大學(xué)公文檔案數(shù)字化管理制度?

一、總則1.為加強醫(yī)院公文檔案數(shù)字化管理，提高公文檔案管理效率與利用水平，確保公文檔案信息的完整性、準確性和安全性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及醫(yī)院實際情況，特制定本制度。2.本制度適用于醫(yī)院各部門、各層級所產(chǎn)生和管理的公文檔案數(shù)字化工作。3.公文檔案數(shù)字化工作遵循統(tǒng)一規(guī)劃、標準規(guī)范、安全保密、高效利用的原則。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門-負責(zé)制定和完善公文檔案數(shù)字化工作的總體規(guī)劃、制度和流程。-統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門的公文檔案數(shù)字化工作，組織開展相關(guān)培訓(xùn)。-負責(zé)對數(shù)字化公文檔案的接收、整理、存儲、備份和利用服務(wù)等工作進行監(jiān)督與指導(dǎo)。-負責(zé)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的日常維護與管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.各部門-負責(zé)本部門公文檔案的收集、整理、初步審核，并按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交需數(shù)字化處理的公文檔案。-配合檔案管理部門完成本部門公文檔案的數(shù)字化工作，包括提供必要的協(xié)助、核對數(shù)字化成果等。-負責(zé)本部門在授權(quán)范圍內(nèi)對數(shù)字化公文檔案的查閱、利用，并做好使用記錄。三、數(shù)字化工作流程1.公文檔案收集與整理-各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的公文，并進行初步整理，確保公文的齊全、完整。-對收集到的公文進行分類、編號、編目等整理工作，編制準確的目錄清單，明確每份公文的標題、文號、日期、來源、保管期限等關(guān)鍵信息。2.數(shù)字化加工-檔案管理部門根據(jù)工作安排，將整理好的公文檔案移交至專業(yè)的數(shù)字化加工機構(gòu)或安排專人進行數(shù)字化加工。-數(shù)字化加工過程應(yīng)嚴格按照國家和行業(yè)相關(guān)標準進行，包括但不限于掃描分辨率、圖像格式、文件命名等。掃描圖像應(yīng)清晰、完整，色彩還原準確，無歪斜、模糊等問題。-對掃描后的圖像進行圖像處理，包括去噪、糾偏、裁剪等操作，確保圖像質(zhì)量符合要求。同時，將圖像處理后的文件進行數(shù)據(jù)掛接，使其與相應(yīng)的目錄信息建立準確的關(guān)聯(lián)。3.審核與驗收-數(shù)字化加工完成后，檔案管理部門應(yīng)組織專人對數(shù)字化成果進行審核。審核內(nèi)容包括圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接準確性、目錄信息完整性等方面。-對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給數(shù)字化加工機構(gòu)或責(zé)任人進行整改。整改完成后，再次進行驗收，直至數(shù)字化成果符合要求。-驗收合格的數(shù)字化公文檔案，由檔案管理部門進行接收，并辦理交接手續(xù)。4.存儲與備份-數(shù)字化公文檔案應(yīng)存儲在醫(yī)院專門的檔案管理系統(tǒng)中，按照分類方案進行合理存儲，便于查詢和利用。-檔案管理部門應(yīng)定期對數(shù)字化公文檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份頻率根據(jù)實際情況確定，但至少每月進行一次全量備份，每周進行一次增量備份。-定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。四、安全保密管理1.系統(tǒng)安全-檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護措施，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。-對系統(tǒng)進行定期的安全漏洞掃描和修復(fù)，及時更新系統(tǒng)補丁，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。-建立嚴格的用戶權(quán)限管理制度，根據(jù)不同用戶的工作需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，嚴禁越權(quán)操作。用戶賬號和密碼應(yīng)妥善保管，定期更換。2.數(shù)據(jù)安全-對數(shù)字化公文檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，在傳輸和存儲過程中采用加密算法，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性。-嚴格控制數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用數(shù)字化公文檔案數(shù)據(jù)。訪問數(shù)據(jù)時，應(yīng)進行身份驗證和操作記錄，以便追溯和審計。-涉及國家機密、醫(yī)院核心機密等敏感信息的公文檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行特殊管理，采取更加嚴格的安全保密措施。3.人員安全-加強對涉及公文檔案數(shù)字化工作的人員的安全保密教育，提高其安全保密意識和防范能力。-與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在公文檔案數(shù)字化工作中的保密義務(wù)和責(zé)任。對違反保密規(guī)定的人員，依法依規(guī)追究責(zé)任。五、利用服務(wù)管理1.利用申請-醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱數(shù)字化公文檔案的，應(yīng)填寫《數(shù)字化公文檔案查閱申請表》，注明查閱目的、所需檔案的范圍、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后提交給檔案管理部門。-外部單位或個人因特殊原因需要查閱醫(yī)院數(shù)字化公文檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，向醫(yī)院檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理查閱手續(xù)。2.利用權(quán)限-根據(jù)公文檔案的密級和性質(zhì)，設(shè)定不同的利用權(quán)限。一般公文檔案可在授權(quán)范圍內(nèi)提供在線查閱或下載服務(wù)；涉及機密的公文檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行查閱，嚴禁復(fù)制、傳播。-檔案管理部門應(yīng)嚴格按照審批意見為申請人提供相應(yīng)的利用服務(wù)，不得超權(quán)限提供檔案信息。3.利用記錄與統(tǒng)計-對每一次數(shù)字化公文檔案的利用情況進行詳細記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。-定期對數(shù)字化公文檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用需求和熱點，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。六、監(jiān)督與考核1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的公文檔案數(shù)字化工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括工作進度、質(zhì)量、安全保密等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.將公文檔案數(shù)字化工作納入醫(yī)院各部門的績效考核體系，對在公文檔案數(shù)字化工作中表現(xiàn)突出的部門和