院供應(yīng)商制度

一、總則本美容院一直秉持“用心呵護，塑造美麗”的企業(yè)文化，以“為每一位顧客提供最優(yōu)質(zhì)的美容服務(wù)，打造健康與美的和諧統(tǒng)一”為經(jīng)營理念。在日益激烈的市場競爭中，為確保美容院的穩(wěn)定運營與持續(xù)發(fā)展，與供應(yīng)商建立緊密、互利、規(guī)范的合作關(guān)系至關(guān)重要。本制度旨在規(guī)范與供應(yīng)商的合作流程，保障雙方權(quán)益，實現(xiàn)共同發(fā)展，同時符合美容院扁平化管理的要求，提升運營效益，保障數(shù)據(jù)安全與安全生產(chǎn)。本制度適用于與本美容院有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)認同本美容院的企業(yè)文化與經(jīng)營理念，具備良好的商業(yè)信譽、穩(wěn)定的供應(yīng)能力和優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品質(zhì)量，以確保為美容院提供符合要求的產(chǎn)品和服務(wù)。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.采購部門：作為與供應(yīng)商對接的核心部門，負責供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估與管理。采購人員需深入了解市場動態(tài)，尋找優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行考察評估。在合作過程中，采購部門要負責采購訂單的下達、跟進訂單執(zhí)行情況、協(xié)調(diào)解決供應(yīng)過程中的問題，同時還要對供應(yīng)商的交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等方面進行監(jiān)控與評估。2.質(zhì)量檢驗部門：承擔對供應(yīng)商所供產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗職責。該部門依據(jù)相關(guān)標準和規(guī)范，對采購的產(chǎn)品進行嚴格檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合美容院的使用要求。質(zhì)量檢驗人員需具備專業(yè)的檢驗技能和知識，及時發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題并反饋給采購部門和供應(yīng)商，督促供應(yīng)商采取整改措施。3.財務(wù)部門：負責與供應(yīng)商的財務(wù)結(jié)算工作。財務(wù)人員要審核采購合同中的付款條款，按照合同約定及時、準確地向供應(yīng)商支付貨款。同時，對供應(yīng)商的發(fā)票進行嚴格審核，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和合規(guī)性。財務(wù)部門還要定期與供應(yīng)商進行賬務(wù)核對，保障雙方財務(wù)數(shù)據(jù)的一致性。4.高層管理團隊：對供應(yīng)商的重大決策進行把控。在供應(yīng)商的選擇、合作關(guān)系的調(diào)整等關(guān)鍵事項上，高層管理團隊要綜合各部門的意見和建議，從美容院的整體戰(zhàn)略和運營效益出發(fā)，做出決策。同時，高層管理團隊要關(guān)注供應(yīng)商合作中的風險，制定相應(yīng)的應(yīng)對策略，保障美容院的利益。三、管理流程1.供應(yīng)商開發(fā)-信息收集：采購人員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)平臺、同行推薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。-初步溝通：采購人員與潛在供應(yīng)商進行初步溝通，了解其基本情況、產(chǎn)品范圍、價格水平、供應(yīng)能力等方面的信息。向潛在供應(yīng)商介紹本美容院的需求和合作要求，邀請其提供相關(guān)資料和樣品。-實地考察：對于有合作意向的潛在供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等方面。實地考察結(jié)束后，考察人員撰寫考察報告，對供應(yīng)商的綜合實力進行評估。2.供應(yīng)商評估-質(zhì)量評估：質(zhì)量檢驗部門對供應(yīng)商提供的樣品進行嚴格檢驗，評估其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合美容院的標準和要求。同時，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進行審核，查看其是否具備完善的質(zhì)量控制措施。-價格評估：采購部門對供應(yīng)商的報價進行分析，結(jié)合市場行情，評估其價格的合理性。在價格評估過程中，要綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇性價比高的供應(yīng)商。-交貨期評估：考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力和物流配送能力，評估其能否按照美容院的需求按時交貨。通過與供應(yīng)商溝通，了解其應(yīng)對緊急訂單的能力和措施。-服務(wù)評估：評估供應(yīng)商的售后服務(wù)水平，包括產(chǎn)品退換貨政策、技術(shù)支持、投訴處理等方面。良好的售后服務(wù)能夠保障美容院在使用產(chǎn)品過程中遇到問題時得到及時解決。-綜合評估：采購部門組織質(zhì)量檢驗部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員，根據(jù)各項評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評估。