莆田財務報銷管理制度一、總則1.1目的為了加強公司財務管理，規(guī)范財務報銷行為，合理控制費用支出，提高資金使用效益，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于莆田公司所屬各部門及全體員工。1.3基本原則1.真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，能夠證明經(jīng)濟業(yè)務的實際發(fā)生。2.合理性原則：費用報銷應符合公司經(jīng)營活動的需要，遵循合理性、必要性原則，杜絕不合理開支。3.合法性原則：報銷事項必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。4.及時性原則：員工應在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。二、財務報銷審批流程2.1一般報銷流程1.費用發(fā)生：員工按照公司業(yè)務需要，進行相關費用的支出，并取得合法有效的報銷憑證。2.整理粘貼：員工將報銷憑證按照一定順序整理整齊，粘貼在報銷單上，確保憑證清晰、完整。3.填寫報銷單：員工詳細填寫報銷單，注明報銷日期、報銷部門、報銷事由、金額等信息，并簽字確認。4.部門負責人審核：部門負責人對報銷事項的真實性、合理性進行審核，簽署意見后提交財務部門。5.財務審核：財務部門對報銷憑證的合法性、合規(guī)性以及金額的準確性進行審核，如有疑問及時與報銷人溝通核實。審核通過后提交給相應審批領導。6.審批領導審批：根據(jù)公司授權，由相應級別的領導對報銷事項進行審批。審批通過后，報銷單返回財務部門進行報銷支付。7.報銷支付：財務部門根據(jù)審批后的報銷單，按照公司財務支付流程進行款項支付。2.2特殊事項報銷流程對于金額較大、涉及重要項目或特殊業(yè)務的報銷事項，在一般報銷流程基礎上，還需經(jīng)過相關專題會議討論、項目負責人或專項小組審核等額外環(huán)節(jié)，確保決策的科學性和準確性。具體流程由公司根據(jù)實際情況另行規(guī)定。三、報銷憑證要求3.1發(fā)票1.真實性：發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章，印章清晰可辨。2.完整性：發(fā)票內容應填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務內容、金額、稅額等信息，不得有涂改、挖補等痕跡。3.相關性：發(fā)票內容應與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務相符，如購買辦公用品的發(fā)票應注明辦公用品明細，差旅費發(fā)票應注明出差行程等。3.2其他憑證1.行政事業(yè)性收據(jù)：由財政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)，其效力等同于發(fā)票，可作為報銷憑證。2.火車票、飛機票、汽車票等：應注明旅客姓名、出發(fā)地、目的地、日期、票價等信息，且票面無破損、無涂改。3.內部自制憑證：如工資表、獎金發(fā)放表、差旅費報銷單等，應按照公司規(guī)定的格式和內容填寫，并有制表人、審核人、審批人簽字。3.3發(fā)票取得要求1.及時取得：員工應在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后及時取得相應發(fā)票，原則上應在業(yè)務完成后的[X]個工作日內取得發(fā)票并辦理報銷手續(xù)。2.發(fā)票遺失：如發(fā)票不慎遺失，應取得開票方加蓋公章的發(fā)票復印件，并由開票方出具證明，注明發(fā)票號碼、金額、內容等信息，經(jīng)部門負責人和財務部門審核后，可作為報銷憑證。但對于增值稅專用發(fā)票遺失的情況，還需按照國家稅務總局相關規(guī)定辦理掛失、開具已報稅證明單等手續(xù)。四、費用報銷標準4.1差旅費1.交通工具飛機：根據(jù)公司業(yè)務需要和實際情況，員工可乘坐經(jīng)濟艙。如因特殊原因需要乘坐公務艙或頭等艙的，需提前經(jīng)上級領導批準?；疖嚕簝?yōu)先選擇高鐵二等座、動車二等座或普通列車硬座，如因工作需要乘坐高鐵一等座、動車一等座或火車軟臥的，需經(jīng)部門負責人同意，報上級領導批準。長途汽車：長途汽車票價應符合公司規(guī)定的標準，如有特殊情況需乘坐商務車或包車的，需提前說明原因并經(jīng)上級領導批準。2.住宿費國內出差：根據(jù)不同地區(qū)和城市級別，設定相應的住宿費標準。一線城市每人每天住宿費標準為[X]元，二線城市每人每天住宿費標準為[X]元，三線及以下城市每人每天住宿費標準為[X]元。員工應選擇符合公司規(guī)定標準的酒店住宿，并取得正規(guī)發(fā)票。國外出差：參照公司《海外出差管理辦法》及當?shù)貙嶋H情況確定住宿費標準，以當?shù)刎泿呕虻戎等嗣駧胚M行核算。3.伙食補助費國內出差伙食補助費按照出差自然（日歷）天數(shù)計算，每人每天標準為[X]元。員工在出差期間如有公司安排的工作餐或已享受其他餐飲補貼的，應相應扣減伙食補助費。國外出差伙食補助費根據(jù)當?shù)貙嶋H情況另行確定，原則上以不低于當?shù)赝惾藛T的平均水平為標準。