業(yè)主對(duì)合同管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司與業(yè)主之間的合同管理行為，保障公司和業(yè)主的合法權(quán)益，提高合同管理水平，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司與業(yè)主簽訂的各類(lèi)合同，包括但不限于工程承包合同、服務(wù)合同、采購(gòu)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的原則，不得損害公司和業(yè)主的合法權(quán)益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：公司和業(yè)主應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，確保公司的利益不受損失。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)起：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)《合同申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況、對(duì)方當(dāng)事人的信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式等內(nèi)容，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)《合同申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)要求、是否存在風(fēng)險(xiǎn)等。審核通過(guò)后，簽字確認(rèn)并提交法務(wù)部門(mén)。3.法務(wù)部門(mén)審核：法務(wù)部門(mén)對(duì)合同進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。審核通過(guò)后，出具法律意見(jiàn)書(shū)，并簽字確認(rèn)。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)合同進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，簽字確認(rèn)。5.總經(jīng)理審批：重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過(guò)后，簽字確認(rèn)。6.簽訂合同：合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容與審批意見(jiàn)一致。簽訂合同后，加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章。（二）合同文本管理1.合同文本起草：合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門(mén)起草。對(duì)于復(fù)雜的合同或涉及法律專(zhuān)業(yè)知識(shí)的合同，可由法務(wù)部門(mén)協(xié)助起草。2.合同文本審核：合同文本起草完成后，應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、合理性等。3.合同文本編號(hào)：合同簽訂后，由法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)。合同編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于合同的管理和查詢。4.合同文本歸檔：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本原件及相關(guān)附件整理歸檔，交公司檔案室保存。同時(shí)，應(yīng)將合同電子文本上傳至公司合同管理系統(tǒng)，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（三）合同簽訂注意事項(xiàng)1.對(duì)方當(dāng)事人資格審查：在簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、信譽(yù)狀況等，確保對(duì)方當(dāng)事人具有簽訂合同的能力和資格。2.合同條款審查：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。同時(shí)，應(yīng)注意合同條款的合法性、合理性和可操作性，確保合同能夠順利履行。3.合同簽訂授權(quán)審查：簽訂合同的人員應(yīng)具有公司的授權(quán)，授權(quán)范圍應(yīng)明確、具體。在簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)授權(quán)文件，確保簽訂合同的人員具有合法的授權(quán)。4.合同簽訂方式審查：合同簽訂方式應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定。對(duì)于重要合同，應(yīng)采用書(shū)面形式簽訂，并加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章。三、合同履行管理（一）合同履行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門(mén)制定：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)環(huán)節(jié)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等內(nèi)容。2.計(jì)劃審核與審批：合同履行計(jì)劃制定完成后，應(yīng)提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。審核通過(guò)后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.計(jì)劃執(zhí)行與監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同履行計(jì)劃組織實(shí)施合同履行工作，并定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施解決，確保合同能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。（二）合同履行跟蹤與反饋1.建立跟蹤機(jī)制：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤和反饋。跟蹤內(nèi)容包括合同履行進(jìn)度、質(zhì)量狀況、付款情況等。2.及時(shí)反饋問(wèn)題：在合同履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋給對(duì)方當(dāng)事人，并要求對(duì)方當(dāng)事人采取措施解決。同時(shí)，應(yīng)將問(wèn)題反饋給公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)，共同協(xié)商解決辦法。3.定期匯報(bào)情況：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同履行情況，重大問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。匯報(bào)內(nèi)容應(yīng)包括合同履行進(jìn)度、存在的問(wèn)題及解決措施、下一步工作計(jì)劃等。（三）合同變更與解除管理1.變更與解除條件：在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)下列情形之一的，可變更或解除合同：雙方協(xié)商一致；因不可抗力致使合同無(wú)法履行；一方嚴(yán)重違約，致使合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)；法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。2.變更與解除程序：合同變更或解除應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂變更或解除合同協(xié)議，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.變更與解除注意事項(xiàng)：合同變更或解除后，應(yīng)及時(shí)清理合同檔案，對(duì)已履行的部分進(jìn)行結(jié)算，對(duì)未履行的部分不再履行。同時(shí)，應(yīng)妥善處理因合同變更或解除而產(chǎn)生的糾紛。