綜合評估得分達到一定標準的供應(yīng)商，方可進入合格供應(yīng)商名單。3.合同簽訂-合同起草：采購部門根據(jù)與供應(yīng)商的洽談結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利與義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同條款要符合法律法規(guī)的要求，保障雙方的合法權(quán)益。-合同審核：合同起草完成后，提交給法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，提出修改意見。采購部門根據(jù)法務(wù)部門的意見對合同進行修改完善，確保合同條款清晰、準確、無歧義。-合同簽訂：合同審核通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。4.訂單管理-訂單下達：采購部門根據(jù)美容院的庫存情況和業(yè)務(wù)需求，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點等信息。訂單下達后，采購人員要及時與供應(yīng)商確認訂單信息，確保供應(yīng)商準確接收訂單。-訂單跟進：采購人員負責跟進訂單執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單的生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，采購人員要及時協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。-訂單變更：如因特殊原因需要對訂單進行變更，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商。經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂訂單變更協(xié)議。訂單變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、對交貨期和價格的影響等事項。5.收貨與驗收-收貨通知：供應(yīng)商在發(fā)貨前應(yīng)提前通知采購部門，告知發(fā)貨日期、預(yù)計到貨時間、貨物數(shù)量等信息。采購部門接到通知后，及時安排收貨人員做好收貨準備工作。-貨物接收：貨物到達美容院后，收貨人員要核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、包裝等信息是否與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，并做好記錄。-質(zhì)量驗收：收貨完成后，質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標準和規(guī)范對貨物進行質(zhì)量檢驗。質(zhì)量檢驗合格的貨物，方可辦理入庫手續(xù)；質(zhì)量檢驗不合格的貨物，按照不合格品處理流程進行處理。6.付款管理-付款申請：采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購合同、驗收報告等是否一致。核對無誤后，填寫付款申請單，提交給財務(wù)部門。付款申請單應(yīng)注明供應(yīng)商名稱、采購合同編號、發(fā)票金額、付款方式等信息。-付款審核：財務(wù)部門對付款申請單進行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、合規(guī)性，以及采購合同的執(zhí)行情況等。審核通過后，按照財務(wù)審批流程進行審批。-款項支付：財務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果，按照合同約定的付款方式和付款時間，向供應(yīng)商支付貨款。在付款過程中，要確保資金的安全和準確支付。四、權(quán)利與義務(wù)1.供應(yīng)商權(quán)利-獲得公平合作機會：供應(yīng)商有權(quán)在符合本美容院供應(yīng)商評估標準的前提下，參與公平競爭，獲得與本美容院合作的機會。-獲取合理利潤：供應(yīng)商有權(quán)按照合同約定的價格獲得相應(yīng)的貨款，保障自身的合理利潤空間。-了解需求信息：供應(yīng)商有權(quán)從本美容院獲取準確的產(chǎn)品需求信息，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，以便更好地組織生產(chǎn)和供應(yīng)。-提出合理建議：供應(yīng)商有權(quán)就合作過程中的問題和改進措施向本美容院提出合理建議，共同推動合作關(guān)系的優(yōu)化。2.供應(yīng)商義務(wù)-提供合格產(chǎn)品：供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準和技術(shù)要求，為本美容院提供合格的產(chǎn)品。產(chǎn)品應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保美容院的正常使用和顧客的安全。-按時交貨：供應(yīng)商應(yīng)嚴格按照合同約定的交貨期和交貨地點，按時、準確地交付貨物。如因特殊原因無法按時交貨，應(yīng)提前通知本美容院，并采取相應(yīng)的補救措施。-提供售后服務(wù)：供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定和相關(guān)承諾，為本美容院提供良好的售后服務(wù)。包括產(chǎn)品的維修、保養(yǎng)、退換貨等服務(wù)，及時解決本美容院在使用產(chǎn)品過程中遇到的問題。-保守商業(yè)秘密：供應(yīng)商在與本美容院合作過程中，可能會接觸到本美容院的商業(yè)秘密，如顧客信息、經(jīng)營策略、產(chǎn)品配方等。供應(yīng)商有義務(wù)嚴格保守這些商業(yè)秘密，不得泄露給任何第三方。