4.市內交通費員工在出差地市內因工作需要乘坐公共交通工具的，可憑有效票據(jù)報銷。每人每天市內交通費標準為[X]元，包干使用，不再另行報銷其他市內交通費用。如因特殊情況需要乘坐出租車的，應在報銷單上注明原因并經(jīng)部門負責人批準。4.2業(yè)務招待費1.業(yè)務招待費應嚴格控制在公司規(guī)定的預算范圍內，用于公司經(jīng)營業(yè)務的合理招待支出。2.招待標準應根據(jù)招待對象、業(yè)務性質等因素合理確定。一般情況下，招待費每人每餐標準如下：招待公司外部客戶，每人每餐標準為[X]元；特殊情況需要提高標準的，需提前經(jīng)上級領導批準。招待公司內部員工交流活動、團建等，每人每餐標準為[X]元。3.業(yè)務招待費報銷時，應注明招待時間、地點、對象、事由等詳細信息，并附上相應的消費清單或發(fā)票。嚴禁通過拆分報銷等方式套取業(yè)務招待費。4.3辦公費1.辦公費主要用于購買辦公用品、辦公設備、耗材等支出。2.辦公用品應按照公司辦公用品采購管理規(guī)定進行采購，統(tǒng)一由行政部門負責集中采購或登記備案。員工因工作需要領用辦公用品時，應填寫領用登記表，經(jīng)部門負責人簽字確認后從行政部門領取。3.辦公設備購置應按照公司固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行，超過[X]元的辦公設備購置需經(jīng)公司相關領導審批。辦公設備的維修、保養(yǎng)費用應在預算范圍內合理報銷。4.辦公耗材如打印紙、墨盒、硒鼓等應根據(jù)實際使用情況合理采購和報銷，避免浪費。4.4通訊費1.公司根據(jù)員工崗位性質和工作需要，給予一定標準的通訊費補貼。補貼標準如下：高層管理人員：每人每月通訊費補貼標準為[X]元。中層管理人員：每人每月通訊費補貼標準為[X]元。一般員工：每人每月通訊費補貼標準為[X]元。2.員工在補貼標準范圍內憑通訊費發(fā)票報銷，如實際發(fā)生的通訊費用低于補貼標準，按實際發(fā)生額報銷；如高于補貼標準，超出部分由員工自行承擔。3.享受通訊費補貼的員工不得再報銷與工作無關的通訊費用。4.5差旅費1.員工因公出差應提前填寫出差申請單，經(jīng)部門負責人批準后報公司領導審批。出差申請單應注明出差時間、地點、事由、預計費用等信息。2.出差期間的住宿、交通、餐飲等費用應嚴格按照公司規(guī)定的報銷標準執(zhí)行，不得擅自超標準支出。如有特殊情況需要超標準報銷的，應提前向公司領導說明原因并獲得批準。3.員工出差結束后應在[X]個工作日內辦理報銷手續(xù)，提交出差申請單、報銷憑證等相關資料，按照報銷流程進行審批報銷。五、審批權限5.1一般費用報銷審批權限1.單次報銷金額在[X]元以下的，由部門負責人審核，財務部門審核后即可報銷支付。2.單次報銷金額在[X]元（含）至[X]元之間的，由部門負責人審核，財務部門審核后，報公司分管領導審批。3.單次報銷金額在[X]元（含）以上的，由部門負責人審核，財務部門審核，公司分管領導預審后，報公司總經(jīng)理審批。5.2重大項目費用報銷審批權限對于涉及公司重大項目、投資金額較大或對公司有重大影響的費用報銷事項，除按照上述一般費用報銷審批流程外，還需經(jīng)過公司項目管理委員會或相關專題會議審議通過，報董事長最終審批。5.3緊急事項費用報銷審批權限如遇緊急情況需要立即支付費用，無法按照正常審批流程進行的，經(jīng)相關領導口頭批準后，可先行支付費用，但應在事后[X]個工作日內補辦完整的審批手續(xù)。六、報銷時間規(guī)定6.1日常報銷時間員工應在費用發(fā)生后的[X]個工作日內整理好報銷憑證，并填寫報銷單提交部門負責人審核。部門負責人應在收到報銷單后的[X]個工作日內完成審核并提交財務部門。財務部門應在收到報銷單后的[X]個工作日內完成審核，如審核通過，提交相應審批領導審批。審批領導應在[X]個工作日內完成審批。報銷支付時間根據(jù)公司財務資金安排情況確定，但原則上應在審批通過后的[X]個工作日內完成支付。6.2月度報銷截止時間每月[X]日為月度報銷截止時間，當月發(fā)生的費用應在截止時間前提交報銷申請。如遇節(jié)假日，截止時間順延至節(jié)假日后的第一個工作日。對于因特殊原因未能在截止時間前提交報銷申請的，需經(jīng)財務部門同意后方可辦理報銷，但應說明原因及預計報銷時間。七、報銷違規(guī)處理7.1違規(guī)行為界定1.提供虛假報銷憑證，虛報、多報費用的。2.未經(jīng)審批擅自報銷費用的。3.拆分報銷金額以逃避審批權限的。4.報銷不符合公司規(guī)定的費用項目的。5.其他違反公司財務報銷管理制度的行為。7.2處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的報銷違規(guī)行為，財務部門有權拒絕報銷，并要求報銷人限期整改。2.對于虛報、多報費用的，責令報銷人退還虛報多報的金額，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。罰款金額為虛報多報金額的[X]%[X]%。3.對于未經(jīng)審批擅自報銷費用的，除要求補辦審批手續(xù)外，給予報銷人警告處分，并按照報銷金額的[X]%[X]%處以罰款