四、合同付款管理（一）付款申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)提交：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定和實(shí)際履行情況，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明付款原因、金額、付款方式、收款單位等內(nèi)容，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款是否符合合同約定、是否具備付款條件等。審核通過(guò)后，簽字確認(rèn)并提交財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否合規(guī)、收款單位是否正確等。審核通過(guò)后，簽字確認(rèn)并提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，簽字確認(rèn)。5.總經(jīng)理審批：重大付款或涉及金額較大的付款，需經(jīng)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過(guò)后，簽字確認(rèn)。（二）付款審批1.建立審批流程：公司應(yīng)建立完善的付款審批流程，明確各部門(mén)的審批職責(zé)和權(quán)限。付款審批流程應(yīng)嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行，確保付款審批的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。2.加強(qiáng)審批監(jiān)督：公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)付款審批的監(jiān)督，定期對(duì)付款審批情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施糾正，確保付款審批工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。（三）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門(mén)辦理：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)付款審批意見(jiàn)，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)符合合同約定和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.付款記錄與歸檔：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)記錄付款情況，并將付款憑證整理歸檔。同時(shí)，應(yīng)將付款信息錄入公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制：公司應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)包括合同簽訂、履行、變更、解除等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面、客觀的評(píng)估。評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的依據(jù)。3.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，將合同風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控和防范措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)加強(qiáng)管理和監(jiān)督；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可適當(dāng)簡(jiǎn)化管理程序。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.制定應(yīng)對(duì)策略：針對(duì)不同等級(jí)的合同風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)減輕、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控：公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控，定期對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行檢查和評(píng)估。發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化應(yīng)及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案1.制定應(yīng)急預(yù)案：公司應(yīng)制定合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急處置原則、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急處置措施等內(nèi)容。2.定期演練與修訂：公司應(yīng)定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)演練結(jié)果和實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。六、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.及時(shí)收集：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同文本原件及相關(guān)附件收集齊全，并交公司檔案室保存。2.分類(lèi)整理：檔案室應(yīng)按照合同類(lèi)別、時(shí)間順序等對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案資料的整齊、有序。3.編號(hào)裝訂：對(duì)整理好的合同檔案進(jìn)行編號(hào)，并裝訂成冊(cè)。合同編號(hào)應(yīng)與合同文本編號(hào)一致，便于查詢和管理。（二）檔案保管與查閱1.安全保管：檔案室應(yīng)建立健全檔案保管制度，確保合同檔案的安全保管。檔案保管應(yīng)做到防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等。2.查閱登記：公司內(nèi)部人員查閱合同檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，不得帶出檔案室。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理查閱登記手續(xù)。3.外部查閱：因工作需要，外部單位查閱合同檔案的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由公司專(zhuān)人陪同查閱。（三）檔案銷(xiāo)毀1.定期清理：檔案室應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清理，對(duì)已過(guò)保存期限或無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀程序：檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀完畢后，應(yīng)及時(shí)記錄銷(xiāo)毀情況，并將銷(xiāo)毀記錄歸檔保存。七、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理：公司應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程和履行程序進(jìn)行操作，確保合同的合法性、完整性和可操作性。2.提高法律意識(shí)：公司應(yīng)加強(qiáng)員工的法律意識(shí)培訓(xùn)，提高員工的法律素養(yǎng)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。員工在簽訂和履行合同過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，避免因法律意識(shí)淡薄而引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛處理1.及時(shí)溝通協(xié)商：在合同履行過(guò)程中，如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)商，了解糾紛原因，尋求解決方案。2.尋求法律支持：