設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)文件管理，確保文件的規(guī)范生成、有效流轉(zhuǎn)、妥善存儲(chǔ)與安全使用，提高設(shè)計(jì)工作效率，保障公司設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)全體成員，包括但不限于設(shè)計(jì)師、設(shè)計(jì)助理、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。（三）文件管理原則1.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映設(shè)計(jì)項(xiàng)目的要求、進(jìn)度、成果等信息，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤表述。2.完整性原則：涵蓋設(shè)計(jì)項(xiàng)目從策劃到交付的全過程文件，包括但不限于設(shè)計(jì)任務(wù)書、草圖、效果圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明、評(píng)審記錄等，確保文件體系完整。3.及時(shí)性原則：文件的生成、流轉(zhuǎn)、審批等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，以滿足設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)度需要，避免因文件延誤影響項(xiàng)目推進(jìn)。4.規(guī)范性原則：文件格式、編號(hào)、排版等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)范，便于識(shí)別、查閱和管理。5.保密性原則：涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.項(xiàng)目文件：與具體設(shè)計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的各類文件，包括項(xiàng)目啟動(dòng)文件、設(shè)計(jì)方案文件、項(xiàng)目變更文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。2.設(shè)計(jì)資源文件：設(shè)計(jì)過程中使用的各類資源文件，如圖庫(kù)、字體庫(kù)、模型庫(kù)等。3.團(tuán)隊(duì)管理文件：涉及團(tuán)隊(duì)組織架構(gòu)、人員管理、績(jī)效考核等方面的文件。4.公司制度文件：公司通用的管理制度、流程文件等適用于設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的部分。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則項(xiàng)目文件編號(hào)：采用“項(xiàng)目名稱縮寫年份序號(hào)”的格式。例如，“XX產(chǎn)品設(shè)計(jì)202301”，其中“XX產(chǎn)品設(shè)計(jì)”為項(xiàng)目名稱縮寫，“2023”為年份，“01”為該項(xiàng)目文件的序號(hào)。設(shè)計(jì)資源文件編號(hào)：根據(jù)資源類型進(jìn)行分類編號(hào)，如“圖庫(kù)001”表示圖庫(kù)中的第一個(gè)文件。團(tuán)隊(duì)管理文件編號(hào)：采用“TM年份序號(hào)”的格式，如“TM202305”表示2023年的第5份團(tuán)隊(duì)管理文件。公司制度文件編號(hào)：沿用公司原制度文件編號(hào)，如涉及設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)特殊規(guī)定的，在原編號(hào)后加“SJ”后綴，如“[公司制度編號(hào)]SJ”。2.編號(hào)管理編號(hào)由文件管理專員負(fù)責(zé)統(tǒng)一分配和維護(hù)，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。在文件創(chuàng)建或接收時(shí)，文件管理專員應(yīng)及時(shí)為其賦予相應(yīng)編號(hào)，并在文件標(biāo)題或相關(guān)位置注明。三、文件生成與審批（一）文件生成1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段文件項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目需求，組織編寫項(xiàng)目啟動(dòng)文件，包括項(xiàng)目任務(wù)書、項(xiàng)目計(jì)劃等。項(xiàng)目任務(wù)書應(yīng)明確項(xiàng)目目標(biāo)、設(shè)計(jì)要求、交付成果、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、預(yù)算等內(nèi)容；項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)規(guī)劃項(xiàng)目各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間安排等。設(shè)計(jì)師根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)書，開展初步的設(shè)計(jì)調(diào)研和構(gòu)思，形成設(shè)計(jì)草圖、概念方案等，并附上簡(jiǎn)要的設(shè)計(jì)說(shuō)明。2.設(shè)計(jì)過程文件隨著設(shè)計(jì)工作的深入，設(shè)計(jì)師應(yīng)及時(shí)記錄設(shè)計(jì)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、決策依據(jù)、修改內(nèi)容等，形成詳細(xì)的設(shè)計(jì)文檔。設(shè)計(jì)文檔應(yīng)包括設(shè)計(jì)思路、設(shè)計(jì)方案對(duì)比分析、效果圖制作過程、設(shè)計(jì)說(shuō)明更新等內(nèi)容。設(shè)計(jì)助理協(xié)助設(shè)計(jì)師進(jìn)行文件整理、排版、標(biāo)注等工作，確保設(shè)計(jì)文件的規(guī)范性和完整性。3.項(xiàng)目變更文件若項(xiàng)目在執(zhí)行過程中發(fā)生變更，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)填寫項(xiàng)目變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和成本的影響等。