oa系統(tǒng)運行管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA系統(tǒng)的使用，提高工作效率，確保信息安全與暢通，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.高效性原則：充分利用OA系統(tǒng)功能，優(yōu)化工作流程，提高工作效率。3.安全性原則：確保OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：員工應(yīng)按照規(guī)定的流程和方法使用OA系統(tǒng)，保證操作的規(guī)范性。二、職責(zé)分工（一）信息管理部門1.負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常維護、技術(shù)支持與優(yōu)化升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.制定OA系統(tǒng)的安全策略，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險。3.對OA系統(tǒng)的使用情況進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）各部門負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)本部門OA系統(tǒng)使用的培訓(xùn)、指導(dǎo)與監(jiān)督，確保部門員工正確、規(guī)范使用系統(tǒng)。2.審核本部門發(fā)起的OA流程，確保流程的合理性和合規(guī)性。3.協(xié)調(diào)解決本部門在OA系統(tǒng)使用過程中遇到的問題。（三）全體員工1.按照本制度及相關(guān)操作手冊的要求，正確、熟練使用OA系統(tǒng)完成各項工作任務(wù)。2.及時更新個人在OA系統(tǒng)中的信息，保證信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.保守OA系統(tǒng)中的各類機密信息，不得泄露給無關(guān)人員。三、系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號管理1.員工入職時，由信息管理部門為其開通OA系統(tǒng)賬號，賬號為員工工號，初始密碼由系統(tǒng)自動生成并通過郵件發(fā)送至員工預(yù)留郵箱。員工應(yīng)及時登錄系統(tǒng)修改初始密碼，確保賬號安全。2.員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知信息管理部門，信息管理部門在確認(rèn)離職手續(xù)辦理完畢后，注銷其OA系統(tǒng)賬號。3.嚴(yán)禁員工將個人賬號轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要他人使用賬號進行操作，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好相關(guān)記錄。（二）登錄與操作1.員工應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)登錄OA系統(tǒng)，嚴(yán)禁在公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄OA系統(tǒng)進行涉及公司機密信息的操作。2.登錄系統(tǒng)后，應(yīng)及時查看待辦事項、通知公告等信息，確保不遺漏重要工作任務(wù)。3.在使用OA系統(tǒng)進行各類操作時，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)提示的流程和要求進行，確保操作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如遇操作問題，應(yīng)及時向信息管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人咨詢。4.員工在OA系統(tǒng)中進行文件上傳、下載等操作時，應(yīng)確保文件的合法性和安全性，不得上傳、下載含有病毒、惡意軟件或涉及國家法律法規(guī)禁止內(nèi)容的文件。（三）數(shù)據(jù)維護1.員工應(yīng)定期更新個人在OA系統(tǒng)中的聯(lián)系方式、工作崗位等信息，確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。2.在OA系統(tǒng)中創(chuàng)建、編輯或刪除各類數(shù)據(jù)時，應(yīng)認(rèn)真核對數(shù)據(jù)內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)的真實性和完整性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，應(yīng)及時進行修改或刪除，并做好記錄。3.對于重要數(shù)據(jù)，員工應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、流程管理（一）流程發(fā)起1.員工根據(jù)工作需要發(fā)起OA流程時，應(yīng)詳細(xì)填寫流程表單中的各項信息，確保信息準(zhǔn)確、完整。2.對于涉及多個部門或環(huán)節(jié)的流程，發(fā)起部門應(yīng)提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，明確流程的流轉(zhuǎn)順序和各部門的職責(zé)分工。3.流程發(fā)起后，發(fā)起人應(yīng)及時跟蹤流程的審批進度，如發(fā)現(xiàn)流程停滯或出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時與相關(guān)審批人溝通解決。（二）流程審批1.審批人收到OA流程審批任務(wù)后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進行審批。審批時間一般按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如遇特殊情況需要延長審批時間，審批人應(yīng)向發(fā)起人說明原因。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核流程表單中的各項信息，根據(jù)實際情況做出同意、不同意或退回修改等審批意見，并詳細(xì)注明審批理由。3.對于需要多人審批的流程，審批人之間應(yīng)相互溝通協(xié)調(diào)，確保審批意見的一致性。