-配合管理與監(jiān)督：供應(yīng)商應(yīng)積極配合本美容院的管理與監(jiān)督工作，接受本美容院對其產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)過程、售后服務(wù)等方面的檢查和評估。對于本美容院提出的整改要求，供應(yīng)商應(yīng)及時落實并反饋整改情況。3.美容院權(quán)利-選擇供應(yīng)商：本美容院有權(quán)根據(jù)自身需求和供應(yīng)商評估標準，自主選擇符合要求的供應(yīng)商進行合作。-監(jiān)督產(chǎn)品質(zhì)量：本美容院有權(quán)對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)督檢查，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件和檢測報告。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題，有權(quán)要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨。-要求按時交貨：本美容院有權(quán)要求供應(yīng)商按照合同約定的交貨期按時交付貨物，以保障美容院的正常運營。如供應(yīng)商未能按時交貨，本美容院有權(quán)追究其違約責任。-獲取售后服務(wù)：本美容院有權(quán)享受供應(yīng)商提供的售后服務(wù)，包括產(chǎn)品的維修、保養(yǎng)、退換貨等服務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)及時響應(yīng)本美容院的售后服務(wù)需求，確保問題得到妥善解決。-保護商業(yè)秘密：本美容院有權(quán)要求供應(yīng)商保守在合作過程中知悉的本美容院的商業(yè)秘密，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有泄露商業(yè)秘密的行為，本美容院有權(quán)追究其法律責任。4.美容院義務(wù)-公平合作：本美容院應(yīng)在供應(yīng)商選擇、合作過程中遵循公平、公正、公開的原則，為供應(yīng)商提供公平的合作機會，不得歧視任何供應(yīng)商。-及時付款：本美容院應(yīng)按照合同約定的付款方式和付款時間，及時向供應(yīng)商支付貨款。不得無故拖欠供應(yīng)商貨款，保障供應(yīng)商的合法權(quán)益。-提供準確信息：本美容院應(yīng)向供應(yīng)商提供準確的產(chǎn)品需求信息，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，避免因信息不準確給供應(yīng)商造成損失。-配合供應(yīng)商工作：在合作過程中，本美容院應(yīng)積極配合供應(yīng)商的工作，為供應(yīng)商提供必要的協(xié)助和支持，共同完成合作項目。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-定期評估：采購部門會同質(zhì)量檢驗部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員，定期對供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出整改要求或終止合作。-日常監(jiān)督：采購人員在日常工作中要對供應(yīng)商的訂單執(zhí)行情況、產(chǎn)品質(zhì)量等進行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決。質(zhì)量檢驗部門要加強對采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。-投訴處理：建立供應(yīng)商投訴處理機制，接受美容院內(nèi)部員工和顧客對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等方面的投訴。對于投訴，要及時進行調(diào)查核實，根據(jù)調(diào)查結(jié)果采取相應(yīng)的處理措施，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。2.獎勵機制-訂單獎勵：對于產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、交貨期準時、售后服務(wù)良好的供應(yīng)商，在后續(xù)的采購訂單分配上給予一定的傾斜，增加訂單數(shù)量。-價格優(yōu)惠獎勵：在合同續(xù)簽時，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可以考慮給予一定的價格優(yōu)惠，以體現(xiàn)對其合作的認可和鼓勵。-榮譽表彰：定期評選優(yōu)秀供應(yīng)商，在美容院內(nèi)部會議或相關(guān)活動上對優(yōu)秀供應(yīng)商進行表彰，頒發(fā)榮譽證書，提升供應(yīng)商的知名度和美譽度。-合作升級：對于與本美容院合作緊密、貢獻突出的供應(yīng)商，可以考慮與其建立更深入的合作關(guān)系，如共同開發(fā)新產(chǎn)品、拓展市場等。3.懲罰機制-警告：對于首次出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等輕微違規(guī)行為的供應(yīng)商，發(fā)出書面警告，要求其限期整改，并提交整改報告。-罰款：如供應(yīng)商的違規(guī)行為給本美容院造成經(jīng)濟損失，按照合同約定對供應(yīng)商進行罰款，以彌補損失。-減少訂單：對于多次出現(xiàn)問題或問題較為嚴重的供應(yīng)商，適當減少其采購訂單數(shù)量，促使其改進。-終止合作：對于嚴重違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量問題頻發(fā)且整改不力、泄露本美容院商業(yè)秘密等行為的供應(yīng)商，立即終止合作，并依法追究其法律責任。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由美容院管理層負責解釋和修