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文檔簡介

設(shè)計技術(shù)文件管理制度一、總則(一)目的為加強公司設(shè)計技術(shù)文件的管理,確保設(shè)計技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和保密性,提高設(shè)計工作效率和質(zhì)量,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與設(shè)計技術(shù)文件相關(guān)的部門和人員,包括但不限于設(shè)計部門、項目管理部門、質(zhì)量控制部門、生產(chǎn)部門、采購部門等。(三)基本原則1.統(tǒng)一管理原則:設(shè)計技術(shù)文件由公司指定的部門統(tǒng)一歸口管理,確保文件的一致性和規(guī)范性。2.分級負責(zé)原則:根據(jù)文件的重要性和涉及范圍,明確各級部門和人員在文件管理中的職責(zé),做到分級負責(zé),責(zé)任到人。3.動態(tài)管理原則:設(shè)計技術(shù)文件應(yīng)隨著設(shè)計工作的進展和項目的變更及時進行更新和修訂,確保文件的有效性。4.保密原則:嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī),加強對設(shè)計技術(shù)文件的保密管理,防止文件泄露。二、設(shè)計技術(shù)文件的分類與編號(一)分類設(shè)計技術(shù)文件分為以下幾類:1.設(shè)計任務(wù)書:明確設(shè)計項目的目標(biāo)、要求、技術(shù)指標(biāo)、進度安排等內(nèi)容,是設(shè)計工作的依據(jù)。2.設(shè)計方案:包括總體設(shè)計方案、詳細設(shè)計方案等,是對設(shè)計項目的具體規(guī)劃和技術(shù)解決方案。3.設(shè)計圖紙:包括原理圖、裝配圖、零件圖、效果圖等,是表達設(shè)計意圖的重要工具。4.技術(shù)規(guī)范:規(guī)定了設(shè)計項目所遵循的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和要求。5.計算書:對設(shè)計項目中的關(guān)鍵技術(shù)問題進行計算和分析的文件。6.說明書:對設(shè)計項目的工作原理、操作方法、維護保養(yǎng)等進行說明的文件。7.其他文件:與設(shè)計技術(shù)相關(guān)的其他文件,如調(diào)研報告、試驗報告等。(二)編號設(shè)計技術(shù)文件應(yīng)進行統(tǒng)一編號,編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性,便于文件的識別、查詢和管理。編號規(guī)則如下:1.編號結(jié)構(gòu):設(shè)計技術(shù)文件編號由項目編號、文件類別代碼、順序號、版本號組成。2.項目編號:采用公司規(guī)定的項目編號規(guī)則,與項目管理系統(tǒng)中的編號一致。3.文件類別代碼:根據(jù)文件的分類,采用相應(yīng)的代碼表示,如:設(shè)計任務(wù)書:SR設(shè)計方案:FA設(shè)計圖紙:TZ技術(shù)規(guī)范:JG計算書:JS說明書:SM其他文件:QT4.順序號:按照文件產(chǎn)生的先后順序,從001開始依次編號。5.版本號:采用大寫英文字母表示,從A開始,每修訂一次版本號遞增一次。例如:項目編號為20230101的設(shè)計任務(wù)書,編號為SR20230101001A;項目編號為20230101的設(shè)計圖紙,編號為TZ20230101002B。三、設(shè)計技術(shù)文件的編制與審核(一)編制要求1.準(zhǔn)確性:設(shè)計技術(shù)文件應(yīng)準(zhǔn)確反映設(shè)計項目的要求和實際情況,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰。2.規(guī)范性:文件的格式、字體、符號、編號等應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的規(guī)定。3.完整性:文件應(yīng)包含設(shè)計項目所需的全部信息,不得遺漏重要內(nèi)容。4.可讀性:文件應(yīng)語言通順、表達清晰,便于閱讀和理解。(二)編制流程1.任務(wù)分配:設(shè)計部門負責(zé)人根據(jù)項目需求,將設(shè)計任務(wù)分配給具體的設(shè)計人員。2.資料收集:設(shè)計人員收集與設(shè)計項目相關(guān)的資料,包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、同類產(chǎn)品資料等。3.方案設(shè)計:設(shè)計人員根據(jù)設(shè)計任務(wù)書的要求,進行方案設(shè)計,形成設(shè)計方案初稿。