如出現(xiàn)意見分歧，應(yīng)通過OA系統(tǒng)的討論功能或線下溝通等方式協(xié)商解決。（三）流程跟蹤與查詢1.發(fā)起人、審批人及相關(guān)查詢?nèi)藛T可通過OA系統(tǒng)的流程跟蹤功能，實時了解流程的流轉(zhuǎn)狀態(tài)、審批意見等信息。2.員工可通過OA系統(tǒng)的查詢功能，查詢本人發(fā)起的流程、待辦事項、已辦事項等歷史記錄，以便對工作進行回顧和總結(jié)。3.對于已結(jié)束的流程，如需查詢相關(guān)信息，可按照公司檔案管理規(guī)定進行申請和查詢。五、信息安全管理（一）賬號安全1.員工應(yīng)妥善保管個人OA系統(tǒng)賬號和密碼，不得將密碼告知他人。如發(fā)現(xiàn)賬號存在異常登錄情況，應(yīng)立即修改密碼，并及時向信息管理部門報告。2.禁止使用簡單易猜的密碼，如生日、電話號碼等，密碼應(yīng)包含字母、數(shù)字和特殊字符，且長度符合系統(tǒng)要求。3.定期更換OA系統(tǒng)密碼，建議每[X]個月更換一次密碼，以提高賬號安全性。（二）數(shù)據(jù)安全1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得在未經(jīng)授權(quán)的情況下將OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)復(fù)制、傳播或泄露給外部人員。2.對于涉及公司機密的文件和信息，應(yīng)按照公司規(guī)定進行加密存儲和傳輸，并采取相應(yīng)的訪問控制措施，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。3.定期對OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.加強對OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問控制，根據(jù)員工的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保員工只能訪問和操作其工作所需的數(shù)據(jù)。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.嚴(yán)禁在OA系統(tǒng)中進行任何可能危害公司網(wǎng)絡(luò)安全的操作，如掃描、攻擊公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳播網(wǎng)絡(luò)病毒等。2.員工在使用OA系統(tǒng)過程中，如發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)異常或系統(tǒng)出現(xiàn)安全漏洞，應(yīng)及時向信息管理部門報告，不得擅自進行處理。3.信息管理部門應(yīng)定期對OA系統(tǒng)進行網(wǎng)絡(luò)安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全隱患，確保系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.信息管理部門應(yīng)定期組織OA系統(tǒng)使用培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)功能介紹、操作流程演示、常見問題解答等。2.新員工入職后，應(yīng)在入職培訓(xùn)中安排OA系統(tǒng)使用培訓(xùn)課程，使其盡快熟悉系統(tǒng)的基本操作和功能。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和OA系統(tǒng)升級情況，適時開展針對性的培訓(xùn)，確保員工能夠熟練掌握新的系統(tǒng)功能和操作方法。4.員工可根據(jù)自身需求，通過OA系統(tǒng)的在線幫助文檔、視頻教程等方式自主學(xué)習(xí)系統(tǒng)使用知識。（二）考核1.公司將OA系統(tǒng)使用情況納入員工績效考核體系，考核內(nèi)容包括系統(tǒng)操作的熟練程度、流程執(zhí)行的規(guī)范性、信息維護的準(zhǔn)確性等方面。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對本部門員工的OA系統(tǒng)使用情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促員工整改。3.信息管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計分析員工的OA系統(tǒng)使用數(shù)據(jù)，為考核提供數(shù)據(jù)支持。對于在OA系統(tǒng)使用中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司將給予表彰和獎勵；對于使用不當(dāng)或違反規(guī)定的員工，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、系統(tǒng)維護與升級（一）日常維護1.信息管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的日常維護工作，包括系統(tǒng)監(jiān)控、數(shù)據(jù)備份、故障排除等。2.定期對OA系統(tǒng)的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。3.及時處理OA系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的各類故障和問題，對于一般性問題應(yīng)在[X]小時內(nèi)解決，對于較為復(fù)雜的問題應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)解決，并做好記錄。（二）升級管理1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進步的需要，信息管理部門應(yīng)及時對OA系統(tǒng)進行升級。升級前，應(yīng)制定詳細(xì)的升級計劃，明確升級內(nèi)容、時間安排、風(fēng)險評估及應(yīng)對措施等。2.在升級過程中，應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運行情況，及時處理升級過程中出現(xiàn)的問題。升級完成后，應(yīng)對系統(tǒng)進行全面測試，確保系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)完整。3.升級完成后，信息管理部門應(yīng)及