變更申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，設(shè)計(jì)師根據(jù)變更要求對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行相應(yīng)修改，并生成變更記錄文件，注明變更前后的內(nèi)容對(duì)比。（二）文件審批1.審批流程項(xiàng)目啟動(dòng)文件：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交，部門經(jīng)理審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要設(shè)計(jì)方案文件：設(shè)計(jì)師完成初稿后，先由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，提出修改意見，設(shè)計(jì)師修改完善后提交部門內(nèi)部評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^后報(bào)部門經(jīng)理審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。一般設(shè)計(jì)文件：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核后即可生效。項(xiàng)目變更文件：按照變更申請(qǐng)表的審批流程進(jìn)行，涉及費(fèi)用變更的還需財(cái)務(wù)部門會(huì)簽。2.審批職責(zé)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：對(duì)文件的準(zhǔn)確性、完整性和與項(xiàng)目需求的匹配性負(fù)責(zé)，審核文件是否符合項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量要求。部門經(jīng)理：從團(tuán)隊(duì)整體工作安排、資源調(diào)配、項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成等方面進(jìn)行審核，確保文件符合部門工作方向和標(biāo)準(zhǔn)。分管領(lǐng)導(dǎo)：對(duì)文件涉及的重大決策、技術(shù)方向、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行審批，把控文件的整體質(zhì)量和合規(guī)性。四、文件流轉(zhuǎn)與傳遞（一）內(nèi)部流轉(zhuǎn)1.項(xiàng)目組內(nèi)流轉(zhuǎn)在項(xiàng)目組內(nèi)部，文件通過共享文件夾、項(xiàng)目管理軟件等工具進(jìn)行流轉(zhuǎn)。設(shè)計(jì)師完成文件初稿后，上傳至共享文件夾指定位置，并通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和相關(guān)成員進(jìn)行查看和審核。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)審核意見，在共享文件夾中對(duì)文件進(jìn)行批注或修改記錄，設(shè)計(jì)師根據(jù)反饋及時(shí)調(diào)整文件。2.跨部門流轉(zhuǎn)當(dāng)設(shè)計(jì)文件需要與其他部門協(xié)作時(shí)，如市場(chǎng)部、工程部等，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫文件流轉(zhuǎn)申請(qǐng)表，注明文件名稱、流轉(zhuǎn)原因、接收部門等信息。文件流轉(zhuǎn)申請(qǐng)表經(jīng)部門經(jīng)理審批后，由文件管理專員將文件發(fā)送至接收部門指定人員，并做好記錄。接收部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件的處理，并將處理結(jié)果反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。（二）外部傳遞1.與客戶傳遞項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)與客戶溝通文件傳遞事宜，根據(jù)客戶要求選擇合適的傳遞方式，如郵件、在線文件共享平臺(tái)、快遞等。在向客戶傳遞設(shè)計(jì)文件前，應(yīng)確保文件已通過內(nèi)部審批，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。同時(shí)，對(duì)涉及客戶隱私和公司商業(yè)機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密等安全措施。傳遞文件時(shí)，應(yīng)在郵件或其他傳遞載體中注明文件名稱、版本號(hào)、傳遞目的等信息，并要求客戶簽收確認(rèn)。2.與供應(yīng)商傳遞若設(shè)計(jì)項(xiàng)目需要與供應(yīng)商合作，如采購(gòu)特定材料、委托制作模型等，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照公司采購(gòu)流程與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，并明確文件傳遞的要求和方式。向供應(yīng)商傳遞設(shè)計(jì)文件時(shí)，應(yīng)確保文件能夠滿足供應(yīng)商工作需要，同時(shí)要求供應(yīng)商對(duì)文件的使用和保密負(fù)責(zé)。五、文件存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)建立公司統(tǒng)一的文件服務(wù)器，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)文件按照分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)。每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)設(shè)立文件夾，文件夾內(nèi)按照項(xiàng)目文件類別進(jìn)一步細(xì)分，如項(xiàng)目啟動(dòng)文件、設(shè)計(jì)方案文件、項(xiàng)目變更文件等。設(shè)計(jì)資源文件根據(jù)類型分別存儲(chǔ)在相應(yīng)的資源庫(kù)文件夾中，如“圖庫(kù)文件夾”“字體庫(kù)文件夾”等。定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在外部硬盤、云存儲(chǔ)等多種介質(zhì)上，確保數(shù)據(jù)安全。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)對(duì)于重要的設(shè)計(jì)文件、合同文件等，在電子存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，打印紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔。紙質(zhì)文件應(yīng)按照文件編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，并建立紙質(zhì)文件索引目錄，便于查找。設(shè)立專門的紙質(zhì)文件檔案室，保持檔案室環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防蟲，確保紙質(zhì)文件的質(zhì)量。（二）保管職責(zé)1.文件管理專員負(fù)責(zé)文件服務(wù)器的日常維護(hù)和管理，確保文件存儲(chǔ)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對(duì)電子文件進(jìn)行清理和整理，刪除過期、無(wú)用的文件，保證文件存儲(chǔ)空間的合理利用。按照規(guī)定對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔、借閱登記等管理工作，確保紙質(zhì)文件的安全和完整。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目結(jié)束后，負(fù)責(zé)將項(xiàng)目相關(guān)文件整理齊全，提交給文件管理專員進(jìn)行歸檔。對(duì)項(xiàng)目文件的保管情況進(jìn)行監(jiān)督，確保項(xiàng)目文件在項(xiàng)目周期內(nèi)得到妥善保管。六、文件查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)成員因工作需要查閱文件時(shí)，可通過文件服務(wù)器共享文件夾或項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行在線查閱。對(duì)于涉及機(jī)密的文件，需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。文件管理專員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，為查閱人員提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱過程的規(guī)范和安全。2.外部查閱外部人員（如客戶、合作伙伴等）因業(yè)務(wù)需要查閱公司設(shè)計(jì)文件時(shí)，需由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在公司指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，對(duì)查閱范圍和查閱行為進(jìn)行監(jiān)督，防止文件信息泄露。（二）文件使用1.內(nèi)部使用設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)成員在設(shè)計(jì)工作中可根據(jù)需要合理使用相關(guān)文件，但應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自修改、刪除或傳播未經(jīng)授權(quán)的文件。如需對(duì)文件進(jìn)行引用、參考等，應(yīng)在設(shè)計(jì)成果中注明文件來(lái)源和引用情況。2.外部使用未經(jīng)公司書面授權(quán)，嚴(yán)禁將公司設(shè)計(jì)文件提供給外部單位或個(gè)人用于商業(yè)目的或其他非法用途。若因業(yè)務(wù)合作需要向外部單位或個(gè)人提供設(shè)計(jì)文件，必須按照公司相關(guān)規(guī)定簽訂保密協(xié)議，并明確文件的使用范圍和期限。七、文件保密與安全（一）保密措施1.文件加密：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的文件，采用加密軟件進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。加密密鑰由專人保管，嚴(yán)格控制密鑰的使用范圍和權(quán)限。2.訪問控制：設(shè)置文件服務(wù)器的訪問權(quán)限，根據(jù)人員崗位和工作職責(zé)，授予不同的文件訪問級(jí)別。例如，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可查看和管理項(xiàng)目組內(nèi)所有文件，普通設(shè)計(jì)師只能訪問自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目文件。3.人員培訓(xùn)：定期組織設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)，使其了解文件保密的重要性和相關(guān)規(guī)定，掌握基本的保密措施和技能。4.保密協(xié)議：與設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)成員簽訂保密協(xié)議，明確其在文件保密方面的責(zé)任和義務(wù)，對(duì)違反保密協(xié)議的行為規(guī)定相應(yīng)的違約責(zé)任。（二）安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)和漏洞修復(fù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵導(dǎo)致文件信息泄露。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)文件進(jìn)行備份，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)文件，保障設(shè)計(jì)工作的連續(xù)性。3.物理安全：對(duì)紙質(zhì)文件檔案室和文件存儲(chǔ)服務(wù)器所在區(qū)域采取必要的物理安全措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。八、文件清理與銷毀（一）清理原則1.根據(jù)文件的保存期限和使用頻率，定期對(duì)文件進(jìn)行清理。保存期限已滿且無(wú)繼續(xù)使用價(jià)值的文件，應(yīng)及時(shí)清理。2.清理文件時(shí)，應(yīng)遵循先電子文件后紙質(zhì)文件的順序，確保文件清理工作的全面性和徹底性。（二）清理流程1.電子文件清理文件管理專員定期對(duì)電子文件進(jìn)行清查，根據(jù)文件的保存期限和使用情況，標(biāo)記出需要清理的文件。對(duì)于確定要清理的電子文件，先進(jìn)行備份（如有必要），然后按照規(guī)定的刪除流程進(jìn)行操作，確保文件徹底刪除，無(wú)法恢復(fù)。2.紙質(zhì)文件清理文件管理專員會(huì)同相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行清查，確定需要清理的文件清單。對(duì)于清理范圍內(nèi)的紙質(zhì)文件，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和部門經(jīng)理審核