4.方案評審:設(shè)計部門組織相關(guān)人員對設(shè)計方案初稿進行評審,提出修改意見。5.方案修改:設(shè)計人員根據(jù)評審意見對設(shè)計方案進行修改,形成設(shè)計方案終稿。6.文件編制:設(shè)計人員根據(jù)設(shè)計方案終稿,編制設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)范、計算書、說明書等設(shè)計技術(shù)文件。7.文件審核:設(shè)計技術(shù)文件編制完成后,由設(shè)計部門負責(zé)人進行審核,審核通過后提交給項目管理部門。(三)審核要求1.全面性:審核人員應(yīng)全面審查設(shè)計技術(shù)文件的內(nèi)容,確保文件符合設(shè)計任務(wù)書的要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.準(zhǔn)確性:審核文件中的數(shù)據(jù)、公式、圖表等是否準(zhǔn)確無誤。3.規(guī)范性:檢查文件的格式、字體、符號、編號等是否符合規(guī)定。4.完整性:確認文件是否包含所有必要的信息,無重要內(nèi)容遺漏。(四)審核流程1.初審:項目管理部門收到設(shè)計技術(shù)文件后,組織相關(guān)專業(yè)人員進行初審,提出初審意見。2.會審:對于重大項目或復(fù)雜項目,由項目管理部門組織設(shè)計部門、質(zhì)量控制部門、生產(chǎn)部門、采購部門等相關(guān)部門進行會審,形成會審意見。3.終審:設(shè)計技術(shù)文件經(jīng)初審和會審?fù)ㄟ^后,由公司主管領(lǐng)導(dǎo)進行終審,終審?fù)ㄟ^后方可生效。四、設(shè)計技術(shù)文件的發(fā)放與歸檔(一)發(fā)放1.發(fā)放范圍:設(shè)計技術(shù)文件應(yīng)發(fā)放給與設(shè)計項目相關(guān)的部門和人員,包括設(shè)計部門、項目管理部門、質(zhì)量控制部門、生產(chǎn)部門、采購部門等。2.發(fā)放方式:設(shè)計技術(shù)文件的發(fā)放采用紙質(zhì)文件發(fā)放和電子文件發(fā)放相結(jié)合的方式。紙質(zhì)文件發(fā)放時,應(yīng)填寫《設(shè)計技術(shù)文件發(fā)放登記表》,由領(lǐng)取人簽字確認;電子文件發(fā)放時,應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或指定的存儲介質(zhì)進行傳輸,并確保文件的完整性和可讀性。3.發(fā)放記錄:設(shè)計技術(shù)文件發(fā)放后,應(yīng)及時更新《設(shè)計技術(shù)文件發(fā)放登記表》,記錄文件的發(fā)放時間、發(fā)放部門、領(lǐng)取人等信息,以便查詢和追溯。(二)歸檔1.歸檔范圍:設(shè)計技術(shù)文件在項目完成后,應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。歸檔文件包括設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計方案、設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)范、計算書、說明書、評審意見、變更記錄等。2.歸檔要求:歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確,紙質(zhì)文件應(yīng)裝訂成冊,電子文件應(yīng)存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上,并按照文件類別和項目編號進行分類存儲。3.歸檔流程:設(shè)計項目完成后,設(shè)計部門應(yīng)將設(shè)計技術(shù)文件整理成冊,填寫《設(shè)計技術(shù)文件歸檔登記表》,提交給公司檔案管理部門進行歸檔。檔案管理部門收到歸檔文件后,應(yīng)進行審核和驗收,審核通過后將文件存入檔案庫,并建立相應(yīng)的檔案目錄。五、設(shè)計技術(shù)文件的變更管理(一)變更原因設(shè)計技術(shù)文件在執(zhí)行過程中,可能由于以下原因需要進行變更:1.設(shè)計要求變更:客戶提出新的設(shè)計要求或?qū)υO(shè)計要求進行修改。2.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)變更:國家或行業(yè)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化。3.設(shè)計錯誤或遺漏:在設(shè)計過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計錯誤或遺漏需要進行修正。4.項目進度調(diào)整:由于項目進度需要,對設(shè)計技術(shù)文件進行相應(yīng)的調(diào)整。