檔案應妥善保管,保存期限按照國家相關法律法規(guī)和公司檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下,采購檔案的保存期限不少于[具體年限]年。3.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱采購檔案的,應填寫《檔案查閱/借閱申請表》,經(jīng)采購部門負責人及公司相關領導審批后,方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應嚴格遵守檔案管理制度,不得擅自涂改、抽取、損毀檔案資料。借閱期限屆滿后,應及時歸還檔案。八、監(jiān)督與獎懲1.監(jiān)督檢查監(jiān)督部門定期對公司集中采購活動進行監(jiān)督檢查,檢查內(nèi)容包括采購流程執(zhí)行情況、采購文件資料完整性、供應商管理等方面。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,監(jiān)督部門應及時向相關部門提出整改意見,相關部門應按照要求限期整改。2.獎勵對在集中采購工作中表現(xiàn)突出的部門或個人,公司將給予表彰和獎勵。例如,能夠有效降低采購成本、提高采購質(zhì)量、積極創(chuàng)新采購方式等,為公司做出顯著貢獻的,公司將視情況給予一定的物質(zhì)獎勵和精神獎

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