綠化工程采購管理制度總則目的為規(guī)范公司綠化工程采購管理工作，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，保證綠化工程質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有綠化工程的采購活動，包括但不限于苗木、花卉、草坪、園藝工具、肥料、農(nóng)藥等物資及服務(wù)的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益原則：在滿足綠化工程需求的前提下，實現(xiàn)采購成本最低化，提高采購資金使用效益。3.質(zhì)量原則：嚴(yán)格把控采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，確保其符合綠化工程設(shè)計及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。職責(zé)分工采購部門1.負(fù)責(zé)綠化工程采購項目的策劃與實施，制定采購計劃和采購方案。2.組織供應(yīng)商的選擇、招標(biāo)、談判、詢價等采購活動。3.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。4.建立和維護供應(yīng)商檔案，評估供應(yīng)商績效。工程部門1.提出綠化工程物資及服務(wù)的需求清單，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.參與采購合同的評審，對采購物資和服務(wù)的適用性、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等提出意見。3.協(xié)助采購部門進行到貨驗收，對不符合要求的物資及時提出處理意見。財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的評審，審核合同付款條款。3.辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購資金的使用進行監(jiān)督和核算。質(zhì)量控制部門1.制定綠化工程采購物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。2.參與到貨驗收工作，對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量進行檢驗和判定。3.對不合格物資和服務(wù)提出處理建議，跟蹤整改情況。法務(wù)部門1.對采購合同進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。2.為采購活動提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律糾紛。采購流程采購計劃編制1.工程部門根據(jù)綠化工程設(shè)計方案和施工進度計劃，提前制定采購需求清單，明確物資及服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、到貨時間等信息。2.采購部門結(jié)合工程部門的需求清單，綜合考慮庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)工程部門、財務(wù)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商資源庫。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況，確定入圍供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商考察：對于重要的采購項目，采購部門組織工程部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員對入圍供應(yīng)商進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)基地、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、工藝流程、人員配備等情況，了解其實際供應(yīng)能力和產(chǎn)品質(zhì)量控制水平。3.供應(yīng)商評估與準(zhǔn)入：根據(jù)供應(yīng)商考察結(jié)果和日常合作情況，采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合同履行情況等。對于評估合格的供應(yīng)商，納入合格供應(yīng)商名錄，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。對于評估不合格的供應(yīng)商，及時進行淘汰，停止與其合作。4.供應(yīng)商動態(tài)管理：采購部門建立供應(yīng)商動態(tài)管理檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作項目、評估結(jié)果、獎懲情況等。定期對供應(yīng)商進行跟蹤和評價，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫剟詈透嗟暮献鳈C會，對于出現(xiàn)問題的供應(yīng)商及時進行整改或終止合作。采購實施1.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的綠化工程采購項目，采用招標(biāo)采購方式。采購部門編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項目的要求、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.競爭性談判采購：對于技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求的采購項目，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項目，采用競爭性談判采購方式。采購部門確定談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)、價格、服務(wù)等要求進行談判，通過多輪談判，確定成交供應(yīng)商。3.詢價采購：對于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，采用詢價采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、滿足采購要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門與單一供應(yīng)商進行協(xié)商，確定成交價格和成交條件。5.采購合同簽訂：采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)及時與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，由公司授權(quán)代表簽字蓋章生效。到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知工程部門和質(zhì)量控制部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.到貨時，采購部門、工程部門和質(zhì)量控制部門共同對采購物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、質(zhì)量證明文件等。對于需要進行質(zhì)量檢驗的物資，按照質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗。3.驗收合格的物資，由驗收人員在驗收報告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。對于因供應(yīng)商原因?qū)е碌牟缓细裎镔Y，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。付款管理1.采購物資到貨驗收合格后，供應(yīng)商按照采購合同約定提交付款申請。采購部門對付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括合同條款、驗收報告、發(fā)票等。2.財務(wù)部門對采購部門審核通過的付款申請進行復(fù)核，復(fù)核無誤后，按照公司資金審批流程辦理付款手續(xù)。3.對于預(yù)付款項，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進行支付，并跟蹤供應(yīng)商的供貨情況，確保預(yù)付款項的安全。對于貨到付款的項目，應(yīng)在物資驗收合格后及時支付貨款。對于質(zhì)保金，應(yīng)在質(zhì)保期滿且無質(zhì)量問題后按照合同約定支付。采購風(fēng)險管理市場風(fēng)險1.關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握綠化工程物資和服務(wù)的價格波動、供應(yīng)短缺等市場信息，提前制定應(yīng)對措施。2.與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，簽訂價格調(diào)整條款或套期保值協(xié)議，降低價格波動風(fēng)險。3.拓展供應(yīng)商渠道，增加供應(yīng)商選擇范圍，避免因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題導(dǎo)致供應(yīng)中斷。質(zhì)量風(fēng)險1.加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進行抽檢。2.在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理，確保采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合要求。3.對于質(zhì)量不合格的物資和服務(wù)，按照合同約定及時處理，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。合同風(fēng)險1.采購合同應(yīng)采用規(guī)范的文本格式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同條款漏洞。2.合同簽訂前，由法務(wù)部門對合同進行嚴(yán)格的法律審核，確保合同的合法性和有效性。3.加強合同執(zhí)行過程的跟蹤和管理，及時解決合同履行過程中的問題，避免合同糾紛。廉潔風(fēng)險1.建立健全廉潔自律制度，加強對采購人員的廉潔教育和監(jiān)督，防止采購人員收受供應(yīng)商賄賂、謀取私利等行為。2.在采購活動中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，堅持公平、公正、公開的原則，確保采購活動的廉潔性。3.對違反廉潔自律規(guī)定的行為，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對綠化工程采購管理工作進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部門應(yīng)定期向公司管理層匯報采購工作進展情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和檢查。供應(yīng)商監(jiān)督1.采購部門建立供應(yīng)商監(jiān)督機制，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行監(jiān)督和評價。2.鼓勵供應(yīng)商對采購部門的工作進行監(jiān)督，對于供應(yīng)商提出的意見和建議，采購部門應(yīng)認(rèn)真對待，及時改進工作?？己嗽u價1.建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進行考核評價?？己酥笜?biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量保證、采購進度完成情況、供應(yīng)商管理、廉潔自律等方面