5.其他原因:如市場需求變化、原材料供應(yīng)變化等。(二)變更申請設(shè)計技術(shù)文件如需變更,應(yīng)由提出變更的部門或人員填寫《設(shè)計技術(shù)文件變更申請表》,詳細說明變更的原因、內(nèi)容、影響范圍等,并提交給項目管理部門。(三)變更評審項目管理部門收到變更申請后,應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對變更申請進行評審,評估變更的必要性、可行性和對項目進度、質(zhì)量、成本等方面的影響。評審?fù)ㄟ^后,形成《設(shè)計技術(shù)文件變更評審報告》。(四)變更實施1.變更通知:根據(jù)變更評審結(jié)果,由項目管理部門向相關(guān)部門和人員發(fā)出《設(shè)計技術(shù)文件變更通知》,明確變更的內(nèi)容、要求和實施時間。2.文件修改:設(shè)計部門根據(jù)變更通知,對設(shè)計技術(shù)文件進行修改,并重新進行審核和審批。3.文件發(fā)放與歸檔:修改后的設(shè)計技術(shù)文件按照本制度的規(guī)定進行發(fā)放和歸檔,并及時更新相關(guān)記錄。(五)變更記錄設(shè)計技術(shù)文件變更過程中,應(yīng)詳細記錄變更的申請、評審、實施等情況,形成《設(shè)計技術(shù)文件變更記錄》,作為項目文檔的重要組成部分進行保存。六、設(shè)計技術(shù)文件的保密管理(一)保密措施1.人員管理:對涉及設(shè)計技術(shù)文件的人員進行保密教育,簽訂保密協(xié)議,明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.文件存儲:設(shè)計技術(shù)文件應(yīng)存儲在公司指定的保密場所,采用加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段,防止文件泄露。3.文件傳遞:設(shè)計技術(shù)文件在傳遞過程中,應(yīng)采用加密傳輸、專人遞送等方式,確保文件的安全性。4.文件使用:嚴格限制設(shè)計技術(shù)文件的使用范圍,未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制、傳播、轉(zhuǎn)讓設(shè)計技術(shù)文件。(二)保密監(jiān)督公司設(shè)立保密管理部門,負責(zé)對設(shè)計技術(shù)文件的保密工作進行監(jiān)督檢查。定期對保密制度的執(zhí)行情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時整改,并對違反保密制度的行為進行嚴肅處理。(三)保密責(zé)任追究對于違反設(shè)計技術(shù)文件保密制度,給公司造成損失的,將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。情節(jié)嚴重的,將追究法律責(zé)任。七、設(shè)計技術(shù)文件的借閱與查閱(一)借閱1.借閱申請:因工作需要借閱設(shè)計技術(shù)文件的,應(yīng)填寫《設(shè)計技術(shù)文件借閱申請表》,注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等,并提交給文件管理部門。2.借閱審批:文件管理部門收到借閱申請后,應(yīng)進行審批。對于涉及公司機密的文件,需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱登記:借閱申請批準(zhǔn)后,文件管理部門應(yīng)填寫《設(shè)計技術(shù)文件借閱登記表》,記錄借閱文件的名稱、編號、借閱人、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱期限:設(shè)計技術(shù)文件的借閱期限一般不超過[X]個工作日,如需延長借閱期限,應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還要求:借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還借閱的設(shè)計技術(shù)文件,歸還時應(yīng)確保文件的完整性和可讀性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失,應(yīng)及時報告文件管理部門,并按照公司規(guī)定進行賠償。(二)查閱1.查閱申請:因工作需要查閱設(shè)計技術(shù)文件的,應(yīng)填寫《設(shè)計技術(shù)文件查閱申請表》,注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等,并提交給文件管理部門。2.查閱審批:文件管理部門收到查閱申請后,應(yīng)進行審批。對于涉及公司機密

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